Demo aanvragen
    Demo aanvragen
    Blog Post

    Perfecte offboarding in 5 stappen

    Een goede offboardingstrategie (of exitmanagement) staat vaak onderaan op de prioriteitenlijst van drukke HR-managers.

    Dat snappen we eigenlijk ook wel!

    Je hebt het al druk genoeg met het binnenhalen van nieuwe medewerkers, zorgen dat ze een positieve ervaring binnen je organisatie hebben, en hen de mogelijkheid bieden om zich te ontwikkelen tot de bedreven medewerkers die jij voor je zag. Offboarding, wie heeft daar nou tijd voor?

    Maar exitmanagement is wel belangrijk. Het is het laatste hoofdstuk en jouw laatste kans om een goede indruk op je (toekomstige ex-)medewerker te maken.

    Er is veel te schrijven over de zakelijke impact van een goede offboarding en waarom HR-afdelingen in digitale offboarding zouden moeten investeren, maar we houden het vandaag simpel met een eenvoudig vijfstappenplan voor goed exitmanagement.

    Icon-RightArrow-Yellow Offboarding ABCs

    Misschien heb je wel eens gehoord van de 4 C's van onboarding; de 4 belangrijkste onderdelen van een effectieve onboarding van nieuwe medewerkers.

    Voor offboarding geldt een vergelijkbaar principe, ook wel de 'Offboarding ABC’s' genoemd.

    De volgende vijf uitgangspunten vormen de belangrijkste onderdelen van een effectief offboardingprogramma.

    Graphic-Offboarding-ABC

    → Assessment (Beoordeling)
    Heeft de vertrekkende medewerker feedback gegeven op zijn of haar tijd bij de organisatie?

    → Brand (Merk)
    Heb je de vertrekkende medewerker gegeven wat hij of zij nodig heeft om in de toekomst een positieve merkambassadeur te zijn?

    → Compliance (Naleving)
    Is aan alle wettelijke voorschriften voldaan op het moment dat de vertrekkende medewerker de organisatie verlaat?

    → Dignity (Waardigheid)
    Heeft de organisatie de vertrekkende medewerker voldoende gesteund, zodat hij of zij vertrekt met een gevoel van waardigheid en respect?

    → Expertise (Kennis)
    Is de specifieke vakkennis van de vertrekkende medewerker gedeeld of vastgelegd?

    Voor een simpele, maar effectieve offboardingstrategie hoef je niets meer te doen dan het formuleren van acties bij elk van deze vijf uitgangspunten, dus waar wachten we nog op?

    Graphic-Offboarding-ABC-Assessment Assessment (Beoordeling)


    Vertrekkende medewerkers hebben kennis en inzichten waar een HR-afdeling veel aan heeft - laat dit niet zomaar de deur uitlopen.

    Er wordt regelmatig een exitgesprek gepland omdat het er nu eenmaal bijhoort, maar in veel gevallen wordt de verkregen informatie niet geanalyseerd of gebruikt om het gehele proces te verbeteren. Vergeet niet dat acties in dit stadium alleen maar effectief zijn als je de verzamelde feedback ook daadwerkelijk gebruikt.

    2 acties voor Beoordeling:

    arrow-right Maak een aantrekkelijke vragenlijst
    Ontvang je dezelfde negatieve feedback van meerdere mensen, dan is het misschien tijd om iets te veranderen. Hetzelfde geldt voor de positieve kanten - als je veel positieve feedback krijgt, kijk dan hoe je dat succes ook op andere plekken kunt toevoegen.

    arrow-rightarrow-right Plan een exitgesprek met een onbevooroordeelde derde
    Let op: 'onbevooroordeeld' is hier het sleutelwoord. Als je vertrekkende medewerker achter de schermen problemen met de manager had, dan zal een exitgesprek met die manager geen positief resultaat opleveren - een derde partij kan een dergelijk probleem overbruggen.

    Graphic-Offboarding-ABC-Brand Brand (Merk)


    Vertrekkende medewerkers zijn de beste merkambassadeurs... behalve als ze de slechtste zijn.

    Een positieve offboardingservaring kan je vertrekkende medewerkers sterker maken, waardoor je de kans vergroot dat ze goede ambassadeurs worden. Je kunt ermee voorkomen dat mensen na hun vertrek negatieve verhalen over je organisatie verspreiden.

    Tip: goede merkambassadeurs kunnen je in de toekomst helpen bij het vinden van nieuw personeel.

