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    Réponses aux 10 questions les plus importantes sur l'onboarding des employés en 2021

    En 2021, nous sommes fiers d'avoir organisé 12 webinaires pédagogiques, rédigé 20 articles de blog et créé plus de 15 éléments de contenu détaillés, tous conçus pour approfondir vos connaissances sur l'onboarding et la transition des employés.

    Quelle meilleure façon de commencer la nouvelle année mouvementée qu'en répondant à dix des MEILLEURES questions d'onboarding qui nous ont été posées par nos formidables partenaires, clients et abonnés ?

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    Alors sans plus tarder, voici nos réponses aux questions d'onboarding les plus brûlantes de 2021....

    1. Comment aidez-vous les managers à offrir des expériences d'onboarding positives ?


    Notre réponse :
    Des managers engagés sont la clé de l'exécution d'un programme d'onboarding réussi. Les RH peuvent créer tous les processus les plus incroyables du monde, mais sans le soutien des managers, ces pratiques finiront par prendre la poussière sur l'intranet de l'entreprise. Ce qui n'est pas idéal, car selon 58% des nouvelles recrues , les managers sont la source d'information la plus importante lors de leur onboarding.

    Alors comment faire participer les managers ? 

    Pour que les managers soient de véritables ambassadeurs de l'onboarding, les outils et processus que les RH développent doivent les inclure dès le début. Trop souvent, les tâches d'onboarding d'un manager se limitent à une liste de choses à faire, avec peu de contribution dans le processus réel.

    À partir de là, il s'agit d'éducation et d'autonomisation. Éduquer les managers sur POURQUOI l'onboarding est intéressante, puis leur donner des conseils, des astuces et des outils qui rendent le processus réalisable.

    En savoir plus sur le rôle du manager dans un processus d'onboarding efficace >>>

    QMARK 2. Comment abordez-vous l'onboarding dans un contexte de conseil ? (Pour les employés qui travaillent avec des clients dans différents endroits).


    Notre réponse :
    Si vous travaillez en tant que consultant, il y a de fortes chances que vous ayez vécu beaucoup de nouvelles situations avec de nouveaux visages. Mais même les consultants les plus expérimentés ont besoin d'au moins un programme d'onborading de base pour leur permettre de donner le meilleur d'eux-même.

    Si vous n'avez pas le temps, nous vous suggérons un « cours intensif » d'onbarding qui se concentre sur certaines actions clés lors des quatre étapes de l'intégration ( les 4C de l'intégration ).

    > Clarification | Agenda de la première semaine
    Cela peut sembler évident, mais un agenda de la première semaine est une source d'information pour les consultants souvent oubliée. Incluez quelques réunions avec des personnes clés avec lesquelles votre consultant est susceptible de travailler pour les aider à mieux comprendre la portée du projet et le rôle qu'ils jouent.

    > Conformité | Formation du système
    Il est probable qu'il y ait des logiciels, outils et des systèmes spécifiques que les consultants doivent maîtriser avant de pouvoir commencer à travailler, alors assurez-vous de réserver du temps pour cela au cours de la première semaine. Et quoi que vous fassiez, assurez-vous d'avoir un système de gestion des mots de passe solide pour assurer un démarrage en douceur.

    > Culturelle | Livre sur la culture
    Un petit livre sur la culture (numérique ou autre) est un bon moyen de faire comprendre à votre nouveau consultant pourquoi votre organisation fait ce qu'elle fait. Parce qu'il s'agit d'un contenu « évolutif », vous pouvez vous permettre d'y consacrer un peu de temps et de faire preuve de créativité. Essayez d'y penser comme à un magazine que vous aimeriez lire !

    > Connexion | Système de parrainage
    Un bon système de parrainage d'onboarding est un moyen simple de s'assurer que les nouveaux consultants ont toujours une personne à contacter pour toutes leurs questions. Contrairement à un cadre d'onboarding normal, assurez-vous d'assigner aux consultants un mentor du groupe de projet dans lequel ils travaillent afin que les informations qu'ils reçoivent soient pertinentes pour leur temps passé dans votre organisation.

    QMARK 3. Comment créez-vous un atelier de premier jour attrayant pour d'importants groupes de nouveaux arrivants ?


    Notre réponse :
    Les ateliers du premier jour sont un excellent moyen d'assurer de la cohérence lors des recrutements massifs. La clé est l'équilibre - vous devez vous assurer que le contenu est suffisamment vaste pour convenir à un large public, mais pas au point de perdre de sa pertinence.

