Qu'est-ce que le pre-boarding et comment peut-il favoriser le maintien des nouveaux employés ?

Selon une étude par Robert Half, 28 % des travailleurs disent avoir accepté une offre d'emploi, pour ensuite faire marche arrière avant la date d'entrée en fonction.

En tant que professionnel des ressources humaines, que pouvez-vous faire pour éviter que plus d'un nouvel employé sur quatre ne parte avant même d'avoir commencé à travailler ?

Pour faire court, la solution est le pre-boarding.

Qu'est-ce que le pre-boarding ?

En termes simples, le pre-boarding est le processus qui consiste à intégrer vos nouveaux employés dès le moment où ils acceptent une offre d'emploi et jusqu'à leur premier jour de travail. Cela permet d'apaiser les nouvelles recrues qui redoutent le premier jour, de leur donner les outils nécessaires pour commencer à travailler plus rapidement et, à terme, de favoriser l'engagement et le maintien des employés.

En outre, le pre-boarding peut aider les professionnels des ressources humaines à anticiper le risque de disparition de la nouvelle recrue et permettre au service des RH de présenter une contre-offre si cela s'avère nécessaire.

Un pre-boarding réussi aborde les quatre aspects essentiels de l'onboarding d'un employé :

Votre nouvelle recrue est-elle légalement prête à représenter votre entreprise ?

Exemples de tâches :

• Créez une adresse électronique de l'entreprise et partagez les identifiants avec la nouvelle recrue
• Recueillez les formulaires fiscaux et les informations relatives au virement automatique
• Veillez à ce que le nouvel employé signe la politique de confidentialité

Votre nouvel employé comprend-il parfaitement son travail et ce que l'on attend de lui ?
Exemples de tâches :

• Envoyez une description de poste complète
• Prévoyez un appel de mise au point avec le responsable direct, à mi-chemin avant la date d'entrée en fonction.
• Mettez à disposition du nouvel employé des modules pertinents de formation en ligne.

Votre nouvel employé se sentira-t-il comme un membre de la compagnie à son arrivée au bureau ?

Exemples de tâches :

• Désignez un parrain [qui ne fait pas partie de son équipe] et demandez-lui de le contacter rapidement et souvent
• Envoyez un sac de bienvenue au domicile de votre nouvelle recrue avec un message personnel rédigé à la main
• Mettez-le en contact avec les principaux membres de sa future équipe

Votre nouvel employé est-il familier avec les règles officielles ET tacites de votre culture d'entreprise ? 

Exemples de tâches :

• Donnez-lui accès au manuel et au guide des avantages de l'entreprise
• Faites-lui faire une visite virtuelle de votre bureau
• Rédigez un e-mail pour son premier jour avec des conseils sur le stationnement, le code vestimentaire et les bons endroits pour déjeuner
  

En quoi le pre-boarding est-il différent de l'onboarding ?

Nous considérons le pre-boarding comme un volet essentiel du processus plus global de l'onboarding. L'onboarding est le processus dans son ensemble et le pre-boarding n'en est qu'une partie :

Comment le pre-boarding peut-il contribuer à retenir des employés avant le premier jour ?

44 % des travailleurs qui ont renoncé à une offre d'emploi avant le premier jour ont expliqué avoir reçu une « meilleure offre d'une autre entreprise ».

Nous ne pouvons pas savoir avec certitude à quoi ressemble une « meilleure offre », mais nous savons qu'un salaire plus élevé n'occupe que la quatrième place sur les facteurs importants que les employés prennent en compte dans un nouvel emploi. La culture d'entreprise, l'adéquation avec les valeurs personnelles et la nécessité de relever un nouveau défi sont beaucoup plus importantes.

Le pre-boarding permet à votre nouvelle recrue de faire personnellement l'expérience de la manière dont fonctionne votre entreprise et d'être rassurée avant d'intégrer son poste. Et surtout, au niveau des ressources humaines le pre-boarding crée avec la nouvelle recrue différents éléments de contact qui vous permettent d'anticiper son revirement et d'y remédier le cas échéant.

• Votre nouvel employé accepte un autre poste chez un concurrent parce qu'on lui a offert plus de flexibilité dans ses horaires de travail. Votre entreprise est prête à offrir ce type de flexibilité, mais vous n'avez jamais eu l'occasion de négocier ce facteur parce que vous n'étiez pas en contact avec votre nouvel employé.

• Votre nouvelle recrue apprend par un ancien collègue que votre entreprise a une mauvaise réputation en tant qu'employeur et décide de ne pas se présenter le premier jour. Vous avez nettement amélioré vos processus et vous aviez prévu une première semaine EXCEPTIONNELLE, mais votre nouvelle recrue (ou plutôt recrue manquée) n'en fera jamais l'expérience puisque vous n'avez pas pris le temps de la « courtiser » avant le premier jour. 
  
  

En fin de compte, le pre-boarding permet aux services des ressources humaines de mieux gérer la situation et, dans le cadre d'une stratégie d'onboarding plus large, il peut contribuer à atteindre un taux de maintien des nouveaux employés de près de 82 % !

Ce qu'il faut retenir

Une expérience de pre-boarding complète assurera le succès de votre nouvelle recrue au sein de votre entreprise. Dans le cadre d'un programme d'onboarding plus large, cette expérience peut contribuer à renforcer le maintien, à stimuler l'engagement et à garantir que vos précieux efforts de recrutement ne seront pas vains.