    2 acties voor Merk:

    arrow-right Geef een geschenk (van goede kwaliteit) mee
    Misschien lijkt het tegenstrijdig om een vertrekkende medewerker een geschenk te geven, maar het kan een leuke herinnering aan het dienstverband zijn. Bovendien hebben ze dan meteen iets visueels om ze te helpen in hun rol als merkambassadeur.

    arrow-rightarrow-right Maak vertrekkende medewerkers lid van je Alumnigroep
    Een goed georganiseerde alumnigroep is een leuke manier om bedrijfsnieuws en -evenementen te delen, om referenties voor nieuwe vacatures te krijgen en je ex-medewerkers bij je organisatie te blijven betrekken.

    Graphic-Offboarding-ABC-Compliance Compliance (Naleving)


    Het naleven van de regels is het het enige onderdeel van offboarding dat de meeste organisaties altijd goed regelen, omdat ze nu eenmaal weten wat de gevaren zijn van het niet-naleven van de arbeidswetgeving.

    Verwar een goede naleving van de regels echter niet met een holistische exitmanagement strategie - het is slechts één stukje van de puzzel.

    2 acties voor Naleving:

    arrow-right Vraag om een ondertekende ontslagbrief
    Een juridische formaliteit misschien, maar het is ook een goede manier om het ontslag definitief te maken, waarna het offboardingproces officieel in gang kan worden gezet.

    arrow-rightarrow-right Bespreek geheimhoudingsovereenkomsten of concurrentiebedingen
    Door Medewerkers zijn de details van dit soort overeenkomsten vaak vergeten. Neem ze nog een keer door in een kort, persoonlijk gesprek om problemen in de toekomst te voorkomen.

    Graphic-Offboarding-ABC-Dignity Dignity (Waardigheid)


    Als je verkondigt dat je 'jouw mensen voorop stelt', dan zou dit het belangrijkste onderdeel van je exitmanagement strategie moeten zijn.

    Je mensen de kans geven met opgeheven hoofd te vertrekken is het beste cadeau, en een gebaar waarmee je goodwill kweekt bij zowel de vertrekkende medewerker als je bredere personeelsnetwerk.

    2 acties voor Waardigheid:

    arrow-rightCommuniceer het vertrek intern
    Hoe sneller het vertrek van medewerkers wordt aangekondigd, hoe eerder zij het er op een open en eerlijke manier met hun collega's over kunnen hebben. Laat de vertrekkende medewerker zelf de toon van het bericht bepalen.

    arrow-rightarrow-right Schrijf een bedankje op LinkedIn
    Een LinkedIn-bericht waarin de directe manager je vertrekkende medewerker bedankt is een goede (en publieke) manier om te laten zien dat je zijn of haar dienstverband hebt gewaardeerd.

    Graphic-Offboarding-ABC-Expertise Expertise (Kennis)


    Stel je voor - je meest ervaren teamlid vertrekt en het was niet iemand die veel opschreef. Dan loopt alle kennis die hij of zij in vijf jaar heeft opgebouwd samen met je medewerker de deur uit.

    Het is heel belangrijk die kennis te beschermen. Zonder die kennis worden lopende projecten gehinderd, gaat er tijd en geld verloren en wordt de rest van het team minder productief omdat zij de ontstane problemen moeten oplossen.

    2 acties voor Kennis:

    arrow-right Faciliteer toegang tot resources
    Zorg ervoor dat vertrekkende medewerkers hun managers vertellen welke systemen ze gebruikten en wat de benodigde inloggegevens en/of wachtwoorden daarvoor zijn. Bewaar de gegevens op een veilige manier.

    arrow-rightarrow-right Maak een video voor de opvolger
    Als een medewerker vertrekt voordat er een opvolger is, vraag haar of hem dan een korte video voor de opvolger te maken. Zo zorg je ook meteen voor een vriendelijk welkom voor je nieuwe medewerker.

    Conclusie_


    Afscheid nemen van een medewerker hoeft geen negatieve ervaring te zijn.

    Zorg ervoor dat je alle 5 offboarding-ABC's afhandelt voor het beschermen van je bedrijfscontinuïteit en de ontwikkeling van je toekomstige processen, maar vooral omdat je op die manier sterke merkambassadeurs krijgt die je organisatie met opgeheven hoofd verlaten.



    Meer weten over offboarding? Ga naar onze offboarding-checklist. Daar vind je nog meer tips, trucs en acties voor elk van de vijf onderdelen.
    New call-to-action


    Onderwerpen: Onboarding , Featured , HR
    Meer onboarding content