Wat is preboarding en hoe kan het helpen bij de retentie van nieuwe medewerkers?

Volgens een onderzoek van Robert Half uit 2019 zegt 28% van de werknemers dat ze weleens een baan hebben geaccepteerd, waarbij ze zich voor de startdatum hebben teruggetrokken.

Wat kun je doen als HR-professional om te voorkomen dat meer dan één op de vier nieuwe werknemers al voor de startdatum vertrekt?

De oplossing is preboarding.

Wat is preboarding?

Preboarding is eenvoudig gezegd het proces om je nieuwe medewerkers al te betrekken tijdens de periode tussen de acceptatie van hun nieuwe baan en de eerste werkdag. Het kan eventuele zenuwen voor de eerste dag verlichten, hulpmiddelen bieden om direct aan de slag te kunnen en uiteindelijk zorgen voor meer betrokkenheid en retentie.

Daarnaast kan preboarding HR-professionals ook helpen om te anticiperen wanneer nieuwe medewerkers dreigen te verdwijnen, waardoor er een mogelijkheid is om in te grijpen met een tegenaanbod.

Echt goede preboarding bevat alle vier de kernaspecten van onboarding:

Is je nieuwe medewerker juridisch klaar om je organisatie te vertegenwoordigen?

Voorbeeldtaken:

• Opzetten van een zakelijk e-mailadres en inloggegevens delen
• Belastingformulieren en bankgegevens verzamelen
• Ervoor zorgen dat het privacybeleid van de organisatie is ondertekend

Begrijpt de nieuwe medewerker volledig wat de functie inhoudt en wat er van hem/haar verwacht wordt?

Voorbeeldtaken:

• Stuur een document met een volledige functieomschrijving
• Plan een telefonisch gesprek met een directe manager halverwege het moment van aanname en de startdatum
• Deel relevante online trainingmodules

Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker zich thuis voelt als hij/zij op kantoor komt.

Voorbeeldtaken:

• Wijs een buddy toe [uit een ander team] en zorg dat deze vroegtijdig en regelmatig contact opneemt
• Stuur een goodiebag naar hun thuisadres met een handgeschreven briefje
• Breng ze in contact met relevante teamleden

Kan je nieuwe medewerker overweg met de geschreven én ongeschreven aspecten van de organisatiecultuur?

Voorbeeldtaken:

• Deel het handboek van de organisatie en de secundaire arbeidsvoorwaarden
• Neem ze mee op een digitale toer van het kantoor
• Stel een 'eerste dag'-e-mail op met tips over parkeren, dresscode en de beste plekken om te lunchen
  

Wat is het verschil tussen preboarding en onboarding?

Wij zien preboarding als een essentieel onderdeel van het grotere onboarding-geheel. Onboarding is het totaalbeeld, preboarding is slechts een onderdeel daarvan:

Hoe kan preboarding helpen bij de retentie van werknemers vóór de eerste werkdag?

44% van de personen die zich terugtrekt vóór de eerste dag doet dit omdat ze een 'beter aanbod van een andere organisatie hebben gekregen'.

We kunnen niet precies weten hoe een 'beter aanbod' eruitziet , maar we weten dat hogere salarissen slechts op de vierde plek staan als het gaat om belangrijke factoren waar werknemers naar zoeken in een nieuwe baan. Veel belangrijker zijn organisatiecultuur, een passende plek voor de persoonlijke waarden van de medewerker en de behoefte aan een nieuwe uitdaging.

Preboarding maakt het mogelijk voor een nieuwe medewerker om 'een blik achter de schermen te werpen', te zien hoe je organisatie werkt en eventuele onzekerheden weg te nemen. Wat echter misschien wel het belangrijkste is voor HR-afdelingen, is dat het meer contactmomenten met de nieuwe medewerker biedt, zodat je kunt anticiperen en reageren op medewerkers die zich willen terugtrekken.

• Je nieuwe medewerker accepteert een functie bij een concurrent omdat daar flexibelere werktijden worden aangeboden. Je bedrijf wil best ook dit soort flexibiliteit bieden, maar je hebt nooit de kans gehad om hierover te onderhandelen omdat je geen contact met je nieuwe medewerker had.

• Je nieuwe medewerker hoort van een voormalige collega dat je organisatie een slechte reputatie als werkgever heeft en besluit om niet op te komen dagen op de eerste dag. Je hebt je proces op een belangrijke manier verbeterd en je had een GEWELDIGE eerste week gepland, maar je nieuwe medewerker (nu ex-medewerker) zal dit nooit ervaren, omdat je niet de tijd hebt genomen om vóór de eerste dag een goede indruk op hem/haar te maken.
  

Uiteindelijk geeft preboarding een deel van de controle terug aan HR-afdelingen en kan (als onderdeel van een bredere onboarding-strategie) helpen om de retentie van nieuwe medewerkers tot 82% te verhogen!

Om te onthouden

Een goede, evenwichtige preboarding-ervaring bereidt je nieuwe medewerker voor op succes. Als onderdeel van een breder onboarding-programma kan het helpen om retentie en betrokkenheid te verhogen en ervoor zorgen dat je waardevolle recruitmentinspanningen niet voor niets zijn.