    Nous vous suggérons d'adopter l'approche LinkedIn pour les ateliers du jour 1.

    LinkedIn a créé un modèle de premier jour éducatif et amusant qui comprend une visite du campus, un déjeuner « familial » et un groupe de questions-réponses avec les chefs d'entreprise. Pour finir, les participants reçoivent un sac à dos de marque contenant un ordinateur portable configuré avec tout ce dont ils ont besoin pour commencer à travailler. Si vous travaillez à distance, ce format est facilement modifiable pour être virtuel - n'oubliez pas de faire des pauses régulières !

    QMARK 4. Comment accompagnez-vous les nouvelles recrues à faible maturité numérique ?


    Notre réponse :
    De nos jours, vous auriez du mal à trouver un lieu de travail qui n'utilise pas au moins une douzaine d'outils numériques dans ses opérations quotidiennes. Cela peut être assez intimidant pour quelqu'un qui n'est pas né avec la technologie - il est donc important d'inclure quelques bonnes pratiques dans votre onboarding pour vous assurer que ces personnes ne sont pas laissées pour compte.

    > Proposez des didacticiels vidéo
    De simples enregistrements d'écran de didacticiels sont un excellent moyen (et rentable) de présenter de nouveaux systèmes. Ils sont souvent meilleurs que l'entraînement car l'utilisateur peut les revoir à loisir. Assurez-vous simplement que quelqu'un est disponible pour répondre aux questions éventuelles par la suite !

    > Systèmes d'alimentation au goutte-à-goutte
    Dans la mesure du possible, essayez d'alimenter au goutte-à-goutte les systèmes que vous utilisez, en fournissant un accès et une formation uniquement lorsque votre nouvelle recrue en a besoin pour poursuivre son parcours. Cela aidera à s'assurer qu'ils ne soient pas débordés.

    > Sollicitez des commentaires
    Il est difficile de savoir sur quoi travailler si vous ne savez pas par où commencer. Assurez-vous donc de demander à vos nouvelles recrues quels systèmes sont faciles à utiliser et lesquels pourraient être rationalisés.

    QMARK 5. Comment pouvez-vous créer un parcours d'intégration pertinent avec une petite équipe RH ?


    Notre réponse :
    C'est une question que nous recevons BEAUCOUP - et bien qu'il n'y ait pas de réponse miracle, nous avons quelques trucs et astuces pour vous.

    > Faire de l'onboarding une initiative à l'échelle de l'entreprise
    Bien que l'onboarding soit souvent laissée aux RH, elle peut vraiment être une pratique à l'échelle de l'entreprise. Essayez de créer des modèles modifiables et demandez à chacun de vos services de rédiger ses propres documents d'accueil pour les nouvelles recrues.

    > Utilisez les ressources existantes
    Avant de créer tout un tas de nouveau contenu pour vos nouvelles recrues, voyez ce qui existe déjà. Parlez à vos chefs de service et voyez quels sont les formidables outils qu'ils ont déjà et que vous pouvez réutiliser pour l'onboarding.

    > Simplifiez et rationalisez
    Essayez de conserver toutes vos ressources d'onboarding au même endroit. Cela semble simpliste, mais il est possible de faire gagner beaucoup de temps aux RH et aux nouvelles recrues en se dotant d'une source centrale pour tout ce qui concerne l'onboarding.

    QMARK 6. Quelles sont les fonctions d'un parrain d'onboarding ? Et devrait-il s'agir de personnes du même service que le nouvel employé ?


    Notre réponse :
    Que vous le sachiez ou non, vous avez très probablement déjà un système de parrainage en place. Même dans les organisations sans système de parrainage formel, les nouveaux arrivants sont initiés par leurs collègues plus expérimentés.

    Nous recommandons un programme de parrainage comprenant 9 points de contact tout au long du onboarding lifecycle, du preboarding à l'intégration.

    Préboarding :
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    Orientation & Introduction :
    orientation-and-induction-buddy-checklist-onboarding-FR

    Intégration :
    integration-buddy-checklist-onboarding-FR

    Quant à savoir de quelle équipe un parrain doit provenir, eh bien, cela dépend... une approche intra-équipe pourrait mieux préparer les nouvelles recrues à leur rôle. Un parrain d'une autre équipe peut cependant aider à renforcer la collaboration entre les services et à avoir un impact positif sur la culture de votre organisation. Le choix t'appartient!

    QMARK 7. Quelle quantité de travail pouvez-vous raisonnablement demander à une nouvelle recrue de réaliser pendant la période de preboarding ?


