Case Study

Gjensidige: Verhoog retentie op lange termijn door goede preboarding

Gjensidige gebruikt Talmundo’s krachtige technologie in de preboarding-fase om contact te leggen met nieuwe medewerkers vóór de 1e werkdag. Hun doelstelling is om alle nieuwe medewerkers een goede start te bezorgen, een sterkere verbinding te creëren en het personeelsverloop te verminderen.

JIJ KUNT DIT OOK

Aan de slag met Talmundo

Industrie

Verzekeringen

Hoofdkantoor

Oslo

Aantal medewerkers

3700+

175

Nieuwe medewerkers in 2020

89%

App-activatie percentage

4.44/5

Gemiddelde app-beoordeling

Gjensidige-onboarding-case-study-introduction

Een korte introductie van Gjensidige

Al meer dan 200 jaar verzekert Gjensidige het leven, de gezondheid en waardevolle goederen van hun klanten.

Als een van de meest erkende organisaties van Noorwegen, heeft Gjensidige Forsikring meer dan 3700 medewerkers in Noorwegen, Zweden, Denemarken en de Baltische Staten. De organisatie staat bekend als een topwerkgever met een sterk werkgeversmerk.

Gjensidige had als doel het verloop te verminderen en ervoor te zorgen dat al hun nieuwe medewerkers een geweldige start zouden hebben vanaf het moment dat hun contract is getekend.

Ongewenst verloop is duur

Veel organisaties hebben als uitdaging hun met moeite geworven medewerkers te behouden, en statistieken tonen aan dat tot 31% van de nieuwe medewerkers hun baan binnen de eerste 6 maanden opzegt.

Schattingen variëren, maar de gemiddelde kosten van het werven van een nieuwe medewerker begint bij ongeveer €2.880 voor een startersfunctie, en kan stijgen tot €184.000 voor het vervullen van leidinggevende vacatures

Een verschil willen maken.

Gjensidige neemt meer dan 300 medewerkers per jaar aan, wat betekent dat er veel winst kan worden behaald door het verloop van nieuwe medewerkers te verminderen.

HR-specialist Margareta Paul heeft zich actief ingezet en geprobeerd een oplossing te vinden:

"We hebben ons lang gericht op onboarding en zijn op dit gebied reeds succesvol. Voor veel van onze functies is een tamelijk formele onboarding nodig, vooral in de afdelingen verkoop en klantenservice."

We zagen echter dat we in de preboarding-fase nog echt een verschil konden maken.

Margareta Paul

HR-specialist, Gjensidige

Het belang van preboarding

Gjensidige zag dat er veel mogelijkheden waren om de ervaring van de nieuwe medewerkers te verbeteren tussen het moment van contractondertekening en de eerste werkdag, dit wordt ook wel de preboarding fase genoemd.

Het missen van een goed introductieproces gedurende deze preboarding fase kan bijdragen aan een minder goede algehele ervaring. In sommige gevallen kan de nieuwe werknemer zelfs overwegen of hij/zij al dan niet de juiste keuze heeft gemaakt om bij de organisatie te komen werken.

"Hoewel een groot aantal leidinggevenden het belang van een goed preboarding-proces begrepen, zagen we ook dat sommige leidinggevenden het belang ervan niet volledig inzagen, of de tijd niet hadden om te zorgen voor een goede preboarding voor alle nieuwe medewerkers", aldus Paul.

“We willen er zeker van zijn dat al onze nieuwe medewerkers een goede start hebben wanneer ze bij Gjensidige komen werken, ongeacht hun functie.”

Margareta Paul

HR-specialist, Gjensidige

De juiste tool kiezen

Gjensidige doorliep een grondig proces en beoordeelde verschillende systemen, maar kwam uiteindelijk terecht bij Talmundo:

“Talmundo was het systeem dat we het meest geschikt vonden voor het vullen van het gat in ons preboarding-proces. We vonden het gebruiksvriendelijk, aantrekkelijk voor de nieuwe medewerker en gemakkelijk inzetbaar in meerdere landen.” aldus Paul.

Bij Talmundo worden preboarding-activiteiten beheerd met een interactieve web-app die aan alle nieuwe medewerkers beschikbaar wordt gesteld.

HR creëert content in de ‘admin portal’ die daarna naar nieuwe medewerkers wordt gestuurd op relevante momenten in hun pre- en onboarding periode, evenals herinneringen om ze betrokken en up-to-date te houden.

Tegelijkertijd ontvangen managers en andere belanghebbenden geautomatiseerde e-mailnotificaties om belangrijke taken aan hun kant te vervullen, zoals het voorbereiden van een welkomstpakket of het plannen van een introductiebijeenkomst.

Het feit dat we de content zelf konden beheren en niet voor elke nieuwe medewerker het programma opnieuw volledig hoefden in te richten, hebben we als zeer positief ervaren.

Margareta Paul

HR-specialist, Gjensidige

35%

Henry, je Gjensidige-ervaring begint binnenkort!

Er wachten 2 taken op je, doe deze en zorg ervoor dat je volledig bent voorbereid.

Dagen tot aan start

Ontdek het programma

Welkom bij Gjensidige

Ontmoet het management

38%

Welkom terug, Henry!

Er wachten 2 taken op je, doe deze en zorg ervoor dat je volledig bent voorbereid.

Dagen tot aan start

Bekijk onze twee locaties in Oslo!

Implementatie in recordtijd

Gjensidige kwam in september 2019 bij de Talmundo-familie en ging in december datzelfde jaar live met hun preboarding-oplossing.

Hun speciale project team werkte samen met Talmundo's onboarding-experts om een op maat gemaakte ervaring te creëren, waarin best-practices, interessante content en interactieve programma's worden gecombineerd - dit alles in minder dan drie maanden.

De eerste successen

Gjensidige gebruikt verschillende van Talmundo’s interactieve functionaliteiten, waaronder de 360 virtuele kantoor tour, feedback 'pulse checks' en de ‘Introduceer jezelf’-module.

Ze zijn bijzonder innovatief geweest in hun gebruik van Talmundo's aanpasbare contentpagina's - een flexibele functionaliteit waarmee beheerders dynamische, gepersonaliseerde content rechtstreeks in de app kunnen creëren.

Het Gjensidige-team heeft gebruik gemaakt van deze contentpagina’s om een breed scala aan interessante content te creëren – van de historie & waarden tot leuke weetjes, een ‘Gjensidige woordenboek’ en een welkomstvideo.

Deze content wordt aan nieuwe medewerkers gestuurd op vooraf bepaalde momenten gedurende het preboarding-traject.

Gjensidige-onboarding-case-study-learning-pages-admin

We houden van de flexibiliteit die Talmundo biedt als het gaat om welke informatie beschikbaar kan worden gesteld aan de nieuwe medewerkers en wanneer, en dat we zelf de informatie kunnen aanpassen wanneer nodig.

Margareta Paul

HR-specialist, Gjensidige

Gjensidige-onboarding-case-study-on-the-horizon

Stip op de horizon

Gjensidige voegt reeds waarde toe aan de ervaring van hun nieuwe medewerkers, maar er zijn meer initiatieven voor komend jaar!

Ze zijn onlangs begonnen om managers nog meer te betrekken bij het preboarding proces, belangrijke informatie over het programma wordt gedeeld via webinar-trainingen die iedereen kan volgen.

De toekomst biedt veel mogelijkheden en Gjensidige kijkt ernaar uit extra functionaliteiten te introduceren zoals de digitale Q&A-chatbot die nieuwe medewerkers 24/7 ondersteuning biedt!