Étude de cas : Bacardi_

L'application d'intégration de Talmundo est au coeur de la nouvelle démarche d'accueil des nouvelles recrues

4

continents

6000

collaborateurs dans le monde

1300+

nouvelles recrues intégrées

4.75/5

la note des utilisateurs de l’appli

2014

client depuis

Corina Kromhout

Experte formation et évolution de carrière groupe

 

Corina est responsable Groupe du parcours d’intégration chez Bacardi. Elle est chargée de la conception et du déploiement technologique du processus dans l’ensemble du Groupe.

Bacardi fait appel à Talmundo pour l'accueil des ses nouvelles recrues

 

Grâce à la solution logicielle originale de Talmundo, Bacardi a pu harmoniser sa stratégie Groupe d’intégration des salariés, le kit d’accueil des nouvelles recrues et les modalités de diffusion des contenus, pour veiller à ce que tout nouveau collaborateur de Bacardi dispose d’emblée des bonnes informations institutionnelles, quels que soient sa localisation ou son poste. Corina Kromhout, Experte formation et évolution de carrière groupe, nous confie son expérience et son regard de DRH.

"Un simple clic suffit pour modifier une information, et c'est en ligne partout."

Un besoin d'évolution_

Auparavant, chez Bacardi, l’intégration se faisait via une approche e-learning classique, trop complexe et coûteuse à mettre à jour régulièrement pour correspondre à l’évolution du personnel et de l’entreprise. Bacardi cherchait une solution qui apporterait de la souplesse, un gain de temps et d’argent sur la mise à jour des contenus RH pour les nouveaux arrivants à mesure de l’évolution de l’entreprise, une touche d’interactivité et la possibilité d’une diffusion aux nouveaux collaborateurs avant même leur premier jour.

Avant Talmundo, le processus était chronophage et rarement efficace : le nouvel arrivant signait son contrat, puis chacun faisait « son truc dans son coin », variable en fonction du site et de l’esprit d’initiative du responsable hiérarchique ou de son engagement en matière d’intégration.

Les objectifs poursuivis_

Bacardi souhaitait une solution d’intégration facile à mettre à jour à l’échelle locale et du Groupe, accessible à toutes les équipes RH locales et directement adaptable en plusieurs langues. Faire rayonner ce qui fait la marque Bacardi dans toutes les activités d’accueil des nouvelles recrues et mettre en place un guide global de l’intégration, grâce à Talmundo, a mobilisé le Groupe et sa fonction RH.

De nouveaux socles RH_

Désormais, quel que soit le pays, le parcours des nouvelles recrues chez Bacardi associe trois éléments obligatoires : un plan d’accueil sur 90 jours, la mise en place d’un binôme et une formation à la mixologie.

 

Grâce aux « points réguliers », système de retours d’informations intégré à l’application Talmundo et au cœur de la configuration souhaitée par Bacardi, Talmundo diffuse le kit d’accueil sur 90 jours aux nouveaux collaborateurs selon une progression logique, au fil du temps, et permet à Bacardi de collecter et de mesurer l’achèvement des trois éléments du parcours.

 

La définition d’objectifs SMART d’intégration garantit la réussite du programme : « 95 % de l’expérience Bacardi doit être effectuée dans les 90 premiers jours », indique Corina.

Des données pour décider_

Via l’application Talmundo, Bacardi collecte des données utiles à sa future stratégie et conforte ainsi les choix d’intégration du Groupe.

Les « points réguliers » étant très massivement positifs, le prochain objectif est d’harmoniser le parcours d’intégration hors ligne et en ligne. Par exemple, l’application d’intégration communique à la nouvelle recrue les coordonnées d’un « binôme » Bacardi à sa disposition pour tout avis ou conseil. Or, la concrétisation de cette mise en relation dépend bien sûr des collaborateurs concernés. L’objectif est désormais de s’assurer que cette étape en ligne et les suivantes se traduisent encore plus dans le parcours d’intégration du nouvel arrivant au bureau.