    Notre réponse :
    Preboarding (le temps entre le moment où une nouvelle recrue signe son contrat et commence réellement dans votre organisation) est un moment idéal pour présenter les informations clés de l'entreprise et inciter vos recrues à se joindre à l'équipe. Mais n'en faites pas trop. N'oubliez pas que les employés en phase de preboarding travaillent probablement toujours dans leur emploi précédent, ils n'auront donc pas nécessairement le temps libre (ou la volonté) de s'asseoir pour une session de formation non rémunérée de deux heures..

    Restez léger, avec du contenu informel comme des quiz amusants, l'histoire de l'entreprise, des FAQ et des éléments qui les aideront lors de leurs premiers jours et semaines, comme une infographie sur le code vestimentaire ou une visite virtuelle du bureau.

    Conseil d'expert : Essayez de diffuser le contenu au goutte-à-goutte lors du preboarding pour éviter de surcharger votre nouveau venu !


    QMARK 8. Quelle est la valeur de la technologie d' onboarding numérique ? Existe-t-il des pratiques d'onboarding qui devraient rester hors ligne/en personne ?


    Notre réponse :
    La technologie d'onboarding est conçue pour rationaliser votre nouveau processus d'embauche, en donnant aux RH plus de temps pour se concentrer sur autre chose que l'administration répétitive et de la gestion des tâches. Cela ne devrait pas remplacer vos relations en personne et, en fait, devrait permettre aux managers ainsi qu'aux RH de passer plus de temps en face à face (ou zoom à zoom) avec les participants.

    Cela étant dit, de nombreuses activités peuvent être déplacées dans un espace numérique sans compromettre l'élément « humain », telles que les FAQ des nouvelles recrues et certains types de collecte de commentaires.

    La seule chose que nous vous recommandons de garder « hors ligne » ce sont les réunions régulières en personne avec les gestionnaires, qui se sont avérées être un aspect essentiel d'une intégration réussie et une chose que de nombreuses nouvelles recrues pensent qu'il manquait à leur expérience d'intégration.

    QMARK 9. Comment pouvez-vous soutenir au mieux une nouvelle recrue qui travaille à distance ?


    Notre réponse :
    Alors que le COVID détermine toujours notre quotidien, de nombreuses entreprises ont du mal à créer des parcours d' intégration virtuelle (ou d'intégration à distance ) qui communiquent la culture et les valeurs, favorisent la connexion, gèrent la conformité et préparent les nouvelles recrues pour des performances optimales.

    Nous vous recommandons de répartir vos efforts en trois catégories :

    > Touches personnelles
    Des initiatives qui facilitent la connexion et l'interaction sociales régulières et tentent de reproduire les moments de « machine à café » courants dans les bureaux.

    > Communication ouverte
    Des Initiatives créant des lignes de communication claires avec une gamme de différents « points d'entrée » qui fonctionnent pour différents types de communicateurs.

    > Santé et soutien
    Des initiatives qui aident les recrues à construire de saines habitudes de travail à domicile qui créent un sentiment de normalité et de routine.

    QMARK 10. Combien de temps faut-il pour voir le retour sur investissement d'un nouveau programme d'onboarding ?


    Notre réponse :
    Vous ne verrez pas l'impact d'un nouvel investissement d'onboarding numérique du jour au lendemain. Nous disons généralement à nos clients que cela peut prendre entre six et huit mois pour commencer à voir le retour sur investissement, selon ce que vous mesurez déjà au sein de votre organisation.

    Une chose que vous verrez plus rapidement si vous investissez dans un système automatisé, c'est la réduction des heures administratives enregistrées pour les RH. Les administrateurs RH consacrent généralement environ 10 heures à l'onboarding des nouvelles recrues. Avec le bon logiciel, ce temps peut être réduit à 3 heures - une économie de 175 $ par nouvelle recrue, rien qu'en frais administratifs.

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    >>> Calculez l'impact que l'onboarding numérique pourrait avoir sur vos résultats avec le calculateur de RSI de l'onboarding de Talmundo.



    Conclusion_


    La dernière année a été une année marathon pour les professionnels des RH et nous voulons saisir cette occasion pour vous féliciter tous pour votre excellent travail.

    Notre conseil pour 2022, continuez d’en apprendre le plus possible sur l’onboarding pour une année pleine de succès !



    Vous recherchez une plateforme d'onboarding numérique intuitive ? Parlez-en à notre équipe et voyez si Talmundo est fait pour vous !

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