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    82 questions sur l'onboarding à distance auxquelles vos nouveaux employés espèrent avoir des réponses

    L'onboarding favorise la rétention du personnel à long terme. C'est exact, 69 % des employés sont plus enclins à rester dans une société pour une durée de 3 ans, s'ils ont vécu une expérience d'onboarding positive.
    Mais la crise du COVID-19 a modifié la définition d'un onboarding réussi.

    L'onboarding à distance est devenu aujourd'hui la nouvelle réalité de nombreuses entreprises - et ce concept fait naître de nouvelles questions et préoccupations chez les nouveaux venus..

    Laissées sans réponse, ces questions peuvent avoir un sérieux impact sur l'expérience des nouvelles recrues, et ce de deux manières :

    1 Perte de productivité. Si les nouvelles recrues ne disposent pas des bonnes informations au bon moment, elles n'ont pas en main les outils nécessaires pour apporter une contribution efficace à votre organisation. 49 % des nouveaux employés n'atteignant pas leurs premiers objectifs en termes de performances n'ont jamais reçu de formation d'onboarding officielle.

    2 Attrition due à l'engagement. S'ils ne sont pas encadrés de façon adéquate, vos nouveaux employés ne se sentiront pas valorisés. Le doute peut alors commencer à s'installer. Ont-ils fait le bon choix en rejoignant votre organisation ? Ceci explique pourquoi un tiers des employés fraîchement recrutés démissionnent dans les six premiers mois.

    La bonne nouvelle, c'est que si vous pouvez répondre de manière proactive à ces questions, vous gagnerez le respect de vos nouveaux employés, préserverez vos investissements en matière de recrutement et consoliderez le parcours d'intégration de vos employés.

    Alors répondons à ces questions !

    Thème 1
    Que se passe-t-il avant mon premier jour ?
     

    Habituellement, chaque action à entreprendre avant l'entrée en fonction du nouvel employé se déroule en ligne. Cependant, les conséquences peuvent être plus dramatiques si vous avez oublié d'acquérir un ordinateur portable ou de faire signer le contrat avant le premier jour de travail de la nouvelle recrue qui reste à la maison.

    Assurez-vous de couvrir les points suivants:

    1. Comment dois-je signer mon contrat ?
    2. Vais-je recevoir un ordinateur portable/téléphone de société ?
    3. Puis-je choisir mon propre ordinateur portable/téléphone pour travailler ?
    4. Comment vais-je recevoir mon ordinateur portable/téléphone ?
    5. Dois-je suivre une formation spécifique avant de commencer ?
    6. Dois-je passer un test de dépistage du COVID-19 avant de commencer ?


    En répondant à ces questions, vous (et votre nouvel employé) aurez la certitude que le premier jour de travail sera consacré au début de sa formation et non à la résolution de tracas administratifs.

    Thème 2
    Comment puis-je me préparer à travailler à domicile ?


    Être productif pendant le télétravail peut s'avérer ardu, surtout si le travailleur n'y est pas (du tout) habitué.

    Assurez-vous de préciser ce en quoi votre organisation (ne) participera (pas) et n'oubliez pas d'inclure quelques informations pour un travail sûr et sain à domicile.

    7. Existe-t-il un budget spécial pour l'organisation du travail à domicile ?
    8. Ai-je droit à un budget pour acquérir de l'équipement de bureau ?
    9. L'entreprise rembourse-t-elle les frais d'accès à l'internet à domicile ?
    10. Quel est le meilleur endroit de mon domicile pour faire du télétravail ?
    11. Comment créer un espace de travail ergonomique ?

    Si vous répondez de façon claire à ces questions, votre nouvelle recrue sera fin prête à travailler de chez elle dès le premier jour.

    Thème 3
    Comment s'organisera mon premier jour ?
     

    Même un professionnel avec des années d'expérience peut se sentir nerveux quand il s'agit de commencer un nouveau travail. Et ce sentiment est d'autant plus fort si le premier jour se fait en télétravail.

    Votre programme d'onboarding doit aborder les aspects pratiques du premier jour à domicile afin que vos employés puissent être préparés et se concentrer sur le travail lui-même.

