Voor velen blijft onboarding voornamelijk een handmatig proces dat gepaard gaat met urenlange, moeizame documentatie en een zware werklast voor HR.
Automatisering is het niet-zo-geheime wapen dat overwerkte HR-afdelingen helpt om papierwerk te minimaliseren en hun nieuwe medewerkers te inspireren en verrassen.
Een goede onboarding bestaat uit het delen van kennis, het overbrengen van waarden, het leggen van contacten en het aansturen op naleving om nieuwe medewerkers te veranderen in zelfverzekerde, gemotiveerde teamleden en ambassadeurs.
'Goed' gebeurt alleen niet zomaar, er is werk voor nodig.
De gemiddelde persoon krijgt tijdens zijn onboarding lifecycle 54 taken toegewezen. Dat zijn 54 actiepunten per nieuwe medewerker die je HR-afdeling moet identificeren, inrichten, uitrollen, communiceren en opvolgen.
Dit is slechts één reden om te digitaliseren en een geautomatiseerd proces te maken dat schaalbaar en toekomstbestendig is.
 |
Wat betekent 'je proces automatiseren'? |
Bij automatisering gaat het om het digitaliseren van arbeidsintensieve processen zoals documentatie, gegevensverzameling, het toewijzen van werkzaamheden en het opleveren van content voor nieuwe medewerkers.
We hebben het over een systeem dat de gegevens van medewerkers op een veilige manier kan beheren. Een systeem dat HR de mogelijkheid biedt om eenvoudig content voor specifieke medewerkers toe te voegen of te verwijderen, dat relevante content aan nieuwe medewerkers aanbiedt op het moment dat ze die het meeste nodig hebben en dat zowel de nieuwe medewerkers als de interne stakeholders meldingen en begeleiding biedt over hoe en wanneer ze bepaalde dingen moeten doen.
Ideaal gesproken is het cloud-gebaseerd, zodat je medewerkers ook onderweg toegang hebben en HR met één druk op de knop updates kan verwerken.
|
Waarom automatiseren? |
Ten eerste is bewezen dat automatisering de werkbelasting voor HR reduceert.
Bovendien zijn HR managers het ermee eens dat gebrek aan tijd één van de grootste barrières is voor een efficiënte onboarding, waardoor het cruciaal is om de werkdruk voor HR te minimaliseren.
Het gaat echter veel verder dan alleen dat: organisaties kunnen processen tegen menselijke fouten beschermen, gegevens van hun medewerkers beschermen en een naadloze, prettigere ervaring voor nieuwe medewerkers aanbieden.
|
WIST JE DAT? |
|
Hoe automatiseren we? |
Het opzetten van een geautomatiseerd onboarding proces kost tijd en inzet. De content en actiepunten voor elk programma dat je wilt aanbieden, moeten volledig gerealiseerd en uitgestippeld zijn voordat je zelfs maar aan automatisering denkt.
Met een toegewijd team en de juiste software kun je je processen snel automatiseren, maar als je een van deze beide elementen mist, zal het langer duren en meer kosten.
Het goede nieuws is dat je dit maar één keer hoeft te doen. Op de lange termijn bespaar je jezelf (en je team) tijd en geld, alleen al meer dan 5uur per nieuwe medewerker aan administratief werk.
 |
Stap 1: Breng je bestaande proces in kaart |
Om efficiënt te automatiseren moet je een uitgebreid begrip hebben van welke acties moeten worden uitgevoerd en welke informatie aan wie en op welk moment moet worden aangeboden. Hoeveel variaties op je programma zijn er? Is het nodig om bepaalde aspecten van het programma op specifieke locaties en/of afdelingen aan te passen?
