Case Study

Bacardi: Een verbeterde, wereldwijde onboarding ervaring voor nieuwe medewerkers

Bacardi gebruikt de Onboarding app van Talmundo wereldwijd als centraal onderdeel van de ervaring voor nieuwe medewerkers.

JIJ KUNT DIT OOK.

Start met Talmundo

Headquarters

Bermuda

Company Reach

150+ Countries

Company Size

7000+

1862

Opgericht

7000+

Medewerkers wereldwijd

4.75

Gemiddelde Score Onboarding Ervaring

Bacardi werkt samen met Talmundo om nieuwe medewerkers te verwelkomen

Door middel van onze unieke softwareoplossing hielp Talmundo Bacardi eenheid te brengen in hun wereldwijde strategie voor het onboarden van nieuwe medewerkers, hun toolkit voor het verwelkomen van nieuwe medewerkers en hun aanpak voor content delivery. Hierdoor wordt gewaarborgd dat elke nieuwe medewerker bij Bacardi vanaf het begin beschikt over de juiste bedrijfsinformatie, ongeacht hun locatie of rol.

Corina Kromhout, Global L&D Specialist, deelt haar ervaring en HR-inzichten

Met een druk op een knop kan ik iets veranderen en het is gelijk overal live.

Corina Kromhout

Global Learning & Development Specialist, Bacardi

De noodzaak van verandering

Bacardi had voorheen een traditionele e-learning aanpak ten opzichte van onboarding. Deze aanpak was echter te ingewikkeld en ook kostbaar door de noodzaak van het regelmatig bijwerken om te blijven voldoen aan de behoeften van zich snel ontwikkelende mensen en de bedrijfsvereisten. Ze zochten naar iets dat hen flexibiliteit gaf en een besparing in tijd en geld kon opleveren wat betreft het bijwerken van HR-informatie voor nieuwe medewerkers terwijl het bedrijf zich verder ontwikkelde. Verder zochten ze naar iets waarmee een element van interactiviteit was toe te voegen en waarover nieuwe medewerkers konden beschikken voordat ze begonnen te werken voor het bedrijf.

Vóór de samenwerking met Talmundo was het proces inefficiënt en vaak ineffectief - een nieuwe medewerker tekende een contract en vervolgens "deed iedereen zijn eigen ding op lokaal niveau". Dit varieerde van locatie tot locatie en was sterk afhankelijk van het initiatief van de plaatselijke lijnmanagers en hun betrokkenheid bij het onboarden.

Talmundo-Bacardi-onboarding-case-study-goals

Beoogde doelstellingen

Bacardi wilde een oplossing voor onboarden die eenvoudig was bij te werken op zowel plaatselijk als wereldwijd niveau, met toegankelijkheid voor alle plaatselijke HR-teams en de mogelijkheid tot veeltalige aanpassingen over de gehele linie.

De meest recente HR-reis van het bedrijf is het vertegenwoordigen van de geest van het merk Bacardi tijdens alle welkomstactiviteiten en het in samenwerking met Talmundo implementeren van een wereldwijde onboarding toolkit.

Talmundo-Bacardi-onboarding-case-study-product

Nieuwe pijlers voor HR

Tegenwoordig is het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers van Bacardi overal op de wereld voor het hele bedrijf hetzelfde. Deze bestaat uit drie verplichte elementen: een welkomstplan van 90 dagen, een buddysysteem en een mixology training.

Het hart van de toepassing bij Bacardi wordt gevormd door “pulse checks”, Talmundo’s in-app feedbacksysteem. Hiermee helpt Talmundo de nieuwe medewerkers te voorzien van de informatie die in het 90 dagen welkomstpakket is gestopt. Dit gebeurt aan de hand van een geleidelijke vooruitgang waarbij de informatie wordt uitgesmeerd over de inwerktijd. Verder geeft het Bacardi de mogelijkheid om gegevens te verzamelen over de vorderingen van hun nieuwe medewerkers wat betreft het voltooien van de drie verschillende pijlers van hun inwerkprogramma.

Het opstellen van doelstellingen voor onboarding volgens het SMART-principe helpt bij het waarborgen van het succes van het inwerkprogramma: “95% van de Bacardi-ervaring moet binnen de eerste 90 dagen worden voltooid”, zegt Corina.

Beslissingen gebaseerd op gegevens

Door hun toekomstige strategie te baseren op de verzamelde gegevens via de Talmundo App, heeft Bacardi nu het volste vertrouwen in de keuzes die zij maken ten aanzien onboarding.

