Wenn Sie mit dem Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter:innen vertraut sind, haben Sie vielleicht schon mal von Preboarding-Maßnahmen gehört. Aber was genau ist Preboarding und warum ist es so wichtig?
Das Preboarding findet ab dem Zeitpunkt statt, an dem eine Neueinstellung Ihr Stellenangebot annimmt, bis zu dem ersten Arbeitstag. Preboarding-Maßnahmen sind eine gute Gelegenheit für Arbeitgeber:innen, frühzeitig mit neuen Mitarbeiter:innen in Kontakt zu treten, Begeisterung für ihre bevorstehende Rolle zu wecken und Erwartungen für die Zukunft aufzubauen.
In diesem Blog erklären wir, was genau zu dem Preboarding gehört und wie es sich positiv auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken kann.
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Was ist Preboarding? |
Beim Preboarding handelt es sich um den Prozess der Einbindung Ihrer neuen Mitarbeitenden von dem Moment, in dem sie das Stellenangebot annehmen, bis zu ihrem ersten Arbeitstag. Ziel ist es, die Nerven der neuen Teammitglieder vor dem ersten Tag zu beruhigen, ihnen die Tools zu geben, die sie benötigen, um schneller einsatzbereit zu sein und letztendlich das langfristige Engagement und die Mitarbeiterbindung zu fördern.
Darüber hinaus kann das Preboarding Ihrem HR-Team dabei helfen, vorauszusehen, wann bei neuen Mitarbeiter:innen die Gefahr von „„Ghosting“ besteht – ein zunehmend verbreitetes Phänomen, bei dem Neueinstellungen ein Stellenangebot annehmen, am ersten Arbeitstag jedoch nicht erscheinen.
Ähnlich wie beim Onboarding müssen erfolgreiche Preboarding-Maßnahmen ein neues Teammitglied in sechs verschiedenen Bereichen unterstützen. Das sind die 6Cs des Onboarding: Compliance, Clarification, Connection, Confidence, Culture und Checkback.
Ein wirklich gutes Preboarding berührt alle sechs Kernbereiche der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.
Sind Ihre neuen Mitarbeitenden rechtlich in der Lage, Ihr Unternehmen zu vertreten?
Zustimmung bezieht sich auf die Erledigung aller Formalitäten und Verwaltungsaufgaben, die mit dem Onboarding-Programm eines neuen Teammitglieds in Ihrem Unternehmen verbunden sind. Dieser Schritt deckt alles ab, von der Einrichtung von Direkteinzahlungen und Gehaltsabrechnungen über die Erstellung von Zugangsdaten bis hin zu den Tools, die die Rolle Ihrer Neueinstellung erfordern.
Beispielaktivitäten:
Richten Sie eine Unternehmens-E-Mail ein und geben Sie die Anmeldedaten weiter
Sammeln Sie Steuerformulare und Informationen zur Direkteinzahlung
Stellen Sie sicher, dass die Datenschutzrichtlinie des Unternehmens unterzeichnet ist
Verstehen Ihre neuen Mitarbeitenden den Job und was von ihnen erwartet wird?
Bei der Klarstellung geht es darum, dass neue Mitarbeitenden ihre Rolle im Detail verstehen. Ziel ist es, die Leistungserwartungen und Verantwortlichkeiten sowohl für das neue Teammitglied als auch für dessen Manager:innen und Kolleg:innen zu klären.
Beispielaktivitäten:
Bereiten Sie ein Dokument mit einer vollständigen Stellenbeschreibung vor
Vereinbaren Sie ein „„Auf halber Strecke“ Check-in-Gespräch mit den direkten Vorgesetzten
Teilen Sie relevante Online-Schulungsmodule
Werden sich Ihre neuen Mitarbeitenden schnell mit einbezogen fühlen, wenn sie im Büro ankommen?
Der Verbindungs-Bereich hat das Ziel, neuen Mitarbeiter:innen das Gefühl zu geben, ein Teil der „„Arbeitsfamilie“ zu sein. In diesem Schritt beginnt die Integration ins Team für neue Teammitglieder.
Beispielaktivitäten:
Beauftragen Sie einen Buddy außerhalb des Teams und lassen Sie ihn:sie frühzeitig und häufig Kontakt aufnehmen
Schicken Sie eine Geschenktüte mit einer handgeschriebenen Karte an die Heimatadresse ihrer neuen Mitarbeitenden
Verbinden Sie sie mit relevanten Teammitgliedern
Fühlen sich Ihre neuen Mitarbeitenden befähigt, ihr Bestes zu geben?
Wenn Sie Vertrauen an Ihre neuen Mitarbeitenden verleihen, stärken Sie ihr emotionales und berufliches Selbstwertgefühl. Dazu gehört der Austausch zum Thema Diversität und Inklusion, Erfolgsgeschichten früherer und bestehender Mitarbeiter:innen und die Möglichkeit, dass sich das Team untereinander vorstellt.
Beispielaktivitäten:
Teilen Sie alle D&I-Richtlinien und Ressourcengruppen, die in Ihrem Unternehmen vorhanden sind
Organisieren Sie ein „„Meet & Greet“ zum Kaffee trinken/Mittagessen und bitten Sie das neue Teammitglied, das Cafe/Restaurant auszuwählen
Bitten Sie ihre neuen Mitarbeitenden, ein kurzes Vorstellungsvideo für das Firmenintranet aufzunehmen
Können sich Ihre neuen Mitarbeitenden mit den ausgesprochenen UND unausgesprochenen Vorschriften Ihrer Unternehmenskultur zurechtfinden?
