Personalkennzahlen: Was müssen Sie für gutes Onboarding messen?

Ein hervorragendes Onboarding von neuen Mitarbeitenden steigert das Engagement, verkürzt die Zeit bis hin zur Produktivität und stärkt die Mitarbeiterbindung. Und das nicht nur im Kleinen!

Eine gelungene Einarbeitung kann das Engagement um 33 % und die Bindungsrate neuer Mitarbeiter:innen sogar um 82 % steigern. Aber woher weiß Ihr HR-Team, ob ihr Onboarding-Programm wirklich großartig ist oder nur im Mittelmaß liegt?

Eine gemeinsame Studie von Talmundo und der Vlerick Business School hat gezeigt, dass die Personalabteilung die Onboarding-Erfahrung häufig besser einschätzt, als sie tatsächlich von neuen Teammitgliedern erlebt wird, sowohl in emotionaler als auch praktischer Hinsicht. Hier ist es also wichtig, dass Sie Schlussfolgerungen nicht nach dem Bauchgefühl ziehen, sondern die wichtigsten Personalkennzahlen Ihres Onboarding genau und konsequent messen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie über anekdotische Beweise hinausgehen und Systeme einrichten können, die klar definierte Personalkennzahlen über die gesamte Einstellungsdauer des Teammitglieds hinweg erfassen.

Wie man das Onboarding von Mitarbeitenden effektiv misst

Bevor wir klarstellen, WAS zu messen ist, müssen wir erklären, WIE gemessen wird. Die Art und Weise, wie wir Daten sammeln, beeinflusst die daraus gezogenen Schlussfolgerungen und führt bei falschen Messungen zu schlechten Entscheidungen.

Auch wenn es nicht darum geht, stichfeste Datensätze zu erstellen, müssen einige allgemeine Prinzipien befolgt werden, um sicherzustellen, dass das, was Sie sehen, auch generell für Ihr Unternehmen gilt und nicht nur eine einmalige Momentaufnahme ist. Es ist wichtig, Folgendes zu beachten:  

Einheitlichkeit
Die Erfassung vergleichbarer Datenpunkte zu übereinstimmenden Zeitpunkten im gesamten Einstellungszyklus neuer Mitarbeitenden führt zu zuverlässigen Daten.

Segmentierung
Daten aufschlüsseln – nach Team, Standort oder Land – um Trends auf einer praktisch umsetzbaren Ebene zu verstehen.

Messung der Mitarbeiterbindung

Die Erfassung von Daten über die Bindung neuer Mitarbeiter:innen während des gesamten Onboarding-Prozesses (und darüber hinaus!) ist die beste Art, Onboarding-Erfolge zu erzielen. Die gute Nachricht? Ihre Rekrutierungs- und zentralen Personalabteilungssysteme verfügen wahrscheinlich bereits über alle Daten, die Sie benötigen, um eine Basislinie zu erstellen und noch heute mit dem Messen zu beginnen.

Hier ist es wichtig, eine moderne Sichtweise auf die Bindung neuer Mitarbeitenden einzunehmen, die die Erfolgskriterien der Rekrutierung vom traditionellen „„Angebot wurde vom Teammitglied angenommen“ hin zu einem viel aussagekräftigeren „„Mitarbeiter:in wurde vollständig eingestellt und hat die Probezeit bestanden“ erweitert. Denn was nützt am Ende ein Neuankömmling, der am ersten Arbeitstag nicht erscheint, oder das Unternehmen nach der dritten Woche schon wieder verlässt?

Auf zwei Hauptperioden sollten Sie sich besonders konzentrieren: Bindung während des Preboarding und der Orientierung & Integrations-Phase.

No-Shows während des Preboarding messen

Mit „„No-Shows“ meinen wir Mitarbeiter:innen, die ein Stellenangebot angenommen haben, aber nicht zum geplanten Starttermin erschienen sind. Es gibt viele Gründe für das Ausscheiden von Neueinstellungen, aber 44 % der No-Shows taten dies aufgrund eines besseren Angebots in einem anderen Unternehmen.

Die relevante Personalkennzahl dafür ist die sogenannte „„Preboarding Retention Rate“: Wie viele neue Mitarbeiter:innen behält Ihr Unternehmen in den Wochen und Monaten vor deren Eintrittsdatum?

Gewinnen Sie mit Talmundo

Nehmen wir als Beispiel den Talmundo-Kunden ManpowerGroup UK. Sie stellten eine niedrige Preboarding-Mitarbeiterbindung fest und entschieden sich deswegen, in einen neuen, technologieunterstützten Prozess zu investieren. Das Ergebnis? Eine stolze 37-prozentige Reduzierung der No-Shows, was sich direkt auf die Rekrutierungskosten, die Geschäftskontinuität, die Teamkultur und vieles mehr auswirkte.

Frühzeitige Austritte während der Orientierung & Integration messen

Mit frühzeitigen Austritten meinen wir Mitarbeiter:innen, die eine neue Stelle antreten, sich aber für eine vorzeitige Kündigung entscheiden, entweder während der Probezeit oder in den ersten Monaten danach. 86 % der Teammitglieder beschließen schon in den ersten 6 Monaten für oder gegen eine langfristige Arbeitszeit in einem Unternehmen, daher ist der Einfluss der ersten Wochen auf die Mitarbeiterbindung nicht zu unterschätzen.

