82 vragen voor remote onboarding die je nieuwe medewerkers graag door jou beantwoord zouden zien

Onboarding ondersteunt langetermijnretentie. Dat klopt, voor 69% van alle medewerkers is de kans groter dat ze bij een organisatie blijven als ze een goede onboarding hebben gehad.
In de nasleep van COVID-19 is de definitie van goede onboarding echter veranderd.

Remote onboarding is momenteel de nieuwe realiteit voor veel organisaties. Dit concept brengt een volledig nieuwe set aan vragen en zorgen met zich mee voor mensen die het onboarding proces doorlopen.

Als deze vragen niet beantwoord worden, kunnen ze de ervaring van je nieuwe medewerkers op twee manieren sterk beïnvloeden:

1 Verlies van productiviteit. Zonder de juiste kennis op het juiste moment hebben nieuwe medewerkers niet de benodigde hulpmiddelen om op een effectieve manier een bijdrage aan je bedrijf te leveren. Dit is de reden waarom 49% van de nieuwe medewerkers zonder officiële onboarding-training hun eerste prestatiemijlpalen niet haalt.

2 Door betrokkenheid beïnvloed verloop. Zonder de juiste aandacht in de juiste vorm zullen je nieuwe medewerkers zich niet gewaardeerd voelen. Er kunnen twijfels binnensluipen. Hebben ze de juiste keuze gemaakt door voor jouw organisatie te kiezen? Dit is de reden waarom een derde van alle nieuwe medewerkers binnen de eerste zes maanden ontslag neemt.

Het goede nieuws is dat als je deze vragen proactief beantwoordt, je het respect van je nieuwe medewerkers zult winnen, je investering in personeelswerving zult waarborgen en het onboarding-programma voor je medewerkers zult verbeteren.

Laten we ze dus beantwoorden!

Onderwerp 1 Wat gebeurt er voordat ik begin?

Procedures die voor de werkelijke start plaatsvinden, gebeuren normaal gesproken ook online. Vergeten om een laptop te bestellen of voor de eerste dag een contract te ondertekenen heeft echter meer dramatische gevolgen wanneer een nieuwe medewerker zijn eerste werkdag thuis doorbrengt.

Zorg ervoor dat de volgende vragen worden beantwoord:

Het beantwoorden van deze vragen zal jou (en je nieuwe medewerker) het vertrouwen geven dat de eerste dag zal worden besteed aan leren en niet aan het gladstrijken van onvolkomenheden!

Onderwerp 2 Hoe kan ik mijn thuiskantoor inrichten?

Succesvol vanuit huis werken is een kunst. Als je dit nog nooit eerder hebt gedaan, kan het een beetje intimiderend zijn.

Zorg dat je precies uitlegt wat je organisatie wel (en niet) zal bijdragen en vergeet niet om ook informatie te bieden over veiligheid en gezondheid in je thuiskantoor.

Als dit allemaal geregeld is, zal het thuiskantoor van je nieuwste teamlid al vanaf de eerste dag klaar zijn.

Onderwerp 3 Hoe gaat mijn eerste dag eruitzien?

Zelfs een ervaren professional kan op de eerste dag zenuwachtig zijn. Dat wordt alleen maar erger door de onzekerheid omdat de hele eerste dag op afstand plaatsvindt.

Je onboarding-programma moet zich richten op de praktische aspecten van een start op afstand, zodat je nieuwe medewerker zich volledig op de toekomst kan concentreren.

Deze vragen lijken misschien erg eenvoudig, maar als je op afstand werkt kun je niet even een collega op de schouder tikken en om hulp vragen. Daarom is duidelijkheid over basisprincipes erg belangrijk!

Onderwerp 4 Hoe gaat alles in zijn werk?

Bijna 75% van de nieuwe medewerkers vindt het een topprioriteit om tijdens onboarding het beleid van de organisatie door te lezen. Ook al lijkt dit misschien niet verschrikkelijk interessant, het is zeker erg belangrijk.

Zorg dat je vragen over praktische aspecten, processen en beleid van je organisatie voor bent.

Een werknemershandboek (aangepast op werken op afstand) is een uitstekende manier om deze dingen te communiceren. 28% van het HR-personeel denkt dat het nodig is om dit bij te werken.

Onderwerp 5 Wat is jullie reactie op COVID?

Nieuwe medewerkers willen graag weten hoe de zaken werken. Hoe heeft de organisatie op de pandemie gereageerd en wat zijn de plannen voor de toekomst om de veiligheid van de werknemers te waarborgen?

Wees zo duidelijk mogelijk om onzekerheid te voorkomen en zorg ervoor dat je antwoorden worden bijgewerkt als/wanneer er dingen veranderen.

Onderwerp 6 Hoe pas ik in het grotere geheel?

Doelen leiden tot inspiratie. Als medewerkers beter begrijpen WAAROM hun functie belangrijk is, zullen ze dus geïnspireerd zijn om beter hun best te doen. Dit is zelfs nog belangrijker in een situatie waar op afstand wordt gewerkt, wanneer het moeilijk kan zijn om te zien hoe jouw rol de bredere organisatie beïnvloedt.

