15 vragen die je bij een exit-interview kunt stellen om je bedrijf te verbeteren

Een uitgebreid exit-interview is een belangrijk onderdeel van een succesvol offboarding-proces. Als het goed wordt gedaan, kan het HR waardevolle inzichten geven die gebruikt kunnen worden om hun werkwijze te verbeteren en zo in de toekomst tot betere bedrijfsresultaten te komen.

Maar een dergelijk gesprek voeren met iemand die jouw bedrijf verlaat, is nog niet zo eenvoudig. Je moet de juiste vragen weten te stellen, wil je duidelijk voor ogen krijgen waarom jouw (nu ex-)medewerker het bedrijf verlaat. Alleen dan kom je te weten wat je in de toekomst beter kunt doen.

Het belang van een goed exit-interview

Een goed gevoerd exit-interview stelt HR in staat beslissingen te nemen op basis van feiten in plaats van aannames. Zo blijkt uit een onderzoek van het Saratoga Institute waarbij 19.500 exit-interviews werden geanalyseerd, dat bijna 90% van de managers dacht dat financiële motieven de belangrijkste reden van vertrek waren voor hun medewerkers. In werkelijkheid was dat slechts 12%.

In hetzelfde onderzoek werden zeven redenen voor vertrek geïdentificeerd die veel gevarieerder en aanzienlijk genuanceerder waren dan alleen de financiële compensatie, namelijk:

- Beperkte loopbaanontwikkeling of promotiekansen (16%)
- Gebrek aan respect of steun van leidinggevende (13%)
- Vergoeding (12%)
- Taken saai of niet uitdagend (11%)
- Gebrek aan leidinggevende vaardigheden van de supervisor (9%)
- Werktijden (6%)
- Onvermijdelijke redenen (5%)

Alleen door inzicht te krijgen in de redenen waarom een medewerker jouw organisatie verlaat, kun je je handelswijze in de toekomst verbeteren. En de enige manier om de waarheid te achterhalen is door de juiste vragen te stellen!

15 vragen voor een goed exit-interview waarvan jouw bedrijf beter wordt

Dus wat zijn de juiste vragen?

Doorgaans zijn dit open vragen waarmee je vertrekkende medewerkers hun échte ervaring met het werk voor jouw organisatie kunnen delen. De juiste vraag laat ruimte voor interpretatie, maar is voldoende gericht om je gesprekspartner naar een specifiek antwoord te leiden.

Hieronder vind je onze keuze wat betreft de 15 beste vragen die HR tijdens een exit-interview kan gebruiken om de bestaande processen en best practices te verbeteren:

1. Waarom heb je besloten om op zoek te gaan naar een nieuwe functie?

Door je vertrekkende medewerker op de man af te vragen WAAROM hij of zij weggaat, krijg je veel informatie: Je (bijna ex-)medewerker kan een uitgebreid overzicht geven van zijn of haar beweegredenen om te vertrekken. Dit biedt de HR-medewerker een uitstekend aanknopingspunt om de rest van het gesprek te sturen..

2. Welke factoren hebben ertoe bijgedragen dat je je nieuwe functie hebt geaccepteerd?

Met deze vraag kunt je jouw organisatie vergelijken met andere bedrijven die voor vergelijkbare functies mensen werven. Je vertrekkende medewerker zal vermoedelijk benadrukken op welke vlakken de nieuwe werkgever jouw bedrijf overtreft (althans, in de context van de werving). Dus vergeet niet notities te maken.

3. Heb je het gevoel dat je huidige functieomschrijving paste bij wat je hier deed?

Het is niet ongebruikelijk dat de dagelijkse werkzaamheden van een medewerker tijdens zijn of haar dienstverband wijzigen ten opzichte van de oorspronkelijke functiebeschrijving. Deze vraag levert informatie op of dit het geval was voor deze medewerker, en in hoeverre de werkzaamheden zijn gewijzigd ten opzichte van wat aanvankelijk werd aangeboden. Ook geeft dit informatie of dit door de vertrekkende persoon als positief of negatief werd ervaren.

4. Kun je je specifieke situaties herinneren die hebben bijgedragen aan je beslissing om het bedrijf te verlaten?

Het kan moeilijk zijn om over negatieve situaties te praten, vooral als er voor het vertrek sprake was van een nauwe samenwerking. Maar het is een belangrijke vraag, omdat het de vertrekkende persoon de mogelijkheid geeft om open en eerlijk over negatieve ervaringen te spreken en hoe deze zijn of haar ervaring met jouw organisatie eventueel hebben beïnvloed.

5. Wat vond je leuk aan je functie?

Het is immers niet allemaal negatief! Er zijn ongetwijfeld ook dingen die de (bijna) ex-medewerker leuk vond aan het werken voor jouw organisatie. En het is net zo belangrijk om de positieve inzichten te verzamelen, zodat je deze in de toekomst kunt herhalen.

6. Was er iets wat je niet leuk vond aan je functie?

Met het positieve komt natuurlijk ook het negatieve. Deze vraag stelt de persoon in staat om kritisch te zijn over jouw organisatie in de specifieke context van de functie. Dit kan HR helpen om bruikbare veranderingen op teamniveau door te voeren als ze soortgelijke feedback ontvangen van mensen die uit soortgelijke functies vertrekken.