    12. À quelle heure dois-je commencer ?
    13. Ai-je un horaire spécifique pour le premier jour ?
    14. Quel est le code vestimentaire pour le télétravail ?
    15. Comment puis-je me connecter à ma boîte e-mail/slack/zoom et autres systèmes ?
    16. Avec qui se déroulera mon premier appel vidéo ?
    17. Que faire si j'ai des difficultés pour me connecter ?
    18. Quelles sont les règles en matière d'appels vidéo ? (vidéo obligatoire ou encore casque vs haut-parleurs, p. ex.)
    19 Aurai-je besoin de matériel supplémentaire le premier jour ?
    20. Pourrais-je déjeuner en ligne avec mon équipe ?
    21. Qui puis-je contacter si j'ai d'autres questions ?


    Ces questions peuvent paraître assez simples, mais quand vous travaillez à distance, il n'est pas possible d'obtenir une réponse presque immédiate du collègue le plus proche. Il est donc essentiel que tout soit très clair pendant les premiers pas d’un employé.

    Thème 4
    Comment fonctionne l'entreprise ?
     

    Près de 75 % des nouvelles recrues estiment que l'explication des politiques de la société est la priorité absolue de l'onboarding. Ainsi, bien qu'il ne s'agisse pas de l'aspect le plus excitant d'un nouvel emploi, il n'en est pas moins important.

    Assurez-vous d'anticiper les questions portant sur les détails pratiques, les processus et les stratégies de votre entreprise.

    22. Que se passe-t-il si je suis malade ?
    23. Quelle est la procédure si je contracte le coronavirus ?
    24. Quelle est la procédure si j'entre en contact avec une personne atteinte du coronavirus ?
    25. Puis-je travailler de n'importe où, y compris depuis un pays étranger ?
    26. Quels sont les bénéfices de l'entreprise ?
    27. Quelle est notre politique de départ ?
    28. Puis-je répondre à des appels et e-mails personnels pendant que je travaille ?
    29. La société a-t-elle une politique des voyages en conformité avec les mesures COVID ?
    30. Puis-je rencontrer des collègues en face à face ?
    31. Puis-je rencontrer des clients en face à face ?
    32. Que faire si mon téléphone ou ordinateur de société tombe en panne ?
    33. Quelle est la durée des pauses et puis-je les prendre quand je veux ?


    Un manuel de l’employé prenant en compte le télétravail est un excellent moyen pour répondre à ces questions – environ 28 % des responsables des RH pensent d’ailleurs que le manuel de leur entreprise a besoin d’être mis à jour.

    Thème 5
    Comment s'organise votre réponse au COVID ?


    Les nouvelles recrues veulent savoir à quoi s'attendre. Comment votre société a-t-elle réagi face à la pandémie et quels programmes envisagez-vous d'appliquer à l'avenir pour garantir la sécurité de votre personnel ?

    34. Quelles politiques de santé et sécurité avez-vous définies en réponse au COVID-19 ?
    35. Existe-t-il une stratégie de retour au travail ?
    36. Comment informez-vous vos employés sur les mises à jour de la politique COVID-19 ?
    37. Offrez-vous un soutien supplémentaire aux employés qui travaillent de chez eux, avec des enfants ?
    38. Comment la société envisage-t-elle son développement au sein de l'économie post-COVID ?


    La réponse à cette question doit être aussi claire que possible pour éviter toute incertitude, et veillez à réviser votre réponse quand (ou si) les choses changent.

    Thème 6
    Comment s'inscrit ma fonction dans le contexte général de l'entreprise ?


    Les objectifs sont source de motivation. Autrement dit, lorsque les employés comprennent POURQUOI leur travail est important, ils sont motivés à travailler mieux. Ceci est d'autant plus important dans un environnement à distance, car il est difficile de se rendre compte de l'impact de la fonction sur l'entreprise dans son ensemble.

    39. Quels sont les objectifs de la société à court et long termes ?
    40. Dans quelle mesure mon travail contribue-t-il à la réalisation de ces objectifs ?
    41. Quels seront nos défis les plus importants en 2021 ?
    42. Dans quelle mesure mon travail aide-t-il à relever ces défis ?


