Goede onboarding software voor medewerkers kan een gamechanger zijn, maar niet alle software is hetzelfde!
Een goed (of 'best-in-class') onboarding proces leidt tot zelfverzekerde teamleden die hun verantwoordelijkheid durven te nemen en tevens als ambassadeur voor jouw bedrijf optreden. Toch vindt slechts 9% van de managers, 19% van de HR medewerkers en 25% van de medewerkers dat hun huidige organisatie de onboarding "buitengewoon goed" heeft gedaan.
De juiste onboarding software helpt je om je onboarding proces in een mum van tijd van 'wel ok' naar 'spectaculair' te upgraden. Het levert een tijdsbesparing op voor HR, zorgt ervoor dat de belangrijkste contacten van jouw nieuwe medewerkers "op de hoogte blijven" en stelt je in staat informatie met één druk op de knop naar meerdere locaties en afdelingen te communiceren.
Om je te helpen de juiste onboarding software te vinden en valkuilen te ontwijken, hebben we een lijst met 7 essentiële kenmerken samengesteld voor als je op zoek bent naar een toekomstbestendige digitale onboarding-oplossing!
Toporganisaties kiezen voor toekomstvriendelijke technologie die op ervaring gebaseerde ('proactieve') onboarding ondersteunt. Daarbij ligt de focus op het traject van de kandidaat vanaf het moment dat het contract wordt ondertekend tot het moment dat hij of zij volledig in het bedrijf is geïntegreerd.
Traditionele onboarding-technologie heeft beperktere mogelijkheden en neigt naar een passieve vorm van onboarding waarbij het aanvinken van administratieve vakjes prioriteit krijgt. Compliance is uiteraard belangrijk, maar de beste resultaten komen tot stand wanneer proces en ervaring beide worden ondersteund.
Wanneer je op zoek bent naar de juiste softwareoplossing voor het onboarden van medewerkers, moet je rekening houden met al je gebruikers. De nieuwe medewerker is de eindgebruiker van het systeem, maar we vergeten vaak dat er veel stakeholders zijn, zoals HR-teamleden, managers, de buddy's van nieuwe medewerkers, etc. die de software iedere dag gebruiken.
Deze 7 essentiële functionaliteiten zijn van invloed op iedereen die met onboarding te maken heeft. Het is daarom belangrijk dat iedere oplossing die je overweegt, voor iedereen goed functioneert.
 |
1. De onboarding software kan in het bestaande HR landschap worden geïntegreerd
|
We leven in een digitaal tijdperk waarin de meeste, zo niet alle HR-processen digitaal worden beheerd. Het is dus geen verrassing dat compatibiliteit met je bestaande systemen een van de belangrijkste factoren van goede onboarding-software is.
Als je HR-raamwerk rond bepaalde systemen is opgebouwd, heeft het op de lange termijn ernstige gevolgen als je iets toevoegt dat niet met de andere onderdelen kan communiceren. Je hebt een oplossing nodig die eenvoudig verbinding kan maken en gegevens kan delen met je bestaande systemen zonder extra werk voor HR te creëren.
Talmundo's onboarding software voor medewerkers kan communiceren met de meeste moderne HR-systemen zoals Workday, SAP Success-Factors, BambooHR, Taleo, AFAS etc.
→ Migratie van kandidaatsgegevens van werving naar onboarding zonder enige administratieve handeling.
→ Geautomatiseerd verwijderen van gegevens van nieuwkomers omwille van veiligheid en beveiliging.
→ Voer de systeemintegratie in eigen beheer uit, of laat ons team van experts het voor jou doen.
|
2. De onboarding software biedt oplossingsgerichte rapportages
|
Inzichtelijke gegevens zijn een must-have wanneer je een toekomstbestendig onboarding-traject wilt creëren. Je moet lessen en belangrijke meetresultaten kunnen vastleggen, maar belangrijker nog, je moet je bevindingen kunnen toepassen als je je onboarding proces op de lange termijn wilt verbeteren.
Zoek naar software die aanpasbare rapporten en dashboards biedt, waarmee je kunt inzoomen op specifieke gebieden van je onboarding-traject en die je in staat stelt bevindingen tussen verschillende afdelingen en zelfs locaties te vergelijken.
Hoe Talmundo het doet
Met onze intuïtieve rapportage-dashboards kun je eenvoudig je onboarding data bijhouden.
→ Visualiseer activerings-, voortgangs- en voltooiingspercentages van onboarding op wereldwijde en lokale schaal.