À l’avenir, Bacardi entend mesurer davantage de données dans l’application : comparer entre pays et sites, s’intéresser aux données d’achèvement sur 90 jours et à l’engagement utilisateur de façon générale.

Pour sensibiliser les RH à l’intégration et mobiliser directement tous les interlocuteurs, il faut « donner l’accès aux responsables, car ils sauront exactement ce que vivent les nouveaux arrivants, et auront parfois même rédigé le contenu présent dans l’application ».

Pourquoi Talmundo ?

L’application Talmundo diffuse les contenus à chaque nouvelle recrue tout en veillant à ce que les responsables hiérarchiques et autres interlocuteurs soient informés de l’arrivée d’une nouvelle personne dans leur service ou bureau, par des notifications à toutes les personnes concernées et la mise en place d’un accueil chaleureux.

L’application d’intégration sert avant même l’arrivée des nouvelles recrues et les échanges avec le collaborateur démarrent dès la signature du contrat de travail.

« Toutes les personnes qui voient l’application l’adorent. Elle est facile à faire adopter aux RH et aux autres décideurs. »

Qu’en est-il dans les différents bureaux dans le monde ? Bacardi a tout prévu.

L’entreprise a organisé des webinaires pour présenter aux responsables le kit d’accueil du nouvel arrivant, et notamment l’application d’intégration. « C’est super simple : j’anime un atelier d’une heure trente et ils sont prêts. Simple comme bonjour ! », se réjouit Corina. Une communication interne claire et volontariste auprès de toutes les équipes RH locales a accéléré l’adoption de l’application en faisant en sorte que les administrateurs sachent bien l’utiliser.

Privilégier le relationnel et le visuel_

Deux des rubriques les plus appréciées de l’application sont la marque Bacardi et les points réguliers. Toutefois, le mode de diffusion des informations est essentiel pour susciter l’intérêt : les infographies et les témoignages rendent l’information présentée plus séduisante et plus facile à assimiler.

 

Si vous partez de zéro, privilégiez d’abord les vidéos et adoptez une approche plus visuelle de mise en valeur de la marque.

 

Corina explique : « Bacardi tient beaucoup à l’histoire de la famille et à nos valeurs, mais la responsabilité sociale n’est pas en reste. »

"Nous avons présenté l'application aux administrateurs en une heure et ils sont prêts ! Simple comme bonjour."

Le grand projet à venir_

L’application évite d’avoir à compiler des données manuellement dans la gestion du personnel de l’entreprise.

Corina livre les projets à venir de Bacardi : « donner les autorisations d’accès nécessaires aux équipes RH locales et traduire davantage de contenus » est la prochaine grande étape pour localiser l’intégration et en faire un élément incontournable des procédures locales, tout en la gardant structurée à l’échelle du Groupe.

Grâce aux retours des personnes recrutées l’an passé, Bacardi a pu identifier son prochain défi en matière d’intégration : une note négative de la part d’une nouvelle recrue peut alerter son responsable quant à ses besoins et permettre une réponse plus rapide.

L’objectif principal reste de renforcer l’interactivité non seulement entre le nouveau collaborateur et son responsable, mais également avec ses collègues.

L'avis d'autre clients_

  • « L’objectif fondamental de l’intégration est de limiter l’écart entre attentes et réalité ».
    Wouter Van Linden | HRD, KPMG Belgique
  • « Dès son lancement, l’application d’intégration a été adoptée : le déploiement s’est fait tout seul. »
    Xavier Baechler | DRH et Chef de projet RH, Firmenich
  • « Talmundo a vraiment simplifié nos processus d’intégration, auparavant très longs et compliqués. »
    Annelies Bijdekerke | Responsable senior Recrutement de chefs de projet, Deloitte Belgique
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    "L'application est devenue le fil conducteur de nos outils d'onboarding."

    - Corina Kromhout | Experte Formation et évolution de carrière groupe chez Bacardi