7. Geloof je dat onze arbeidsvoorwaarden en ons beleid voor alle medewerkers rechtvaardig zijn?

Door deze vraag aan een vertrekkende medewerker te stellen, krijg je een realistisch beeld van hoe je medewerkers over het bedrijfsbeleid en de arbeidsvoorwaarden denken. Het is niet nodig om op alle kritiek actie te ondernemen. Maar als er consequent dezelfde negatieve feedback over bijvoorbeeld je thuiswerkbeleid of het arbobeleid wordt gegeven, wordt het tijd om daar iets aan te veranderen.

8. Doen we genoeg om diversiteit en inclusie op onze werkplek te ondersteunen?

Het streven naar diversiteit en inclusie is een belangrijk onderdeel van de hedendaagse werkplek; een exit-interview is een perfecte gelegenheid om ongefilterde feedback te krijgen wat betreft de vraag of je organisatie wel genoeg doet. Deze vraag kan ook resulteren in meer persoonlijke feedback van de vertrekkende medewerker, wat mogelijk in de toekomst als katalysator kan werken bij een organisatieverandering.

9. Heb je voldoende training en ondersteuning gekregen om je functie optimaal te kunnen uitoefenen?

Door je medewerkers de juiste training en ondersteuning te bieden, krijgen ze vertrouwen in hun rol. Dus het is goed om te weten of medewerkers die het bedrijf verlaten, het gevoel hebben dat ze alle kansen hebben gekregen. Misschien krijg je zelfs ideeën aangereikt om NIEUWE trainingsmodules toe te voegen aan je bestaande processen.

10. Vind je dat tijdens je dienstverband jouw bijdragen aan het bedrijf voldoende werden erkend?

Niemand voelt zich graag ondergewaardeerd. Of vertrekkende medewerkers nu het gevoel hebben dat hun harde werk financieel onvoldoende werd beloond, of dat ze gewoon niet genoeg waardering kregen voor een goed uitgevoerde taak, het is belangrijk om te weten of (en waar) je steken laat vallen als het gaat om erkenning van medewerkers.

11. Heb je tijdens je dienstverband middelen en mogelijkheden gekregen voor persoonlijke groei?

De belangrijkste reden waarom medewerkers organisaties verlaten, is een beperkte loopbaanontwikkeling of promotiekansen. Het is dus van groot belang dat HR weet of vertrekkend personeel het gevoel heeft dat ze de juiste ondersteuning kregen.

12. Was je tevreden met de werkwijze van je leidinggevende tijdens je dienstverband?

Gebrek aan sterk leiderschap en gebrek aan respect van het management zijn twee van de belangrijkste redenen voor medewerkers om ander werk te zoeken. Bij een exit-interview is het belangrijk te weten te komen of je managers goede relaties met hun teamleden opbouwen. Als je steeds weer slechte feedback krijgt over een bepaalde manager, is het tijd om een gesprek met hem of haar aan te gaan.

13. Zijn er omstandigheden waarin je zou overwegen om in de toekomst terug te keren naar ons bedrijf?

Volgens LinkedIn maakten 'boemerang-medewerkers' (werknemers die terugkeren na het verlaten van een bedrijf) 4,5 procent uit van alle nieuwe medewerkers in 2021, tegenover 3,9 procent in 2019. Met dit in gedachten, is een exit-interview een uitstekende kans om erachter te komen hoe je vertrekkende medewerkers in de toekomst zou kunnen verleiden om terug te keren naar jouw organisatie.

14. Zou je onze organisatie aanbevelen aan een vriend of familielid?

Het creëren van merkambassadeurs die potentiële medewerkers naar jouw organisatie verwijzen, is een uitstekende manier om je wervingsinspanningen te stimuleren. Door deze vraag te stellen, weet HR of deze ex-medewerker een potentiële toekomstige merkambassadeur is. Met de juiste aansporing heb je er op die manier iemand bij die jouw organisatie binnen zijn of haar netwerk aanbeveelt.

15. Is er nog iets anders dat je met ons wilt delen?

Dit lijkt misschien een open deur, maar als je je vertrekkende medewerker nog een laatste kans geeft om alles te zeggen wat eerder in het gesprek niet aan bod is gekomen, is dat een mooie afsluiter. Je maakt hiermee duidelijk dat je openstaat voor wat hij of zij te zeggen heeft.

Het laatste stukje van de puzzel

Te vaak houdt HR een exit-interview omdat het nu eenmaal moet. Er worden gegevens opgeslagen waar uiteindelijk niets mee wordt gedaan. Als je wilt dat slechte praktijken binnen jouw organisatie worden verbeterd en succesvolle praktijken optimaal worden benut, moet je meer doen dan alleen deze 15 vragen stellen. Je zult ook daadwerkelijk actie moeten ondernemen op basis van de verkregen inzichten.

Wil je dat jouw medewerkers voor langere tijd bij jou blijven werken?
De toekomstgerichte software van Talmundo helpt transities van medewerkers te vergemakkelijken, uitstroom te verminderen en de betrokkenheid te vergroten, waardoor jouw nieuwe medewerkers langer bij jouw organisatie blijven werken. Ga vandaag nog in gesprek met een van onze deskundigen op het gebied van medewerkerstransities om erachter te komen hoe we ook jou kunnen helpen!