Medewerkerstransities: preboarding, onboarding, reboarding, crossboarding en offboarding

Een grote verandering, zoals onboarding of crossboarding, kan voor medewerkers een overweldigende ervaring zijn.

We noemen dit soort overgangen “medewerkerstransities”. Als deze goed verlopen, kunnen ze het succes van je organisatie en je medewerkers op de lange termijn enorm beïnvloeden.

Er zijn 5 belangrijke transitiefasen waar de medewerker mee te maken kan krijgen gedurende hun dienstverband; preboarding, onboarding, crossboarding, reboarding en offboarding.

Vandaag verkennen we elk van deze fasen en kijken wat de belangrijkste kenmerken zijn. Ook bieden we een aantal tips en tricks om je HR-afdeling voor te bereiden op succes, wanneer het gaat om het managen van transities.

Preboarding

Preboarding is de eerste belangrijke transitie. Het begint op het moment dat een nieuw aangeworven medewerker een aangeboden functie accepteert en duurt tot het moment dat deze medewerker op kantoor (of op afstand) aan zijn/haar eerste werkdag begint.

Technisch gezien is preboarding deel van het bredere onboarding proces, maar het heeft zijn eigen unieke uitdagingen.

Een goede preboarding kan de eventuele onzekerheid voor de eerste dag verlichten, hulpmiddelen bieden om direct aan de slag te kunnen en uiteindelijk voor meer betrokkenheid en verbeterde retentie zorgen.

Drie preboarding activiteiten om VANDAAG mee te starten:

→ Stuur nieuwe medewerkers een "welkomstpakket" met hun visitekaartjes en andere materialen met de naam of het merk van de organisatie.
→ Organiseer een informeel ontbijt of lunch via Zoom voor de nieuwe medewerker en zijn/haar team.
→ Zorg dat al het saaie papierwerk voor de nieuwe medewerker in deze fase afgerond wordt, zodat de eerste werkdag een leuke ervaring wordt.

Onboarding

De definitie van onboarding is "het proces om nieuwe medewerkers te helpen zich aan te passen aan de sociale en prestatie-aspecten van hun nieuwe functie". Het is de overgangsfase tussen recruitment en het dienstverband.

Goede onboarding is wat we een “overkoepelende term” noemen.

Als het goed wordt gedaan, moet dit de periode vóór de eerste werkdag bevatten (preboarding), de eerste activiteiten als werknemer zoals training, ijsbrekers en sociale ontmoetingen (oriëntatie en inductie) faciliteren, en de ondersteuning van nieuwe medewerkers tot ze volledig aan hun nieuwe rol zijn gewend, ongeacht of dat 3 weken, 3 maanden of zelfs een jaar kost (integratie).

Kortom: onboarding is een uitgebreid tweerichtings proces dat is ontworpen om kennis te delen, waarden te communiceren, relaties op te bouwen en administratieve zaken te regelen om daarmee nieuwe medewerkers te transformeren in zelfverzekerde, krachtige teamleden en ambassadeurs.

Drie onboarding activiteiten om VANDAAG mee te starten:

→ Formaliseer je buddy-programma en help buddies om nieuwe medewerkers op een zinvolle manier te ondersteunen.
→ Stem activiteiten en training op lopende projecten af om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers de meest relevante informatie ontvangen.
→ Zorg dat managers en/of HR regelmatig contact zoeken met nieuwe medewerkers.

Crossboarding

Crossboarding is een relatief nieuwe term om interne bewegingen van medewerkers binnen een organisatie te beschrijven. Het proces wordt meestal gebruikt als een teamlid zijn/haar huidige team/afdeling verlaat en in een nieuwe functie begint.

Veel van de activiteiten binnen een crossboarding proces komen voort uit onboarding en offboarding. Daarom is het logisch om interne wijzigingen van functies te zien als het 'vertrekken' bij de ene baan en het beginnen bij een andere baan, alleen dan binnen dezelfde organisatie.