Unternehmenskultur bedeutet, Ihren Teammitgliedern die ausgesprochenen und unausgesprochenen „„Spielregeln“ Ihres Unternehmens beizubringen. Wenn Ihre Mitarbeitenden anfangen, Ihre Kultur zu verinnerlichen, werden sie sich einfacher zurechtfinden und ihre Arbeitsziele erfolgreicher erreichen.
Beispielaktivitäten:
Teilen Sie das Unternehmenshandbuch und den Leistungsleitfaden
Nehmen Sie die neuen Mitarbeiter:innen mit auf einen digitalen Rundgang durch Ihr Büro
Verfassen Sie eine E-Mail für den ersten Tag mit Tipps zum Parken, zur Kleiderordnung und zum Mittagessen
Haben Sie sichergestellt, dass Ihre neuen Mitarbeitenden in ihrer Rolle erfolgreich sind?
Wie Sie vielleicht erwarten, geht es bei der Rückmeldung darum, Ihre neuen Mitarbeitenden erneut nach Feedback zu bitten, um sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Beim Preboarding bedeutet das, sich vor dem ersten Tag zu erkundigen, dass alles für den Arbeitsanfang bereit ist.
Beispielaktivitäten:
Richten Sie eine Unternehmens-E-Mail ein und geben Sie die Anmeldedaten weiter
Rufen Sie ihr neues Teammitglied am Tag vor dem ersten Arbeitstag an, um eventuelle letzte Fragen zu beantworten
Wie Sie jetzt wissen, trägt das Preboarding dazu bei, das positive Gefühl aufrechtzuerhalten, das Ihre HR-Abteilung während der Rekrutierungsphase etablieren konnte. Darüber hinaus kann es auch dazu beitragen, das Nichterscheinen von neuen Mitarbeiter:innen am ersten Arbeitstag zu reduzieren. Aber gute Preboarding-Maßnahmen können noch mehr!
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Gutes Preboarding verkürzt die Einarbeitungszeit von neuer Mitarbeiter:innen |
Im Durchschnitt benötigen Mitarbeitende fünf bis acht Monate, um in einer neuen Rolle die volle Produktivität zu erreichen. Preboarding ist Ihre Chance, diese Lernkurve zu verkürzen.
Die Vorbereitungsphase ist der ideale Zeitpunkt, schon mit der Einschulung Ihres Teammitglieds zu beginnen, in dem Sie kurze Schulungsinhalte teilen, die ihm:ihr einen reibungslosen Start in Ihrem Unternehmen ermöglichen. Währenddessen wäre es auch gut, alle wichtigen administrativen Aufgaben zu erledigen – all der Papierkram, der am ersten Tag immer ein bisschen nervt.
Wenn Sie einige dieser mühsamen Aufgaben schon vor dem Arbeitsbeginn erledigt haben, kann Ihre Neueinstellung am ersten Tag enthusiastisch erscheinen und bereit sein, sich direkt in seine:ihre neue Rolle zu stürzen, anstatt sich verloren oder überfordert zu fühlen.
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Gutes Preboarding verbessert die Mitarbeiterbindung |
Solide Preboarding-Maßnahmen stärken das Selbstvertrauen Ihrer neuesten Mitarbeitenden und zeigen ihnen, dass Ihr Unternehmen über den bloßen Einstieg hinausdenkt.
Dieses Selbstvertrauen führt dazu, dass Teammitglieder länger bleiben. Fragen Sie einfach die Manpower Group UK, die nach dem Einsatz der digitalen Preboarding-Software von Talmundo innerhalb der ersten sechs Monate nach einer Einstellung einen Rückgang der Mitarbeiter:innenfluktuation um 27 % verzeichnete.
Ihre Preboarding-App ist mit ansprechenden und interaktiven Inhalten gefüllt: Begrüßungsmaterial vom Talent Director der ManpowerGroup UK, interessante „„Fun Facts“, Vorstellungsvideo-Aktivitäten, Puls-Checks, Quizze, Gedankenführung und vieles mehr. Alle Inhalte werden während der gesamten Preboarding-Phase des Teammitglieds durch zeitnahe Benachrichtigungen übermittelt und sorgen dafür, dass jede Neueinstellung das gleiche konsistente Erlebnis enthält.
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Gutes Preboarding gibt neuen Mitarbeitenden das, was sie wollen |
Nicht nur die Personalabteilung besorgt sich über das Preboarding, denn auch neue Mitarbeiter:innen wünschen sich einen strukturierten Pre-Onboarding-Prozess. Ganze 81 % der Rekrut:innen möchten vor ihrer Einstellung am ersten Tag mehr Details über ihre neue Rolle erfahren. Das zeigt, dass die Investition in Preboarding-Maßnahmen selbstverständlich sein sollte.
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Fazit |
Sie wissen also jetzt, was Preboarding ist und welche Vorteile Sie aus diesem Prozess ziehen können. Nun ist es an der Zeit, die richtige Software zur Unterstützung der Implementation zu finden.
Talmundo ist eine umfassende HR-Management-Plattform, die Kunden:innen dabei hilft, ihr Preboarding, Onboarding, Offboarding und mehr effektiv in einer zentralen Anwendung zu optimieren.
Neugierig? Sprechen Sie noch heute mit unserem Team und erfahren Sie, was Talmundo für Sie tun kann!
Unsere Onboarding-Software gleicht Erfahrung und Prozess aus, um neuen Mitarbeiter:innen ein ansprechendes, unvergessliches Erlebnis zu bieten. Möchten Sie selbst erfahren, wie wir das machen? Vereinbaren Sie dann ein 15-minütiges Gespräch mit einem unserer Mitarbeiter:innen.
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