Demo aanvragen
    Demo aanvragen
    Blog Post

    7 belangrijke lessen over remote onboarding in 2021

    Remote onboarding is een populair onderwerp binnen HR. Voor de coronavirus pandemie hadden veel HR-teams geen idee wat het begrip inhield, laat staan hoe ze het moesten doen.

    Tijdens het afgelopen jaar zijn teams over de hele wereld echter in het diepe gesprongen en hebben ze geprobeerd positieve onboarding-ervaringen voor nieuwe medewerkers te creëren vanaf hun bank, keukentafel en (af en toe) hun bed.

    Natuurlijk is ieder nieuw proces tot op zekere hoogte een kwestie van vallen en opstaan.

    Goede intenties leiden niet altijd tot een perfect proces, dus het is belangrijk van fouten te leren en nieuwe medewerkers naar hun mening te vragen, zodat je je remote onboarding proces op de lange termijn kunt verbeteren.

    Om je op weg te helpen, hebben we een informele enquête over remote onboarding uitgevoerd waarin we vroegen hoe nieuwe medewerkers die op afstand aan hun nieuwe baan begonnen, op die ervaring terugkijken.

    Om het simpel te houden, hebben we de resultaten opgesplitst in 7 belangrijke lessen die je vertellen wat toekomstige nieuwe medewerkers op afstand nodig hebben om te slagen.

    Icon-RightArrow-Yellow Wie hebben we ondervraagd?

    Voordat we de details met je doornemen, is het misschien handig te weten wie we hebben ondervraagd.

    We hebben reacties verzameld van 50 medewerkers die in de afgelopen vier maanden bij een nieuwe organisatie zijn gaan werken, volledig of gedeeltelijk op afstand.

    Het onderzoek was anoniem en is verstuurd aan medewerkers in een groot aantal verschillende landen waaronder Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland en Scandinavië.

    Icon-RightArrow-Yellow Les #1


    53% van de nieuwe medewerkers was nerveus over het beginnen aan een nieuwe baan tijdens de pandemie.

    Met een nieuwe baan beginnen is sowieso al een zenuwslopende gebeurtenis. Je moet zo veel nieuwe mensen ontmoeten, namen onthouden, systemen leren kennen en taken op je nemen.

    Als je collega's allemaal op afstand werken, zijn die dingen nog veel moeilijker (als je ooit een Zoom-gesprek met meer dan vijf deelnemers hebt gevoerd dan weet je hoe moeilijk het kan zijn om ertussen te komen).

    Acties
    Gebruik de preboarding-fase om je nieuwe medewerkers alvast zo veel mogelijk ondersteuning te geven voordat ze van start gaan. Geef ze een checklist voor de eerste dag/week en controleer dat alle benodigdheden en de toegang tot alle systemen ruim tevoren zijn geregeld.

    Icon-RightArrow-Yellow Les #2


    De grootste angst van nieuwe medewerkers VOORDAT ze op afstand beginnen te werken is “communicatieproblemen en voelen dat ze er niet bij horen”.

    Dat is niet zo gek natuurlijk.

    Voordat ze aan de slag gaan, hebben de medewerkers het gevoel dat het communiceren met hun nieuwe collega's moeilijk zal zijn. Dit komt voort uit het feit dat ze onbekend zijn met jouw interne communicatiekanalen en bedrijfscultuur; ze weten niet HOE jouw teams communiceren.

    Acties
    Creëer een aantal handleidingen voor nieuwe medewerkers over de interne communicatiekanalen (Teams/Slack etc.) en laat ze kennismaken met de stijl van je bedrijfscommunicatie. Een uitleg van de regels in een luchtig videogesprek kan een goede manier zijn om de boodschap over te brengen.

    Maar ook al DENKEN nieuwe medewerkers te weten wat hun grootste uitdaging is, in de praktijk blijkt het iets heel anders te zijn...

    Icon-RightArrow-Yellow Les #3


    De grootste uitdaging van nieuwe medewerkers NADAT ze op afstand zijn begonnen te werken is "een goede werk-privébalans vinden".

    Nieuwe medewerkers blijken in werkelijkheid dus lang niet zo veel moeite met communiceren te hebben als ze aanvankelijk dachten (het komt zelfs niet eens in de top 3 voor).

    Waar ze daadwerkelijk moeite mee hebben, is het vinden een een goede werk-privébalans.

    Het kan ongelooflijk moeilijk zijn om werk en privé gescheiden te houden als de keukentafel je bureau wordt. Het is zelfs nog moeilijker voor medewerkers met kinderen in huis of medewerkers die in een klein appartement wonen waar geen mogelijkheid is om de verschillende activiteiten fysiek te scheiden.

    Acties
    Je zou nieuwe medewerkers een kleine bijdrage voor hun thuiswerkplek kunnen aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van een klein bureau speciaal voor het werk of een kamerscherm om het idee van een aparte ruimte te geven.

