Offboarding: wat je NIET moet doen

Het woord 'offboarding' is redelijk nieuw, maar het proces dat het vertegenwoordigt, 'exit management', bestaat al al sinds mensenheugenis in een of andere vorm.

Het woord 'offboarding' is redelijk nieuw, maar het proces dat het vertegenwoordigt, 'exit management', bestaat al al sinds mensenheugenis in een of andere vorm. 

De laatste tijd zijn organisaties het belang van goed exit management beter gaan begrijpen: hoe dit van invloed kan zijn op je huidige medewerkers, hoe het de productiviteit kan verhogen en toekomstige recruitmentprocessen kan ondersteunen.

Wat fantastisch is! Maar het feit dat de toegevoegde waarde van een offboarding programma steeds meer wordt begrepen, betekent niet dat er niet veel valkuilen zijn die je organisatie schade kunnen toebrengen als je niet voorzichtig bent.

Om je hierbij te helpen hebben we een uitgebreide lijst samengesteld met activiteiten die je tijdens offboarding moet VERMIJDEN, evenals een aantal verhelderende tips over wat je in plaats daarvan kunt doen.

#1 Doe dit niet: ontslag persoonlijk opvatten

Het kan moeilijk zijn om ontslag niet persoonlijk op te vatten, vooral als de vertrekkende persoon een centrale rol binnen je organisatie speelt of iemand is die je persoonlijk hebt begeleid. Het is belangrijk om je persoonlijke gevoelens buiten het ontslagproces te laten.

Mensen nemen regelmatig ontslag en hebben daar allerlei goede redenen voor. Het kan zijn dat ze je organisatie zijn ontgroeid of gewoon geïnteresseerd zijn in een nieuwe start. Wat de reden ook is, het is helemaal de keuze van de medewerker. Als jij je eigen verhaal erbij haalt, zal dit waarschijnlijk een bittere nasmaak bij de vertrekkende persoon achterlaten.

Wat kun je wel doen?
Ondersteun de keuze van je medewerker om te vertrekken en blijf hem/haar tot het einde van zijn/haar dienstverband als een gewaardeerde teamspeler behandelen.

Als je de vertrekkende medewerker graag aan boord wilt houden, kun je natuurlijk proberen met een tegenbod te komen. Als je ervoor kiest om deze route te volgen, probeer dan niet om de vertrekkende persoon onder druk te zetten om je aanbod te accepteren - als hij/zij ervoor kiest om te blijven, wil je dat hij dat om de juiste redenen doet en niet omdat hij/zij zich gewoon te schuldig voelt om "nee" te zeggen..

#2 Doe dit niet: ontslagen in grote groepen aankondigen

TDit klinkt misschien als een no-brainer, maar tijdens de pandemie zijn er meerdere gevallen geweest waarbij organisaties ingrijpende ontslagen van groepen van medewerkers via Zoom of e-mail bekend maakten.

We kunnen niet genoeg benadrukken (hoe groot je organisatie ook is) hoe slecht het is om op deze manier het verlies van banen aan te kondigen. Het getuigt van een enorm gebrek aan respect voor de vertrekkende medewerkers en zal zeker van invloed zijn op hoe de resterende medewerkers over je organisatie denken, om nog maar te zwijgen van je toekomstige wervingsinspanningen. Potentiële medewerkers zien dit soort praktijken niet als erg positief!

In plaats daarvan:
Als je een grootschalig ontslag of herstructurering plant, is het normaal om uit beleefdheid alle betrokken medewerkers persoonlijk te bellen. Hetkost veel tijd en het zal ongemakkelijk zijnmaar het is de enige manier om ervoor te zorgen dat je een integere werkgever blijft.

En het is een uitgelezen kans om te voorkomen dat je overal op internet wordt genoemd en dat iedereen schande spreekt over de slechte manier waarop je met je mensen omgaat... Wat je uiteraard niet wilt!

#3 Doe dit niet: medewerkers die met pensioen gaan als vanzelfsprekend beschouwen

Met pensioen gaan is een enorme mijlpaal. Je hebt je hele leven gewerkt om een punt te bereiken waarop je niet meer hoeft te werken. Beschouw pensioen dus niet als zomaar als een ontslag. Als laatste (in ieder geval fulltime) werkgever van mensen die met pensioen gaat, moet je onthouden dat de manier waarop je hun vertrek faciliteert een stempel zal drukken op hoe ze zich jou en hun werkende leven zullen herinneren.

