Dans le domaine des RH, l'onboarding à distance est un sujet d'actualité. Avant la pandémie, de nombreuses équipes de RH n'avaient aucune idée de ce que signifiait l'onboarding à distance, et encore moins comment implémenter ce concept de manière réussie.
Mais au cours des 12 derniers mois, et plus, des équipes de RH du monde entier se sont jetées à l'eau et ont créé des expériences onboarding positives pour les nouvelles recrues qui travaillent depuis leur canapé, leur table de cuisine et (parfois même) leur lit.
Le fait est que l'application de nouveaux processus comporte indubitablement un élément d'essai et d'erreur.
Les meilleures intentions n'aboutissent pas toujours à un résultat parfait. Afin d'améliorer à long terme les processus d'onboarding à distance, il est par conséquent important d'apprendre des erreurs commises en collectant des données auprès des nouveaux arrivants.
Pour vous aider à prendre un bon départ, nous avons mené une enquête informelle relative à l'onboarding à distance.
Cette enquête a pour but de donner une idée de ce que les nouveaux employés qui travaillent à distance pensent de leur expérience de recrutement. Et pour simplifier les choses, nous avons fragmenté les résultats en 7 enseignements clés, qui vous aideront à comprendre ce dont les futurs recrues qui travaillent à distance ont besoin pour réussir !
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Qui avons-nous interrogé ? |
Avant d'entrer dans les détails, examinons rapidement les personnes que nous avons interrogées.
Nous avons interrogé 50 recrues qui ont rejoint une nouvelle organisation au cours des 4 derniers mois, que ce soit totalement ou partiellement à distance.
L'enquête était complètement à titre anonyme et a été envoyée à des recrues dans de nombreux pays, dont les Pays-Bas, le Royaume-Uni, la France, l'Allemagne et les pays nordiques.
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Enseignement n° 1 |
53 % des recrues étaient inquiètes à l'idée de commencer un nouvel emploi pendant une pandémie.
Commencer un nouveau travail est déjà une expérience angoissante en soi. Il y a une multitude de nouvelles personnes à rencontrer, de noms à mémoriser, de systèmes à apprendre et de responsabilités à développer.
Et tout ceci est rendu encore PLUS difficile lorsque vous êtes physiquement éloigné de vos nouveaux collègues (si vous avez déjà rejoint un appel Zoom qui compte plus de 5 personnes, vous comprendrez à quel point il peut être difficile de placer un mot).
Actions
Tirez parti de la phase pre-boarding et assurez-vous que votre nouvelle recrue reçoive autant de soutien que possible AVANT de commencer. Incorporez une liste de contrôle pour le premier jour/la première semaine et vérifiez que tous les équipements et tous les accès au système soient parfaitement coordonnés bien avant le jour J.
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Enseignement n° 2 |
La plus grande crainte des nouveaux employés AVANT de commencer à travailler à distance touche aux « problèmes de communication et au fait de ne pas se sentir bien intégré dans le groupe ».
Cela n’a rien d’étonnant.
Avant de rejoindre une entreprise, les nouvelles recrues ont l'impression qu'elles vont avoir du mal à communiquer avec leurs nouveaux collègues. Cela découle de leur méconnaissance des canaux de communication internes, de la culture de l'entreprise et de la MANIÈRE dont les équipes communiquent entre elles.
Actions
Assurez-vous de créer des guides pratiques qui aideront les nouvelles recrues à se familiariser avec vos canaux de communication internes (Teams/Slack, etc.) et qui donnent un bon aperçu du style de communication de votre organisation. Un manuel reprenant le béaba des appels vidéo de manière humoristique est un moyen facile de transmettre toutes ces informations.
Le fait est que ce que les nouvelles recrues PENSENT être leur plus grand défi, s’avère être en réalité quelque chose de complètement différent…
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Enseignement n° 3 |
Le plus grand défi pour les nouveaux employés APRÈS avoir commencé à travailler à distance est de « concilier leur travail avec leur vie à la maison ».
C'est vrai, il s'avère qu'en réalité les nouvelles recrues n'éprouvent pas autant de difficultés avec la communication qu'elles ne le pensaient au départ (en fait, cette préoccupation ne figure finalement même pas dans le top 3 des problèmes éprouvés).
Par contre, ils éprouvent vraiment des difficultés à trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie à la maison.
Lorsque votre bureau est aussi votre table de cuisine, il peut en effet être extrêmement difficile de parvenir à séparer le travail des moments de détente. Cette difficulté devient encore plus importante pour les nouveaux employés qui ont des enfants à la maison ou qui vivent dans de petits appartements où il n’existe pas vraiment de séparation physique entre les différents espaces.
Actions
Pensez à offrir aux nouvelles recrues un budget modeste pour qu'elles puissent installer convenablement leur bureau à domicile. Cela pourrait inclure une aide à l'achat d'une petite table spécialement destinée pour le travail, ou bien encore un panneau de séparation afin de pouvoir quelque peu délimiter l'espace de travail de l'espace de vie.