    Daarnaast zou je tijdens het onboarding programma een aantal handige bronnen kunnen aanreiken met tips voor het vinden van een goede werk-privébalans in thuiswerksituaties.


    Icon-RightArrow-Yellow Les #4


    Het aspect dat nieuwe medewerkers het MEEST waarderen aan werken op afstand, is “de flexibelere dagindeling”.

    De mogelijkheid om je werkdag zo in te delen als jou het beste uitkomt, is een enorm voordeel van thuiswerken. Niet meer voor dag en dauw je bed uit. Niet meer hoeven kiezen tussen lunchen of een afspraak bij de kapper. Doe wat jou uitkomt!

    Maar hoe voorkom je dat nieuwe medewerkers hun werkdag als het Wilde Westen beschouwen, waar iedereen maar komt en gaat wanneer het hen uitkomt?

    Acties
    De truc is om je beleid met betrekking tot flexibele werktijden duidelijk te communiceren tijdens het onboarding programma, zodat nieuwe medewerkers weten waar ze aan toe zijn.

    Voorkom twijfel en laat nieuwe medewerkers precies weten wat ze kunnen (en niet kunnen) doen als het om flexibele werktijden gaat.

    Icon-RightArrow-Yellow Les #5


    Het populairste onderdeel van remote onboarding was een virtuele welkomstlunch.

    Veel respondenten noemden deze activiteit als het favoriete onderdeel van hun ervaring met remote onboarding.

    Gewoon met je collega's op een informele manier bij elkaar zitten kan een simpele manier zijn om nieuwe medewerkers een welkom gevoel te geven. Een gedeelde activiteit (eten in dit geval) zorgt voor een relaxtere sfeer en geeft iedereen iets te doen als het gesprek stilvalt.

    Acties
    Plan een virtuele lunch voor het team nieuwe medewerkers. Als het om een heel groot team gaat, zou je groepjes van maximaal vijf of zes deelnemers kunnen maken, zodat het niet te overweldigend wordt. Voor een lunch in stijl zou je een thuisbezorglunch bij je nieuwe medewerker kunnen laten bezorgen.

    Icon-RightArrow-Yellow Les #6

    Het vervelendste aspect van remote onboarding was een telefoonafspraak voor simpele vragen te moeten maken.

    Als iedereen op kantoor zit, is om hulp vragen heel eenvoudig. Je tikt je buurman even op de schouder, begint erover bij de koffieautomaat of probeert het antwoord op te pikken uit een gesprek tussen collega's.

    Bij thuiswerken ontbreken die mogelijkheden. Er is een enorm gebrek aan wat we 'terloopse communicatie' noemen, wat heel moeilijk voor nieuwe medewerkers kan zijn.

    Acties
    Er zijn veel manieren om terloopse communicatie in een werksituatie op afstand in te bouwen.

    Om te beginnen zou je met een buddysysteem op afstand kunnen werken, zodat je nieuwe medewerker iemand heeft waar hij of zij met vragen over kleine dingen terecht kan. Je kunt een 'waterkoeler' Slack-kanaal opzetten, waar medewerkers elkaar tijdens hun pauze kunnen 'ontmoeten' en waar nieuwe medewerkers op een spontane manier vragen kunnen stellen. Zelfs het opzetten van een FAQ-chatbot die vragen van nieuwe medewerkers kan beantwoorden wanneer (en waar) ze maar opkomen, behoort tot de mogelijkheden.

    Icon-RightArrow-Yellow Les #7


    100% van de nieuwe medewerkers
    zou na de pandemie op een of andere manier willen blijven thuiswerken.

    Corona heeft ons werk veranderd. Als de coronaviruspandemie voorbij is, kunnen we niet zomaar terugkeren naar de oude situatie; we zullen onze manier van werken moeten herzien en bedenken hoe we ons beleid kunnen aanpassen om onze medewerkers te ondersteunen.

    Acties
    Je zou je nieuwe medewerkers alvast kunnen vragen wat zij graag zouden willen als de coronatijd voorbij is. Willen ze volledig blijven thuiswerken? Of gedeeltelijk? Vraag hen hoe je ze kunt ondersteunen en ontwerp alvast een raamwerk voor de toekomst waarin je die behoeftes opneemt.



    QMARK De conclusie


    De meeste nieuwe medewerkers kunnen redelijk uit de voeten met onboarding op afstand.

    Om voor blijvend succes te zorgen, moet HR niet alleen de juiste vragen stellen, maar ook beleid ontwikkelen op basis van de ervaringen van nieuwe medewerkers met remote onboarding.

    Remote onboarding zal na de coronapandemie zeker niet verdwijnen, dus investeer nu in je processen en stoom je organisatie klaar voor de toekomst van werk.



    Wil je ook een enquête maken?

    Download onze Engelstalige enquête-template over remote onboarding en kom erachter hoe jouw nieuwe medewerkers terugkijken op hun remote onboarding programma.


    New call-to-action


    Onderwerpen: Onboarding , Featured
    Meer onboarding content