Die relevante Personalkennzahl dafür ist die sogenannte „„Integration Retention Rate“: Wie viele Neueinstellungen behält Ihr Unternehmen in den ersten Monaten* im Job.

*Die Integration neuer Mitarbeiter:innen dauert normalerweise länger als ein paar Wochen, aber wir empfehlen im Allgemeinen, mindestens die ersten 90 Tage im Rahmen des Onboarding zu betrachten.

Messung der Time-to-Productivity während des Onboarding

Die Erhöhung der „„Time-to-Productivity“ Ihrer neuen Mitarbeiter:innen ist eine Win-win-Situation. Je früher neue Teammitglieder „„produktiv“ werden, desto eher können sie damit beginnen, zum Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen. Hinzu kommt: Wenn neue Mitarbeitenden schneller produktiv sein können, müssen ihre Kolleg:innen weniger Zeit für das Coaching und Mentoring verbringen.

Das Messen der Time-to-Productivity ist jedoch etwas komplizierter.

Während Manager:innen im Allgemeinen ein subjektives Gefühl dafür haben, wann Neueinstellungen „„produktiv“ sind, empfehlen wir einen objektiveren Ansatz, der die Stellenbeschreibung eines Jobs verwendet, um festzustellen, wann ein Teammitglied seine:ihre komplette Leistungsfähigkeit erreicht hat. Wann ist das? In dem Moment, in dem neue Mitarbeitende alle Aufgaben der Stellenbeschreibung selbstständig erledigen können (oder zumindest diejenigen, die für die tatsächliche Neueinstellung relevant sind), können sie als „„komplett produktiv“ bezeichnet werden.

Time-to-Productivity ist dann die Anzahl der Tage zwischen diesem „„Produktivitätsdatum“ und dem Startdatum einer Einstellung.

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Wenn Sie eine Onboarding-Software wie Talmundo verwenden, können Sie ganz einfach Eingabeaufforderungen für Vorgesetzte planen, um das Produktivitätsniveau eines neuen Teammitglieds zu bewerten. Diese quantitativ erzeugten Daten können dann pro Team, Standort oder Land angezeigt werden und verglichen oder gegenübergestellt werden.

Messung des Engagements neuer Mitarbeiter während des Onboarding

Daten zur Bindung und Time-to-Productivity geben quantifizierbare Einblicke in die Leistung Ihres Pre- und Onboarding-Programms, Mitarbeitenden dabei zu helfen, sich an Ihr Unternehmen zu binden und die Aufgaben auszuführen, für die Sie sie eingestellt haben. Diese Erkenntnis ist zwar wichtig, sagt aber nichts darüber aus, WIE Mitarbeiter am modernen Arbeitsplatz arbeiten, sich fühlen und daran teilnehmen. Hier kommt das Messen des Engagements ins Spiel.

Die Messung des Engagements neuer Mitarbeiter:innen beantwortet einige wichtige „„Wie“-Fragen:
→ Wie fühlen sich Ihre Mitarbeitenden?
→ Wie erledigen Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeit?
→ Wie wirken sich die Mitarbeitenden auf den Rest des Teams aus?

Menschen direkt nach ihrem Engagement am Arbeitsplatz zu fragen, ist keine gute Idee, da diese Frage einfach sehr schwer zu beantworten ist. Wir empfehlen Ihnen stattdessen, sich genauere Personalkennzahlen anzusehen, die zusammen ein umsetzbares Bild des Engagements neuer Mitarbeiter darstellen. 

Gewinnen Sie mit Talmundo

Wenn Sie Onboarding-Tools wie Talmundo verwenden, erhalten Sie sowohl standardisierte Personalkennzahlen als auch die Option, benutzerdefinierte Umfragen zu erstellen, die den wichtigsten Meilensteinen Ihres Onboarding-Zeitplans entsprechen.

	Aktivierungsrate der Onboarding App Sind Ihre Mitarbeiter:innen bereit, sich mit den Tools und Inhalten zu beschäftigen, die Sie für sie erstellen?
	Verlauf der Onboarding-Reise Beteiligen sich Ihre Mitarbeiter:innen an den Aktivitäten, die Sie für sie festgelegt haben?
	Ergebnisse von Feedback-Umfragen Wie bewerten sich neue Mitarbeiter:innen selbst bei Fragen zum Engagement?

Aus diesen leicht nachzuverfolgenden Personalkennzahlen können Sie sich einen ziemlich guten Überblick über den Stand des Engagements neuer Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen verschaffen. Darüber hinaus sind unsere in separate Metriken aufgeteilten Onboarding-Aspekte viel besser umsetzbar, falls Sie im Allgemeinen oder in einer bestimmten Gruppe eine niedrige Leistung feststellen.

Personalkennzahlen sind gemessen, doch was nun?

Wenn Sie Ihre Messungen gut durchgeführt haben, dann haben Sie schon viel geschafft (mehr als viele andere Unternehmen!).

→ Sie haben ein grundlegendes Verständnis des Status quo. 
→ Sie können feststellen, was in Ihrem Unternehmen gut läuft und wo Sie noch Probleme sehen. 
→ Und am wichtigsten, Sie haben einen Rahmen geschaffen, um die Auswirkungen Ihrer zukünftigen Maßnahmen zu ermitteln.

Jetzt geht's erst richtig los. Laden Sie sich unser Whitepaper herunter, um Ihre Messungsprozesse mit Personalkennzahlen zu optimieren. So können Sie sich schon darauf vorbereiten, das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden auf die nächste Stufe zu bringen.