Dit is hoe je begint:
| 1 Identificeer welke informatie binnen de volledige organisatie moet worden verspreid en welke specifiek voor een bepaalde functie, afdeling of locatie is. [Voorbeeld: een 'welkom-video' van je CEO kan content voor de hele organisatie zijn, maar een 'managerhandboek' zou specifiek voor een bepaalde rol zijn] |
|||||
| 2 Bepaal welke informatie tijdgevoelig is en stel vast op welke momenten tijdens de onboarding lifecycle die informatie moet worden aangeboden. [Voorbeeld: een 'Trainingsvideo voor de eerste dag' zou tijdgevoelig zijn en op de eerste dag van de nieuwe medewerker moeten worden aangeboden. Een 'Maak kennis met het team-presentatie' kan op elk gewenst moment voorafgaand aan de eerste dag worden aangeboden] |
|||||
| 3 Bevestig welke belangrijke contactpersonen onderdeel zijn van het onboarding programma en bepaal op welk moment deze onderdeel van het proces moeten zijn. [Voorbeeld: een directe manager zou een belangrijke contactpersoon voor vroeg in de onboarding lifecycle zijn, terwijl teamleden later om de hoek komen kijken] |
|||||
|
HULPMIDDEL |
Neem alle informatie en actiepunten en verwerk deze in een tijdlijn: een visuele weergave waarmee je je volledige onboarding lifecycle in kaart kunt brengen.
|
Stap 2: Bepaal welke delen van je programma geautomatiseerd zullen worden |
Sommige dingen kunnen niet volledig worden geautomatiseerd, hiermee bedoelen we de menselijke ervaring, zoals een kopje thee als welkom of koffie drinken met je directe manager. Het organiseren van deze taken kan dat echter WEL.
Hier zijn slechts een paar manieren waarop onze klanten het proces voor nieuwe medewerkers automatiseren:
| 1 Q&A chatbot Veel van onze klanten, waaronder de Duitse luchtvaartmaatschappij Lufthansa, gebruiken onze digitale AI-chatbot om vragen van nieuwe medewerkers te beantwoorden. In de HR admin wordt een lijst met veelgestelde vragen opgesteld, die gekoppeld is aan vraagintenties en jullie eigen antwoorden. Als de chatbot het antwoord niet weet, stuurt hij de vraag door naar HR, die de medewerker direct antwoord kan geven. |
|||||
| 2 Meldingen via e-mail voor interne stakeholders Geautomatiseerde mailnotificaties zijn een manier om ervoor te zorgen dat managers en HR een nieuwe medewerker niet vergeten. ManpowerGroup UK verstuurt geautomatiseerde e-mails naar hun HR- team, maar ook naar de managers en andere belangrijke contactpersonen van een nieuwe medewerker als ze een taak moeten vervullen. Dat kan zoiets zijn als ‘Vergeet niet dat je nieuwe medewerker morgen om 9:00 begint!’ of ‘Jane Doe werkt nu al twee weken voor je. Vergeet niet om contact op te nemen en haar voor een kopje koffie uit te nodigen’. |
|||||
| 3 Gefaseerde training We kennen allemaal het gevoel van starten met een nieuwe baan en worden gebombardeerd met urenlange powerpoint-trainingen die het ene oor in en het andere oor uit gaan. Neem een voorbeeld aan Deloitte België en bied deze content gefaseerd en verdeeld over de hele preboarding-periode aan met behulp van een geautomatiseerd systeem voor het leveren van content. Op die manier heeft je nieuwe medewerker een goed begrip van zijn/haar rol op de eerste dag, maar zullen ze ook meer relaxed zijn en snel van start kunnen! |
|||||
| 4 Pulse check' enquêtes Enquêtes zijn een geweldige manier om de emotionele toestand van je nieuwe medewerkers te peilen, maar ook om eventuele zwakke punten in je onboarding programma te identificeren. Bacardi stuurt zijn nieuwe medewerkers geautomatiseerd ‘pulse check’ enquêtes tijdens de onboarding lifecycle, waarin ze worden gevraagd om hun gevoel over een bepaalde stelling te beoordelen met een score van 1 tot 5. HR ontvangt de resultaten realtime en kan (indien nodig) contact opnemen met een nieuwe medewerker als ze zien dat deze hulp nodig heeft. |
|||||
|
Stap 3: Vind een software-oplossing die goed voor jou werkt |
Nu je je proces in kaart hebt gebracht en een automatiseringsplan hebt gemaakt, is het tijd om een software-oplossing te vinden die het beste bij de eisen van je organisatie past.
De beste organisaties kiezen voor een toekomst vriendelijke oplossing die een proactieve onboarding ondersteunt die gebaseerd is op ervaring. De focus ligt op het ondersteunen van de gehele journey van de nieuwe medewerkers, vanaf het moment dat ze hun contract ondertekenen tot het moment dat ze volledig in het bedrijf geïntegreerd zijn.