    Votre programme d'onboarding du personnel doit expliquer aux nouvelles recrues quels sont les défis et priorités stratégiques de la société, et quel sera leur rôle dans ce cadre. Ceci permettra aux employés de comprendre comment ils peuvent y contribuer personnellement.

    Thème 7
    Qu'attendez-vous de moi ?


    Tous les nouveaux salariés veulent avoir un impact positif. Dans un environnement de travail à distance, il est plus que jamais essentiel que vous communiquiez bien avec vos nouveaux employés pour vous assurer qu’ils ne perdent pas de vue vos attentes à leur égard et se sentent suffisamment bien encadrés dans leur travail.

    La productivité des nouveaux venus en télétravail est susceptible d'être plus lente, aussi répondez avant tout aux questions qui leur permettront d'entrer au mieux dans leurs fonctions.

    43. Quels types de formations numériques utilisez-vous ?
    44. Comment a évolué le style de gestion de la société pour soutenir les télétravailleurs ?
    45. Vais-je bénéficier de contacts réguliers tout au long de ma formation numérique ?
    46. Comment sont évaluées les performances dans un environnement à distance ?
    47. Comment demander de l'aide, si je ne m'en sors pas ?
    48. Avons-nous un portail de Foire aux questions ?
    49. Ma fonction comprend-elle des objectifs implicites ?
    50. Avez-vous quelques « success stories » à partager sur le démarrage d'une fonction à distance ?
    51. Qui puis-je appeler si je suis prêt à aller plus loin ?


    L'une de vos principales priorités en matière d'onboarding à distance doit être de montrer aux nouvelles recrues qu'elles ont facilement accès aux ressources dont elles ont besoin pour réussir.

    Thème 8
    À qui puis-je m'adresser ?


    En matière de personnes à contacter, il y a trois choses essentielles que vos nouveaux employés doivent savoir :

    52. Qui puis-je appeler si j'ai des questions sur mon travail ou sur l'entreprise ?
    53. Qui puis-je appeler si j'ai un problème ou si quelque chose de grave s'est produit ?
    54. Qui puis-je appeler si j'ai une idée intéressante qui n'entre pas dans la cadre de mes fonctions ?


    Lorsque vous entamez une nouvelle fonction dans un contexte professionnel traditionnel, des centaines de petits échanges ont lieu chaque jour. Nous appelons cela la « communication accessoire ». Ce type de communication peut vous apprendre beaucoup, en particulier pour savoir qui est responsable de quoi.

    Sans cette communication accessoire, il n'est pas toujours facile de savoir à qui s'adresser.

    Il est donc important que votre programme d'onboarding à distance explique clairement comment les nouveaux employés peuvent transmettre leurs idées, leurs impressions, leurs questions, leurs craintes et leurs préoccupations, à leurs supérieurs hiérarchiques. À cet égard, un programme de parrainage, une ligne d'assistance téléphonique confidentielle pour les employés et un portail de suggestions anonymes constituent des idées intéressantes.

    Thème 9
    Vais-je me faire des amis ?


    70 % des salariés considèrent que le fait d'avoir des amis au travail représente le volet le plus important d'une vie professionnelle épanouie.

    Lorsqu'un nouvel employé commence à distance, il peut être encore plus difficile que d'habitude de nouer des liens sociaux, en particulier s'il a une personnalité plus introvertie.

    55. L'entreprise organise-t-elle des réunions informelles en ligne ?
    56. Je suis pas très sociable, quelles sont les mesures mises en place pour aider les personnes comme moi à participer à des réunions informelles en ligne ?
    57. Aurais-je un parrain attitré pour mon onboarding en ligne ?
    58. Comment puis-je mieux connaître mon équipe dans un environnement de télétravail ?
    59. Y a-t-il des mesures mises en place pour m'aider à rencontrer des personnes en dehors de mon équipe ?
    60. Disposons-nous de moyens de communication informels pour partager des informations amusantes ou intéressantes ?


    Plus vous serez précis sur ces aspects, mieux votre nouvelle recrue sera préparée à vraiment intégrer votre organisation.

    Thème 10
    Quelle est la culture d'entreprise ?