→ Vergelijk prestaties van verschillende locaties en afdelingen ten opzichte van hun eigen prestaties en elkaar.
→ Creëer maatwerk rapportages die zijn afgestemd op de behoeften van jouw organisatie.
|
3. De onboarding software kan aan jouw merk worden aangepast
|
Employer branding wordt steeds belangrijker in de moderne arbeidsmarkt, en onboarding is het perfecte moment om jouw merk onder de aandacht te brengen.
Eén manier om dit te doen is ervoor te zorgen dat jouw onboarding-traject echt aanvoelt als een onderdeel van jouw organisatie - en niet alsof je het proces hebt uitbesteed.
Zoek naar software die een flinke dosis personalisatie mogelijk maakt - je moet op zijn minst kleuren kunnen aanpassen en je logo kunnen toevoegen. Als je een stap verder wilt gaan, kun je denken aan een oplossing waarbij je eigen terminologie van jouw organisatie gebruikt. Zo noemt het familiebedrijf Bacardi bijvoorbeeld zijn medewerkers 'Primos', het Spaanse woord voor 'neven'.
Hoe Talmundo het doet
Onze aanpasbare onboardee-app kan een visitekaartje voor het bedrijfsmerk van jouw organisatie zijn.
→ Laat de Talmundo software eruitzien en aanvoelen als jouw organisatie met je eigen logo en huisstijl.
→ Gebruik de eigen, unieke terminologie van jouw organisatie in de app, zodat je gebruikers zich thuis voelen.
→ Profiteer van een op maat gemaakte app-URL voor gemakkelijke toegang: jouw-bedrijf.apps.talmundo.com.
|
4. De onboarding software is selfservice voor nieuwe medewerkers
|
Dankzij de ontwikkeling van platforms als Facebook en Google leven we in een tijd waarin mensen gewend zijn aan digitale selfservice. Dit is fantastisch nieuws voor HR, want met de juiste technologie kunnen nieuwe medewerkers zelfstandig de organisatie leren kennen, documenten uploaden en leren.
Alledaagse activiteiten, zoals het beantwoorden van basisvragen en het verzamelen en verwerken van documentatie voor nieuwe medewerkers, kosten HR veel tijd. Hoe meer elementen je kunt implementeren in het onboardingproces waarmee nieuwe medewerkers zelf aan de slag kunnen, hoe minder HR hoeft te doen.
Hoe Talmundo het doet
Talmundo's interface voor nieuwe medewerkers werkt volledig intuitief. Door middel van tijdgebonden content en interactieve modules, worden nieuwe medewerkers gestimuleerd om hun eigen vragen te onderzoeken en te beantwoorden.
→ Maak gebruik van tijdgebonden content om je nieuwe medewerker steeds weer naar de app te laten terugkomen.
→ Laat nieuwe medewerkers alle documentatie met betrekking tot hun dienstverband direct in de app invullen en uploaden.
→ Gebruik onze AI-chatbot om veelgestelde vragen van nieuwe medewerkers te automatiseren.
|
5. De onboarding software biedt flexibele content creatie
|
Goede content biedt op een leuke en interactieve manier een meer diepgaande kijk op jouw organisatie waardoor nieuwe medewerkers worden geïnspireerd. De juiste content heeft een positief effect op retentie, tijd-tot-productiviteit en betrokkenheid. Dus als het gaat om onboarding software en content, heb je meer nodig dan alleen een platform om leermodules in pdf-format te uploaden.
Zoek naar een systeem waarmee je een breed scala aan visueel aantrekkelijke content kunt maken, maar zorg er wel voor dat het gebruiksvriendelijk en intuïtief is. Daarmee creëer je vertrouwen binnen het hele team waardoor iedereen er plezier aan beleeft.
Hoe Talmundo het doet
De leerpagina's van Talmundo kunnen aan de wensen van jouw organisatie worden aangepast en bieden je de mogelijkheid om eenvoudig passende content voor jouw onboarding proces te creëren. Van FAQ tot pre-start-training, teamoriëntatie en nog veel meer.
→ Kies uit vooraf opgemaakte templates of maak je eigen pagina's.
→ Gebruik de pagina's om in-app uitgebreid lesmateriaal te maken.
