Preboarding als wichtiger Bestandteil der Candidate Journey bei fulfillmenttools

Da das Unternehmen vor der Implementierung von Talmundo kein formalisiertes Preboarding für neue Teammitglieder:innen hatte, war es schwer, das gute Gefühl, das während des Rekrutierungsprozesses aufgebaut wurde, bis zum Starttag aufrechtzuerhalten. Auch wollte fulfillmenttools eine positive Candidate Experience ermöglichen, die neue Mitarbeiter:innen in ihrer Jobwahl bestärkt und das zeitliche Gap zwischen Vertragsunterschrift und Starttag mit Leben füllt. 

In den ersten Wochen des eigentlichen Onboarding-Prozesses konnte fulfillmenttools nur unübersichtlich sicherstellen, dass alle Onboarding-Stakeholder über ihre Aufgaben Bescheid wussten. Herauszufinden, ob die Onboardees alle wichtigen Informationen erhalten hatten, kostete viel Aufwand, da die Kommunikation zwischen dem People & Culture-Team, den Onboarding-Mentor:innen oder anderen Beteiligten oft über Tabellen, mehrere Tools oder einzelne Absprachen stattfand. 

Eins war klar: Das Team von fulfillmenttools benötigte ein Tool, das eine Preboarding-Experience ermöglicht, alle Onboarding-Stakeholder an einer Stelle miteinander vernetzt und Onboardees sowohl vor als auch nach ihrer ersten Wochen bei fulfillmenttools eng begleitet. 

Das inzwischen eingeführte Preboarding-Erlebnis bestätigt neue Teammitglieder:innen in ihrer Wahl für den neuen Arbeitgeber und überbrückt somit erfolgreich die Zeitspanne zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag. Verschiedene „Informations-Häppchen“, die immer zu dem Zeitpunkt freigeschaltet werden, wenn sie relevant sind, nehmen neuen Mitarbeiter:innen nicht nur die Nervosität vor dem Start, sondern bereiten sie auch ausreichend auf die erste Woche bei fulfillmenttools vor. 

Auch musste das Unternehmen dank Talmundo nicht wieder mit jedem Onboardee bei null anfangen. Mit einer etablierten Onboarding-Journey bekommen neue Teammitglieder automatisierte Inhalte und zeitgesteuerte To-do-Listen zugesendet. So verläuft das Onboarding bei allen neuen Teammitglieder:innen gleich strukturiert, und der Prozess wird nicht mehr einzelnen People & Culture-Mitarbeitenden oder Mentor:innen überlassen. 

Außerdem kann fulfillmenttools mit Talmundo seinen Onboarding-Prozess noch weiter optimieren. Das Feedback von Daten und Onboardees, das das Unternehmen mit Talmundos umfangreichen Reporting-Tools und Pulse-Check-Umfragen erhält, zeigt, welche Prozesse schon gut funktionieren und welche noch weiter verbessert werden können. 

Die App wurde nicht nur vom People & Culture-Team gut aufgenommen, sondern auch von den Teammitglieder:innen, die vor kurzem ihre Onboarding-Reise erfolgreich mit Talmundo abgeschlossen haben.

Die neue Onboarding-Reise_

Mit Talmundo konnte fulfillmenttools alle Prozesse für neue Teammitglieder:innen an einer zentralen Stelle zusammenführen. 

Alle Onboarding-Stakeholder können leicht miteinander kommunizieren und wissen dank automatisierten To-do-Listen genau, was sie zu tun haben, um den neuen Mitarbeiter:innen einen reibungslosen (Pre-)Start zu ermöglichen. Das sorgt nicht nur dafür, dass die verschiedenen Beteiligten die Zeit, die sie zuvor für das fragmentierte Onboarding verwendet haben, in andere Aufgaben investieren können, sondern integriert die Onboardees auch schneller in die Unternehmensstrukturen von fulfillmenttools. 

Der neue Prozess verläuft folgendermaßen: Nach Vertragsunterschrift bekommen neue Teammitglieder:innen per E-Mail eine Einladung, um ihr Talmundo-Konto einzurichten. Dann werden zeitgemäße Inhalte freigeschaltet, die den verschiedenen Schritten des Preboarding-Prozesses entsprechen. Dazu gehören unter anderem die von fulfillmenttools eingerichteten „Learning-Pages“ mit der Unternehmensgeschichte und den Vorstellungsvideos der Teams. Um nicht überwältigt zu werden, bekommen die Onboardees die Inhalte erst zu dem Zeitpunkt freigeschaltet, wenn sie sie auch benötigen. Mit diesen Informationen bestätigt fulfillmenttools seine neuen Teammitglieder:innen in ihrer Jobwahl und gibt ihnen den Eindruck, schon vor dem ersten Arbeitstag dazuzugehören. 


Wenn der erste Arbeitstag dann anrückt sorgt die Talmundo-App für einen sanften Einstieg. Die Onboardees können selbstbewusst durchstarten und alle Stakeholder wissen dank automatisierter To-do-Listen, was ihre genauen Aufgaben während der gesamten Onboarding-Reise sind. Und bei neuen Onboardees muss der ganze Prozess nicht wieder von neu etabliert werden, denn Inhalte oder Tasks können leicht für neue Teammitglieder:innen freigeschaltet werden.