    Il peut être difficile de comprendre la culture d'une organisation lorsque vous êtes physiquement isolé. Assurez-vous donc de fournir une bonne vue d'ensemble des aspects explicites ET implicites de la culture de votre organisation.

    61. Comment certains de mes collègues ont-ils aménagé leur bureau à la maison ?
    62. À quoi ressemblaient nos bureaux avant la pandémie ?
    63. Il y aura-t-il des changements quand nous y retournerons ?
    64. Existe-t-il un jargon professionnel pour le télétravail ?
    65. Y a-t-il des rituels liés au télétravail ? (le verre du vendredi soir, la pause-café de 10 h, etc.)
    66. Les employés à distance respectent-ils les horaires de bureau normaux (9h-17h) ? Ou se fixent-ils plutôt un horaire qui leur convient ?
    67. Comment les gens séparent-ils leur vie professionnelle de leur vie privée ?
    68. Est-ce un problème si mes enfants ou d'autres membres de ma famille se trouvent dans mon espace de travail ?
    69. Qu'en est-il des animaux de compagnie ?
    70. Serai-je mal vu si je ne suis pas toujours « en ligne » ?
    71. Existe-t-il des interdits au télétravail ?


    Soyez honnête. Si la présence d'un animal de compagnie lors d'un appel zoom pose un problème, dites-le tout de suite. N'attendez pas d'être confronté à cette situation avec la nouvelle recrue.

    Thème 11
    Qu'en est-il de la santé et du bien-être ?


    Tout le monde peut être sous pression. Nous savons aujourd'hui que les gens sont soumis à beaucoup plus de facteurs de stress externes, et il peut être difficile de savoir s'ils ont besoin d'aide et quand. Beaucoup d'employés auront l'impression qu'ils doivent se montrer infaillibles les premières semaines et même les premiers mois de travail. Ils ne chercheront donc pas activement à obtenir de l'aide s'ils en ont besoin.

    Veillez donc bien à expliquer clairement les mesures que prend votre organisation pour soutenir la santé mentale de ses employés en ces temps difficiles.

    72. Comment puis-je gérer ma santé mentale chez moi ?
    73. L'entreprise offre-t-elle un accès à des services de soutien à la santé mentale ?
    74. Existe-t-il des ressources pour aider à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée ?
    75. À qui puis-je m'adresser si j'éprouve des difficultés au niveau de ma santé et de mon bien-être ?
    76. L'entreprise offre-t-elle un accès à des cours de fitness à distance ?


    Ne laissez aucune place à l'interprétation et insistez sur le fait que vous encouragez un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et que la santé mentale est une priorité.

    Thème 12
    Comment puis-je évoluer professionnellement ?


    Il est établi que la plupart des gens sont plus motivés par leur potentiel de carrière et par ce qu'ils peuvent obtenir grâce à leurs efforts professionnels, que par une compensation financière. Cependant, dans un contexte du marché de l'emploi en mutation, il peut être difficile pour un employé de se sentir motivé par son développement professionnel.

    77. Les perspectives de croissance et d'avancement ont-elles changé en raison du COVID-19 ?
    78. Comment puis-je progresser au sein de l'entreprise si je commence en télétravail ?
    79. Offrez-vous des possibilités de développement professionnel à distance ?
    80. Puis-je élaborer mon propre plan de développement professionnel ?
    81. Existe-t-il des cours de formation à distance ?
    82. Puis-je avoir accès à un budget pour la formation à distance ?


    Profitez de cette occasion pour rassurer les nouveaux employés sur le fait que le travail à distance et la pandémie ne constituent pas des obstacles à leur développement potentiel au sein de votre organisation.

    En conclusion


    Le monde du travail a changé, et nous ne mesurerons pas vraiment l'ampleur de ce changement tant que la pandémie reste d'actualité.

    Pour l'instant, n'oubliez pas que la chose la plus importante que vous puissiez faire pour aider vos nouvelles recrues est de les rassurer.

    Anticipez leurs questions en leur fournissant des informations claires et concises au moment opportun et la bataille sera presque gagnée !



    Cela fait plus de 8 ans que nous aidons les plus grandes entreprises du monde à poser les BONNES questions propres à un excellent onboarding. Et nous sommes prêts à vous aider également.

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