→ Gebruik het platform om beeldmateriaal en geïntegreerde video’s te hosten waarmee je content positief opvalt.
|
6. De onboarding software bevat ingebouwde automatisering voor taken en e-mails
|
De administratie van nieuwe medewerkers is een noodzakelijk kwaad, dat HR veel tijd kost. Geautomatiseerde taakmanagementsystemen kunnen veel van die druk wegnemen: HR kan taken eenvoudig één keer instellen en ze naar behoefte toewijzen. Daarna doen e-mailherinneringen, pop-ups en meldingen de rest.
Niet alle onboarding software beschikt over een geïntegreerd taakmanagement systeem en de programma's die dat wel doen, bieden vaak weinig meer dan opgeleukte takenlijsten.
Zoek naar een onboarding softwareoplossing die complexe automatisering aankan, zodat je alle betrokkenen op de hoogte houdt en ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers gedoseerd belangrijke informatie ontvangen.
Hoe Talmundo het doet
Taakmanagement in Talmundo plaatst HR aan het stuur van een geïntegreerd taakmanagementsysteem dat de hele onboarding-levenscyclus omvat. Het is een eenvoudig proces in 3 stappen:
→ Stel je raamwerk in. Creëer en wijs taken toe voor de gehele onboarding-levenscyclus.
→ Werk aan betrokkenheid van al je stakeholders. Zorg ervoor dat taken door de gehele organisatie, in één centrale hub, kunnen worden afgerond.
→ Manage met vertrouwen. Zorg voor een robuuste takenbibliotheek, zodat niemand in het duister tast.
|
7. De onboarding-software is cloudgebaseerd met een gebruiksvriendelijke interface |
Als het niet cloudgebaseerd en mobielvriendelijk is, is het snel achterhaald. En als iets niet gemakkelijk te gebruiken is, zal niemand het gebruiken. Dat geldt zowel voor je team als voor je nieuwe medewerkers.
Je wilt iets dat HR met één druk op de knop kan bijwerken en dat je medewerkers ook buiten kantoor kunnen raadplegen. Iets met een achter- en voorkant en een intuïtief ontwerp waar gebruikers gemakkelijk doorheen kunnen navigeren, ongeacht of ze technisch handig zijn.
Hoe Talmundo het doet
De software van Talmundo wordt volledig ondersteund door het opererende ontwikkelingsteam van Talentech. Dus je kunt van het begin tot het eind vertrouwen op een naadloze gebruikerservaring.
→ Een duidelijke en intuïtieve gebruikersomgeving waarin de beleving van de beheerder en de eindgebruiker perfect in evenwicht zijn.
→ De software van Talmundo is gebouwd op de infrastructuur van Microsoft Azure die snel, betrouwbaar en toekomstbestendig is.
→ Toegankelijk op alle gangbare apparaten en besturingssystemen, overal ter wereld.
|
BONUS: De onboarding software gaat verder dan alleen het inwerken van medewerkers |
De HR-leiders van vandaag weten dat onboarding slechts EEN van de verschillende cruciale overgangsmomenten voor medewerkers is. Softwareontwikkelaars weten dit ook en houden zich dan ook bezig met het upgraden van hun platforms, om meer te kunnen doen dan alleen onboarding.
Als je een systeem wilt dat echt toekomstbestendig is, kijk dan naar software die ook andere transitiemomenten kan ondersteunen, zoals preboarding, reboarding, crossboarding en natuurlijk offboarding.
Hoe Talmundo het doet
In essentie is Talmundo een alles-in-één transitieplatform voor medewerkers waarmee ieder transitiemoment in de levenscyclus van de medewerker, van pre-boarding tot off-boarding, wordt ondersteund.
→ Onboarding: Maak nieuwe medewerkers enthousiast over hun nieuwe functie en laat ze snel aan de slag gaan.
→ Offboarding: Zorg voor een soepele overdracht en creëer levenslange merkambassadeurs.
→ Preboarding, reboarding en crossboarding: Begeleid mensen eenvoudig door de periode die leidt naar een nieuwe functie, een verandering van functie, een terugkeer naar het werk na een (langere) periode van afwezigheid, en meer.
Met de meest effectieve onboarding-software kun je een uniek verhaal neerzetten, met boeiende, interactieve inhoud, trouw aan je merk en gemakkelijk toegankelijk voor al je gebruikers.
Door de JUISTE onboarding-technologie voor jouw organisatie te kiezen, kan je de beleving van je nieuwe werknemers naar een hoger plan brengen.
Dus neem de tijd, doe je onderzoek en denk verder dan de uitdagingen van vandaag om je reis toekomstbestendig te maken voor morgen.
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