Door overweldigend positieve resultaten van pulse checks, ligt de toekomstige focus op het op één lijn brengen van de offline en online ervaringen van onboarding. De onboarding app geeft elke nieuwe medewerker bijvoorbeeld contactgegevens van een 'Bacardi buddy‘, iemand waar ze naar toe kunnen gaan voor advies en begeleiding. Maar of de nieuwe medewerker en de buddy in de praktijk daadwerkelijk contact met elkaar maken is natuurlijk afhankelijk van de afzonderlijke medewerkers. De huidige doelstelling is ervoor te zorgen dat deze en andere online mijlpalen verder gaan overeenkomen met de ervaringen van de nieuwe medewerker op kantoor.

In de toekomst mikt Bacardi op het verzamelen van nog meer gegevens via de app - het vergelijken van landen en locaties, specifiek het kijken naar de gegevens van de 90-dagen onboarding en de gebruikersbetrokkenheid in het algemeen.

Bij het trainen van HR om ze aan het denken te zetten over onboarding en om andere belanghebbenden er direct bij te betrekken, moeten ze toegang krijgen als managers, zodat ze precies weten wat de nieuwe medewerkers doormaken en ook omdat zij de informatie voor de app moeten schrijven.

Het belang van onboarding

We spraken met Bacardi's Global Director Learning & Development om erachter te komen waarom zij denkt dat onboarding zo'n belangrijk onderdeel is van de organisatiecultuur.

Waarom Talmundo?

De Talmundo app voorziet nieuwe medewerkers niet alleen van informatie, maar zorgt er ook voor dat lijnmanagers en andere belanghebbenden weten dat er iemand op de afdeling of op het kantoor bijkomt - door berichten te sturen naar alle desbetreffende personen en daardoor de basis te leggen voor een verwelkomende stemming.

De onboarding app begint met het opbouwen van een verwelkomende stemming vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerkers. Het personeel wordt bij de komst van de nieuwe medewerker betrokken zodra het arbeidscontract is getekend.

“Aan wie ik het ook laat zien, iedereen vindt het prachtig. Het is niet moeilijk om HR en andere beleidsmakers te overtuigen.”

En hoe zit het met de invoering van de app in kantoren in andere landen? Bacardi heeft dat al opgelost.

Bacardi heeft webinars gehouden om de toolkit voor het verwelkomen van nieuwe medewerkers te presenteren, inclusief het introduceren van de onboarding app aan managers. "Het is echt heel eenvoudig. Ik geef een workshop van anderhalf uur en ze zijn klaar om ermee aan de slag te gaan. Zo simpel is het!", zegt Corina. Actieve en vooral duidelijke interne communicatie met alle lokale HR teams hebben het gebruik van de app snel doen toenemen, doordat we ervoor hebben gezorgd dat beheerders ermee overweg kunnen.

Talmundo-Bacardi-onboarding-case-study-visual-personal

Maak het persoonlijk, maak het visueel

Twee van de meest gebruikte functies in onze app zijn de functies 'brand' (merknaam) en 'pulse checks' (controlefunctie waarmee een vinger aan de pols kan worden gehouden). Maar hoe u informatie deelt is doorslaggevend voor de algehele betrokkenheid - door het gebruiken van infographics en persoonlijke verhalen wordt de informatie aantrekkelijker en eenvoudiger te internaliseren.

Indien u vanaf nul begint met onboarding informatie, geef er dan de voorkeur aan informatie via video te verstrekken en zorg voor een visuele aanpak bij het voorstellen van de merknaam.

Corina licht toe,"Bacardi concentreert zich op onze familiegeschiedenis en onze waarden, maar we verliezen onze bedrijfsverantwoordelijkheid niet uit het oog.”

We hebben onze admins in één uur laten zien wat ze met de app kunnen doen, daarna konden ze er meteen mee aan de slag, zo simpel is het!

Corina Kromhout

Global Learning & Development Specialist, Bacardi

De volgende grote stap

De app vermindert de noodzaak van manuele rapportage op het gebied van people management door de gehele organisatie.

Over de toekomstplannen van Bacardi zegt Corina: "Ervoor zorgen dat alle locale HR-teams de juiste toegangsniveaus krijgen en meer informatie vertalen". De volgende grote stap is het onboarden meer te lokaliseren en volledig te integreren in de lokale processen terwijl het op wereldniveau blijft georganiseerd.

Door gebruik te maken van de feedback van hun nieuwe medewerkers van het laatste jaar, heeft Bacardi nu de nieuwe onboarding uitdaging vastgesteld - een negatieve beoordeling van een nieuwe medewerker kan de desbetreffende manager erop attenderen dat er een behoefte over het hoofd werd gezien en meer mogelijkheden scheppen voor een tijdige reactie.

Het belangrijkste doel is nog steeds het laten toenemen van de interactiviteit. Niet alleen het toenemen van de interactiviteit tussen de nieuwe medewerker en de desbetreffende manager, maar ook tussen de nieuwe medewerkers en hun collega's.