Parallèlement, vous pouvez aussi fournir des ressources utiles pendant le parcours d'intégration, qui ont pour but d'offrir des conseils et astuces pour mieux concilier le travail à distance et la vie à la maison.
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Enseignement n° 4 |
L'aspect du travail à distance que les nouveaux employés apprécient LE PLUS, c'est « d'avoir un horaire plus flexible ».
La possibilité de concevoir votre journée de travail à votre convenance est un ÉNORME avantage du travail à distance. En effet, vous n'avez plus besoin de vous lever à l'aube pour faire votre programme de sport quotidien. De même, vous n'avez plus à choisir entre prendre votre déjeuner ou un rendez-vous chez le coiffeur. Vous êtes votre propre chef !
Mais comment pouvez-vous vous assurer que vos nouveaux employés ne font pas tout à leur guise et prennent leur journée de travail au sérieux ?
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L'astuce consiste à communiquer clairement la politique de l'entreprise en matière de travail flexible pendant le parcours d'intégration, afin que les nouveaux employés se sentent en confiance et à l'aise lorsqu'ils conçoivent leur horaire de travail.
Éliminez toute ambiguïté et décrivez exactement ce que les nouveaux employés peuvent (et ne peuvent pas) faire en matière de flexibilité du travail.
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Enseignement n° 5 |
L'élément le plus populaire de l'onboarding à distance était un déjeuner de bienvenue virtuel.
De nombreux répondants ont indiqué que cette activité était la partie préférée de leur onboarding à distance.
Le simple fait de s'asseoir avec des nouveaux collègues dans un cadre informel, peut être un moyen facile de faire en sorte que les nouveaux membres se sentent les bienvenus. Partager une activité (dans ce cas précis, un repas) allège la pression et donne à chacun quelque chose à faire au moment où la conversation est un peu moins fluide.
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Organisez un déjeuner virtuel avec un groupe de nouvelles recrues. Si le groupe est vraiment grand, envisagez de limiter les participants à 5 ou 6 personnes, de sorte que l'activité ne soit pas intimidante. Pour une touche extra, vous pouvez demander à UberEats de livrer le déjeuner au bas de porte de votre nouvelle recrue !
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Enseignement n° 6 |
L'élément le moins populaire de l'onboarding à distance s'avère être le fait d'avoir à réserver un appel pour demander une aide de base.
Lorsque vous êtes au bureau, il est facile de demander de l’aide. Vous pouvez taper sur l'épaule de votre voisin, aborder le sujet dans la salle de pause ou même simplement écouter la conversation de collègues afin d'obtenir une réponse à un problème.
Dans un environnement de travail à distance, vous ne pouvez pas compter sur ce type de coup de main. Un environnement propice à ce que nous appelons la « communication fortuite » fait défaut, et il peut être difficile pour les nouveaux employés de trouver des réponses à leurs questions.
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Une communication fortuite dans un environnement de travail à distance peut être générée de différentes façons.
Un parrain à distance constitue par exemple un bon point de départ lorsqu'une nouvelle recrue cherche des réponses à des petites questions triviales. Vous pouvez aussi créer un canal de communication collaboratif Slack auquel le personnel se connecte pendant leurs pauses-café, permettant ainsi aux nouvelles recrues de poser des questions de manière spontanée. Et vous pouvez même mettre en place un chatbot faisant office de FAQ, qui répond sous forme de dialogue aux questions des nouveaux employés, peu importe quand (et où) elles surviennent.
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Enseignement n° 7 |
100 % des nouvelles recrues aimeraient, dans une certaine mesure, continuer à travailler à distance après la pandémie.
La COVID a changé la nature du monde du travail. Lorsque la pandémie touchera à sa fin, nous aurons du mal à revenir au « travail comme on le connaissait avant ». Nous devrons réévaluer notre façon de travailler et réviser les types de règles en place pour soutenir nos employés.
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Pensez à demander aux nouveaux employés comment ils voient le monde du travail post-COVID. Est-ce qu'ils souhaiteraient travailler à distance à plein temps ? Partiellement à distance ? Demandez-leur comment vous pouvez subvenir à leurs besoins et commencez à concevoir un futur cadre de travail qui tienne compte de ces besoins.
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Le point important à retenir_ |
Dans l'ensemble, les nouvelles recrues s'adaptent assez bien au onboarding à distance.
Afin de soutenir une réussite durable, les services de RH doivent non seulement poser les bonnes questions, mais doivent également développer des politiques d'entreprise qui s'appuient sur l'expérience en matière d'onboarding à distance des nouvelles recrues.
N'oubliez pas que l'onboarding à distance ne disparaîtra pas après la COVID-19. Investissez donc dès maintenant dans vos processus et mettez votre organisation dans une bonne position pour l'avenir du travail !