Je programma voor onboarding zou nieuwe medewerkers over de strategische prioriteiten en uitdagingen van de organisatie moeten vertellen en uitleggen hoe hun rol daar een bijdrage aan levert. Dit zal medewerkers helpen begrijpen hoe ze persoonlijk een bijdrage kunnen leveren.

Onderwerp 7 Wat verwachten jullie van mij?

Alle nieuwe medewerkers willen een positieve bijdrage leveren. In een omgeving waarin op afstand wordt gewerkt, is het essentieel om communicatiever dan ooit te zijn en ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers de verwachtingen van hun rol niet uit het oog verliezen of een gebrek aan richting voelen.

Het duurt waarschijnlijk langer voordat nieuwe medewerkers die op afstand hun onboarding doorlopen, productief zijn. Richt je dus op het beantwoorden van vragen die ze helpen om snel aan de slag te kunnen.

Het zou een van je hoogste prioriteiten bij onboarding op afstand moeten zijn om je nieuwste medewerkers te laten zien dat ze alle benodigde hulpmiddelen hebben om succesvol te zijn.

Onderwerp 8 Met wie kan ik praten?

Nieuwe medewerkers moeten 3 essentiële dingen weten wanneer het over aanspreekpunten gaat:

Wanneer je in een nieuwe functie in een traditionele kantooromgeving begint, vinden daar elke dag honderden microtransacties plaats die we incidentele communicatie noemen. Je leert veel van deze manier van communicatie, vooral wanneer het gaat over wie waar verantwoordelijk voor is.

Zonder deze incidentele interacties kan het moeilijk zijn om te weten met wie je contact moet zoeken.

Daarom is het belangrijk dat je onboarding-programma op afstand expliciet beschrijft hoe nieuwe medewerkers ideeën, gedachten, vragen, angsten en zorgen kunnen uiten. Een mentorprogramma, een vertrouwelijk meldpunt voor medewerkers en een portaal voor anonieme suggesties zijn allemaal goede ideeën.

Onderwerp 9 Zal ik vrienden maken?

70% van de medewerkers vindt dat het hebben van vrienden op de werkplek het belangrijkste aspect van een bevredigend arbeidsleven is.

Als je op afstand met een nieuwe baan start, kunnen sociale connecties nog moeilijker dan normaal zijn, vooral als je een introverte persoonlijkheid hebt.

Hoe meer informatie je hier kunt bieden, hoe beter voorbereid je nieuwste medewerker zal zijn om een permanent onderdeel van je organisatie te worden.

Onderwerp 10 Hoe is de cultuur hier?

Het kan moeilijk zijn om de cultuur van een organisatie te begrijpen als je fysiek geïsoleerd bent. Bied dus een algeheel beeld van de officiële EN informele aspecten van je organisatiecultuur.

Wees eerlijk hier. Als het niet oké is om huisdieren tijdens een Zoom-gesprek te hebben, wacht dan niet tot nieuwe medewerkers het uitproberen.

Onderwerp 11 Hoe zit het met gezondheid en welzijn?

Iedereen heeft met veel druk te maken. Op dit ogenblik weten we dat veel mensen met veel meer externe stressfactoren te maken hebben dan normaal. Daardoor kan het moeilijk zijn om te weten wanneer en of ze hulp nodig hebben. Veel nieuwe medewerkers hebben het idee dat ze tijdens hun eerste weken en maanden op het werk hun beste beentje voor moeten zetten. Daarom zullen ze niet actief hulp zoeken.

Zorg dat je duidelijk maakt wat je organisatie doet om de geestelijke gezondheid tijdens deze moeilijke tijden te ondersteunen.

Laat geen ruimte voor interpretatie en maak het duidelijk dat je een gezonde werk/privé-balans aanmoedigt en dat geestelijke gezondheid prioriteit heeft.

Onderwerp 12 Hoe kan ik groeien?

Het is een feit dat de meeste mensen eerder gemotiveerd zijn door carrièremogelijkheden en de vruchten van hard werken dan door financiële compensatie. Nu de toekomst van werk echter constant in verandering is, kan het moeilijk zijn om enthousiast te zijn over je carrièretraject.

Neem deze gelegenheid om nieuwe medewerkers gerust te stellen dat op afstand werken en COVID-19 geen barrières zijn voor groeipotentieel binnen je organisatie.

De conclusie

De arbeidswereld is veranderd en we zullen de ware mate van al deze veranderingen pas weten als COVID-19 achter ons ligt.

Voorlopig is het belangrijkste om je nieuwste medewerkers gerust te stellen.

Wees hun vragen voor door op het juiste moment duidelijke, beknopte informatie te delen. Op die manier heb je het eerste deel van de strijd al gewonnen!

We helpen al meer dan 8 jaar de meest toonaangevende organisaties ter wereld om de JUISTE vragen te stellen voor de beste onboarding. We staan ook klaar om jou te helpen.