Traditionele technologie voor onboarding biedt beperkte mogelijkheden en neigt naar een passieve vorm van onboarding, waarbij de prioriteit op het afvinken van administratieve vakjes ligt. Begrijp ons niet verkeerd, het administratieve proces is absoluut belangrijk, maar de beste resultaten bereik je wanneer compliance en ervaring samengaan.
Vanuit een ‘tech and specs’-perspectief zijn er 6 dingen waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een software-oplossing:
| 1 Kan de software met je bestaande ATS worden geïntegreerd? Wanneer je een HR-landschap hebt opgebouwd rond een bepaalde set van systemen, kan het toevoegen van iets dat niet kan communiceren met een van die bestaande systemen een nachtmerrie zijn. |
|
| 2 Is de software gebruiksvriendelijk met een intuïtieve, moderne interface? Als het niet makkelijk is in gebruik, zal niemand het gebruiken. Je team niet en zeker je nieuwe medewerkers niet. |
|
| 3 Kun je je eigen merk uitdragen binnen de software? Kun je de kleuren en lettertypes aanpassen? Een werkgeversmerk is steeds belangrijker voor werknemers. Onboarding is het perfecte moment om jouw merk te laten zien - laat deze uitgelezen kans dus niet aan je voorbijgaan. |
|
| 4 Werkt de aanbieder van de software met andere organisaties van ongeveer dezelfde grootte en schaal als jouw organisatie? Wanneer er reeds ervaring is met soortgelijke organisaties, zullen ze beter voorbereid zijn op de uitdagingen die je bij ze neerlegt. |
|
| 5 Is de software cloud-gebaseerd en geschikt voor mobiele apparaten? Eén woord: toekomstbestendig Als de software niet gebruiksvriendelijk en cloud-gebaseerd is, zal hij al snel verouderd zijn. Je wilt dat je team met één knop zaken kan updaten en dat je nieuwe medewerkers ook toegang hebben terwijl ze onderweg zijn. |
|
| 6 Biedt de aanbieder van de software de juiste support? Het is belangrijk dat je direct in contact kunt komen wanneer er vragen of problemen zijn.. |
|
| 7 Kun je met de software KPI’s van je inwerk programma meten? Vooruitstrevende organisaties zijn continu aan het leren en meten belangrijke onboarding kengetallen, zowel positief als negatief, om hun processen in de toekomst te verbeteren. |
|
|
Stap 4: Configuratie en direct van start |
Zodra je een software-oplossing hebt gevonden die geschikt is voor je organisatie, is de volgende stap om je huidige content over te zetten naar je nieuwe digitale raamwerk.
Dit zal tijd kosten, maar de precieze hoeveelheid tijd is afhankelijk van hoe goed je je tot op dit moment hebt voorbereid. We hebben met klanten gewerkt die erin slaagden om hun volledige onboarding programma in minder dan 7 weken op te zetten. Dit is meestal de uitzondering en niet de regel.
Daarna is het tijd om live te gaan en je nieuwe onboarding proces aan de wereld te laten zien!
|
De belangrijkste boodschap? |
Voor automatisering is werk nodig. Je hebt een speciaal team en de juiste software nodig om de beste resultaten te behalen. Maar het zal de investering waard zijn wanneer je de druk op je HR-afdeling vermindert, processen beschermd tegen menselijke fouten, werknemersgegevens veilig stelt en nieuwe medewerkers een naadloze, inspirerende ervaring biedt.
Dit is echter maar één deel van de puzzel.
Eerst HERDEFINIEER je je programma.
Dan AUTOMATISEER je je proces en tenslotte
verzamel je inzichten om je organisatie te OPTIMALISEREN.
Onthoud, de beste onboarding betekent:
Een op ervaring en content gebaseerd programma dat wordt afgestemd op de nieuwe medewerker, en in heel je organisatie consistent is.
We hebben meer dan 8 jaar besteed om toonaangevende bedrijven wereldwijd te helpen hun onboarding te automatiseren. We staan ook klaar om jou te helpen.
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