Een geformaliseerd crossboarding proces kan er voor zorgen dat de persoon die van functie verandert in zijn/haar vorige rol de zaken netjes achterlaat en klaar is om in een nieuwe functie van start te gaan. Als crossboarding goed wordt uitgevoerd, kan het de tijd voor training en ontwikkeling voor de vervanging van de vertrekkende persoon minimaliseren EN zorgen dat hij/zij veel sneller productief is in zijn/haar nieuwe rol.

Drie crossboarding activiteiten om VANDAAG mee te starten:

→ Laat de betreffende medewerker een gedetailleerde 'how-to'-gids samenstellen voor de nieuwe medewerker zodat de taken naadloos kunnen worden overgedragen.
→ Help de medewerker zich comfortabeler binnen zijn/haar nieuwe team te voelen door een kleine bijeenkomst met het team te organiseren. Gebruik ook gerust een aantal ijsbrekers!
→ Maak een 'eerste week'-rooster voor de medewerker met onder andere ontmoetingen met belangrijke teamleden en collega's met een goed inzicht in de organisatie. Deel dit van te voren met de betreffende medewerker voor zijn/haar gemoedsrust.

Reboarding

Reboarding is een proces voor medewerkers die gedurende een significante periode afwezig zijn geweest (voor ouderschapsverlof, burn-out of om andere redenen) en nu weer terug bij de organisatie komen.

Het doel van reboarding is om terugkerende medewerkers opnieuw bekend te maken met je organisatie, ze op de hoogte te brengen van hun projecten, ze weer welkom te heten in de sociale kring van je organisatie en ze uiteindelijk sneller weer aan het werk te krijgen.

Tijdens de pandemie was reboarding een populair hulpmiddel voor organisaties die hun teams terug wilden brengen na verlof of terug op kantoor na een periode waarin ze op afstand hadden gewerkt.

Goede reboarding volgt dezelfde principes als goede onboarding, maar het proces is vaak meer afgestemd op de bestaande organisatorische kennis van de medewerker.

Drie reboarding activiteiten om VANDAAG mee te starten:

→ Deel informatie gefaseerd voordat de medewerker terugkomt en voorkom op deze manier dat hij/zij overweldigd raakt.
→ Neem regelmatig contact op met je terugkerende medewerkers om te polsen of ze goed aan het re-integreren zijn.
→ Maak informatie toegankelijk door alle hulpmiddelen die ze nodig hebben te centraliseren.

Offboarding

De laatste medewerkerstransitie is offboarding, ook wel bekend als exit management.

Offboarding vindt plaats vlak voor het formele afscheid tussen een werkgever en werknemer (vrijwillig of om een andere reden) en wordt vaak over het hoofd gezien. Meer dan 70% van alle organisaties heeft geen formeel beleid voor exit management.

Goede offboarding moet ondersteuning bieden aan de 5 belangrijkste componenten van effectief exit management: beoordeling, merk, compliance, waardigheid en expertise.

Als offboarding goed wordt uitgevoerd, zal het de continuïteit van de organisatie veiligstellen, voor betere processen in de toekomst zorgen en uiteindelijk loyale ambassadeurs voor je merk creëren die je organisatie met opgeheven hoofd verlaten.

Drie offboarding activiteiten om VANDAAG mee te starten

→ Verzamel berichten voor je afscheidsboodschap. Laat de collega's van de vertrekkende persoon een kaart met een persoonlijke boodschap schrijven om hem/haar eraan te herinneren dat hij/zij gemist zal worden.
→ Stel met de vervanger (of andere relevante partijen) een datum vast voor een formele overdracht van verantwoordelijkheden.
→ Voer een formeel exitgesprek. Stel open vragen en bedenk hoe je je medewerkers kunt motiveren voor maximale deelname.

Wil je een krachtige software-oplossing uitproberen die al je medewerkerstransities kan ondersteunen? Plan een kennismaking en zie wat Talmundo voor je kan doen!