Het is belangrijk om het werk en de energie die gepensioneerden in je organisatie hebben gestoken op de juiste manier te erkennen en ze niet zomaar vaarwel te zeggen door ze een bedankkaartje in de hand te drukken..

In plaats daarvan:
Bied werknemers die met pensioen gaan het respect dat ze verdienen door middel van een iets langer offboarding proces met bijvoorbeeld een afscheidsborrel met collega's of een uniek, bijzonder cadeau. Zorg ervoor dat je als onderdeel van het proces de uitgebreide kennis en ervaring die ze bij je organisatie hebben opgedaan documenteert.. Dit heeft een tweeledig doel: je laat de personen in kwestie weten hoeveel hun kennis wordt gewaardeerd en zorgt ervoor dat belangrijke competenties niet samen met hen de organisatie verlaten.

#4: Doe dit niet: feedback van vertrekkende medewerkers vergeten

Het is gebruikelijk voor HR om exit-interviews te houden om feedback van vertrekkende medewerkers over hun tijd bij de organisatie te verzamelen. Het probleem is dat feedback meestal wordt opgeslagen als onderdeel van het personeelsdossier van de vertrekkende medewerker, waardoor er daarna nooit meer naar wordt gekeken.

Als je geen gebruik maakt van de feedback van vertrekkende medewerkers, herhaal je waarschijnlijk fouten uit het verleden en loop je de kans mis om de retentie op lange termijn te verbeteren. Je mist ook een grote kans om te profiteren van wat er al wel goed werkt door positieve feedback aan managers door te geven.

Instead:
Investeer in een digitaal systeem om feedback vast te leggen en trends te analyseren. De realiteit is dat de meeste HR-medewerkers het al druk genoeg hebben zonder handmatig de feedback van vertrekkende collega's bij te houden. Het juiste digitale systeem zal een groot deel van het administratieve werk voor je doen. Hierdoor kan HR zich concentreren op het reageren op feedback in plaats van het verzamelen ervan.

De offboarding-oplossing van Talmundo omvat digitale tools om zowel kwalitatieve als kwantitatieve feedback in de app te verzamelen, zodat vertrekkende medewerkers op een gemakkelijke en toegankelijke manier hun feedback kunnen delen.

#5: Doe dit niet: tijdelijke en externe medewerkers vergeten in het offboarding programma

Trap niet in de valkuil om aan te nemen dat externe medewerkers geen offboarding nodig hebben. Externe medewerkers bieden juist een goede kans om eerlijke feedback uit eerste hand te verzamelen van mensen die je organisatie uit de eerste hand hebben ervaren.

Ze zijn waarschijnlijk opener en eerlijker omdat ze geen nauwe emotionele band met je organisatie hebben en weinig te verliezen hebben.

Een goed offboarding proces voor tijdelijke medewerkers is ook een uitstekende manier om een langdurige relatie met die personen op te bouwen, waardoor de kans groter wordt dat ze in de toekomst opnieuw met je organisatie willen werken - een uitgelezen kans de toekomstige recruitmentkosten te verlagen en openstaande posities snel in te vullen.


In plaats daarvan:
Maak een korte versie van je standaard offboarding proces om op een passende manier afscheid te nemen van je tijdelijke medewerkers.

Concentreer je op activiteiten waarmee feedback over hun tijd bij de organisatie kan worden verzameld en documenteer het werk dat ze hebben gedaan.

De belangrijkste boodschap?

Onthoud dat een goede strategie voor exit management/offboarding invloed heeft op je bestaande personeelsbestand EN je toekomstige wervingsmogelijkheden. Het is net zo belangrijk als onboarding en verdient je volledige aandacht als je het goed wilt doen.

Als je ons advies opvolgt, zou je een traditioneel negatieve ervaring kunnen veranderen in iets dat zijn vruchten afwerpt voor alle betrokkenen.

Onze oplossing voor exit management faciliteert een naadloze offboarding-ervaring voor HR, managers en vertrekkende medewerkers. Hoe doen we dat? Plan vandaag nog een vrijblijvend gesprek van 15 minuten met een van onze medewerkers en kom erachter!