3 redenen waarom goede offboarding een positieve impact op je bedrijf heeft

Offboarding, of exit management, werd van oudsher gezien als een reactief proces dat vooral bedoeld was om een medewerker met zo min mogelijk 'herrie' uit een organisatie te laten vertrekken. Dit verouderde perspectief is gelukkig achterhaald. Wereldwijd is een verandering waarneembaar in de wijze waarop HR de laatste werkdagen van vertrekkende medewerkers benadert en processen hiervoor inricht.

Een goed offboarding-proces is niet alleen beter voor jouw medewerkers, ook zakelijk gezien is het heel zinvol. Of je nu de wervingsresultaten op de lange termijn wilt verbeteren, cyberbeveiligingsrisico's wilt minimaliseren of voormalige werknemers wilt aanmoedigen om terug te keren naar jouw organisatie, de juiste offboarding-strategie kan daarbij helpen.

En we hebben cijfers om dat te bewijzen, dus leun achterover, ga er even goed voor zitten, en bekijk onze 3 (onbetwistbare) redenen waarom goede offboarding zakelijk ZEER zinvol is.

Allereerst, wat is GOED offboarden?

Niet alle offboarding is hetzelfde, dus voordat we er dieper op ingaan, is het belangrijk om te definiëren wat we bedoelen met 'goed offboarden'.

Een robuust offboarding-proces zorgt ervoor dat de medewerker het bedrijf soepel verlaat. Daarbij wordt de kennisoverdracht aan andere medewerkers vergemakkelijkt en worden compliance en privacy in het verloop van het proces gewaarborgd.

Voor een goede offboarding moet je een strategie ontwikkelen die elk van de 5 offboarding-componenten ondersteunt (wij noemen dit het 'Offboarding ABC', Assessment, Brand, Compliance, Dignity, and Expertise).

Ten slotte wordt goede offboarding ondersteund door de juiste technische oplossing waarmee de oninteressante elementen van exitmanagement worden geautomatiseerd. Zo kan HR hun kostbare tijd besteden aan andere zaken.

3 redenen waarom goede offboarding een positieve impact op je bedrijf heeft

#1: Goede offboarding versterkt het wervingsproces van je organisatie

Offboarding is het laatste moment om je waardering voor je (nu bijna ex-)medewerker uit te spreken en een blijvende positieve indruk achter te laten.

Zorg voor een positieve afronding en je vertrekkende medewerker gaat met een glimlach op het gezicht naar huis, klaar om je bij vrienden, familie en een groter netwerk aan te bevelen als uitstekende werkgever. Als de laatste indruk negatief is, vertrekt je nu ex-medewerker met een zure nasmaak, klaar om een minder positief verslag van hun ervaring online te delen.

Hoewel een paar negatieve beoordelingen misschien niet zo belangrijk lijken, kunnen ze een grote impact op je wervingsinspanningen hebben. Ongeveer 83% procent van de werkzoekenden controleert de functiebeoordelingen van een bedrijf op Glassdoor voordat ze naar een baan solliciteren. Dat zijn enorm veel mensen die de ervaringen van eerdere medewerkers lezen en erop reageren. Een lage totaalscore kan het verschil betekenen tussen uitzonderlijk talent dat bij jouw organisatie solliciteert, of naar de concurrent gaat. En dat wil je koste wat kost vermijden!

Hoewel je het niet iedereen naar de zin kunt maken, zorgt een goed offboarding-programma ervoor dat de meerderheid van de vertrekkende medewerkers jouw organisatie met een positief gevoel verlaat en deze positieve ervaring enthousiast deelt met toekomstige sollicitanten.

#2: Goede offboarding waarborgt de digitale veiligheid van jouw organisatie

Een belangrijk onderdeel van het exitmanagement van medewerkers is ervoor te zorgen dat je vertrekkende medewerkers geen toegang meer hebben tot de digitale infrastructuur van jouw organisatie. En dat is een onderdeel dat bij veel bedrijven misgaat.

Volgens onderzoek van OneLogin weet 48% van de werkgevers dat voormalige werknemers nog toegang hebben tot hun bedrijfsnetwerk. Nog verontrustender is dat 20% toegeeft dat ze te maken hebben gehad met datalekken door ex-medewerkers.

Nu willen we niet meteen zeggen dat vertrekkende werknemers hun ex-werkgevers opzettelijk saboteren. Maar in de huidige digitale wereld, waarin zoveel van onze informatie in de cloud is opgeslagen, is het niet moeilijk voor te stellen dat een voormalige werknemer gemakkelijk per ongeluk belangrijke gegevens van jouw organisatie kan wissen of delen.

Vaak behouden ex-medewerkers digitale toegang tot hun voormalige werkgever door een gebrek aan samenwerking tussen HR en IT. HR heeft alle informatie over een medewerker en zijn of haar arbeidsstatus. Terwijl IT de toegang tot de digitale infrastructuur regelt. Wanneer deze twee afdelingen niet worden gesynchroniseerd via een gestroomlijnd proces, kan het fout gaan.

Een goed offboarding-programma met vastgelegde richtlijnen voor het intrekken van digitale toegang van vertrekkende medewerkers, kan je organisatie beschermen tegen (kostbare) digitale veiligheidsschendingen.

#3: Goede offboarding vergroot de kans dat "boemerangmedewerkers" terugkeren naar jouw organisatie

Boemerangmedewerkers zijn teamleden die jouw organisatie hebben verlaten maar later terugkomen. In de afgelopen jaren was het aantal boemerangwerknemers in opkomst, waarbij bijna een derde van de Britse werknemers die de afgelopen twee jaar een functie verlieten, ervoor openstond om in de toekomst terug te keren naar hun oude werkplek.

Het opnieuw aannemen van een ex-werknemer kan een prima manier zijn om de wervingskosten te verlagen; je hoeft je organisatie niet te 'verkopen' en de leercurve van de nieuwe medewerker is een stuk korter, want ze kennen de weg al.

Het spreekt voor zich dat een medewerker alleen terugkomt bij een organisatie waar hij of zij prettig heeft gewerkt, en een goed offboarding-proces kan die terugkeer helpen vergemakkelijken.

Het exitgesprek biedt je de kans erachter te komen waarom iemand weggaat. En als het een van je topmensen is die je graag wilt behouden, bespreek dan met hem of haar of en hoe een toekomstige terugkeer eruit zou kunnen zien. Of je je vertrekkende medewerker nu inschrijft voor regelmatige updates over vacatures, of gewoon laat weten dat er voor hem of haar altijd een plek is binnen jouw organisatie, hierdoor blijft de deur op een kier staan. Je laat weten dat een terugkeer mogelijk is als de volgende uitdaging niet aan de verwachtingen voldoet.

De volgende stap

Het staat buiten kijf dat het ontwikkelen van een goede offboarding-ervaring van essentieel belang is voor een organisatie.

Maar hoe begin je eraan...? Met ons!

Het krachtige offboarding-platform van Talmundo is gebouwd om de 5 elementen van goed exitmanagement te ondersteunen met best-practice-functionaliteiten. Ons team van experts kan je adviseren over hoe je het beste proces kunt ontwikkelen voor jouw unieke behoeften en hoe je procedures kunt digitaliseren.

Neem vandaag nog contact op - we praten graag over offboarding van medewerkers.