Stel je voor: Je hebt net een geweldig recruitmentproces achter de rug waardoor je gemotiveerd en enthousiast bent geworden voor de volgende fase van je carrière. Je nieuwe werkgever betaalt een goed salaris, biedt uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden en heeft een geweldige bedrijfscultuur die goed bij jou past. Alles ziet er goed uit, dus je zet je handtekening onder het contract en bevestigt je startdatum over twee maanden vanaf vandaag.
En dan... stilte... Tijdens die twee maanden gebeurt er … helemaal niets. Geen kleine attentie, geen uitnodiging voor een kop koffie, geen LinkedIn-verzoeken, geen informatie over wat je kunt verwachten op je 1e dag. Niets. Je begint na te denken of je wel de juiste beslissing hebt genomen.
Niet fijn, toch? Al dat harde werk om de perfecte eerste indruk te wekken is voor niets geweest. En dat terwijl je nog niet eens een voet binnen de deur hebt gezet. En het komt vaker voor dan je denkt! 64% van nieuw aangenomen medewerkers hoort helemaal niets tussen de dag waarop ze hun contract tekenen en de dag waarop ze beginnen.
Gelukkig is er een beproefd proces dat het niemandsland vóór de start kan overbruggen. En dat proces heet: preboarding.
Preboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers vanaf het moment dat ze hun handtekening hebben gezet tot de daadwerkelijke eerste werkdag, worden betrokken bij de organisatie. Het is bedoeld om de angst van nieuwe medewerkers voor de eerste dag te verminderen, hen de tools te geven die ze nodig hebben om sneller aan de slag te gaan en uiteindelijk de betrokkenheid en het behoud op de lange termijn te stimuleren.
Daarnaast kan preboarding HR-professionals helpen te anticiperen of er met de nieuwe medewerker een risico op 'ghosting' bestaat. Dit is een steeds vaker voorkomend verschijnsel waarbij nieuwe medewerkers een baan accepteren, maar op de eerste werkdag niet komen opdagen.
Net als bij het onboarden betekent een succesvolle preboarding strategie het ontwikkelen van steun voor de vijf cruciale pijlers van de nieuwe medewerker: Compliance, Clarification, Connection, Confidence, en Culture.
Is je nieuwe medewerker juridisch gezien klaar om je bedrijf te vertegenwoordigen?
Compliance, of naleving, verwijst naar alle papierwerk en administratieve taken die nodig zijn om een nieuwe medewerker in jouw organisatie op te nemen. Deze stap omvat alles van salarisadministratie tot het aanmaken van log-ins voor de tools die je nieuwe medewerker nodig heeft. Bijvoorbeeld:
Instellen van zakelijke e-mail en delen van inloggegevens
Inzamelen van benodigde belastingformulieren en (bank)gegevens voor salarisstorting
Laten ondertekenen van het privacybeleid van het bedrijf
Is het duidelijk voor je nieuwe medewerker wat de nieuwe rol inhoudt en wat er van hem of haar wordt verwacht?
Clarification, of verwachtingsmanagement, houdt in dat je nieuwe medewerker meer inzicht krijgt in zijn of haar rol. Het heeft tot doel te verduidelijken wat de verwachtingen ten aanzien van de prestaties en verantwoordelijkheden zijn, zowel voor de nieuwe medewerker als voor zijn of haar manager en teamleden. Bijvoorbeeld:
Stuur je nieuwe medewerker een document met de volledig functiebeschrijving toe
Plan een tussentijds 'check-in'-gesprek met de directe manager
Deel relevante online trainingsmodules
Voelt je nieuwe medewerker zich bij aankomst op kantoor opgenomen in de 'familie'?
Connection, ofwel verbinding, is bedoeld om nieuwe medewerkers het gevoel te geven dat ze erbij horen. Met deze stap beginnen medewerkers te integreren in hun nieuwe team. Bijvoorbeeld:
Wijs [buiten het team] een buddy toe en laat hem of haar vaak en in een vroeg stadium contact opnemen
Stuur een welkomstgeschenk naar het huisadres met een handgeschreven notitie
Breng je nieuwe medewerker in contact met relevante teamleden
Komt je medewerker op dag 1 binnen met het vertrouwen om zichzelf te zijn?
Vertrouwen is waar je het emotionele en professionele zelfrespect van je nieuwste medewerker opbouwt. Hierbij kun je denken aan diversiteit en inclusie, succesverhalen van vroegere en nog aanwezige personeelsleden, en je nieuwe medewerker de kans geven om zichzelf op zijn of haar voorwaarden aan de nieuwe collega's voor te stellen. Bijvoorbeeld:
Geef je nieuwe medewerker toegang tot informatie en alle richtlijnen die binnen het bedrijf gelden wat betreft Diversiteit en inclusie
Organiseer een 'meet & greet' koffie/lunch en vraag je nieuwe medewerker om de locatie te kiezen
Vraag je nieuwe medewerker om een korte introductievideo op te nemen voor het bedrijfsintranet
Kan je nieuwe medewerker zijn of haar weg vinden binnen de uitgesproken EN onuitgesproken aspecten van de bedrijfscultuur binnen jouw organisatie?
'Cultuur' gaat over het aanleren door medewerkers van de gesproken en onuitgesproken 'spelregels' binnen jouw organisatie. Naarmate nieuwe medewerkers zich meer thuis beginnen te voelen in de bedrijfscultuur, ontdekken ze hoe hiermee om te gaan en kunnen ze met succes de beoogde werkdoelen bereiken. Bijvoorbeeld:
Deel het bedrijfshandboek en informatie over de secundaire arbeidsvoorwaarden
Geef ze een digitale rondleiding door je kantoor
Stel een 'eerstedag-mail' samen met tips over parkeren, dresscode en goede plekken om te lunchen
Zoals je weet, helpt preboarding om het positieve gevoel vast te houden waar HR tijdens het recruitmentproces zo hard voor heeft gewerkt. Het kan ook het aantal gevallen van 'ghosting' verminderen, waarbij medewerkers zonder opgaaf van reden op hun eerste dag niet komen opdagen.
Maar goed preboarden doet nog meer!
 |
Goede preboarding verkort de leercurve van nieuwe medewerkers |
Gemiddeld doet een medewerker er vijf tot acht maanden over om volledige productiviteit in de nieuwe rol te bereiken. Preboarding is jouw kans om die leercurve te verkorten.
De periode voorafgaand aan de eerste werkdag is de ideale periode om je nieuwe medewerker door middel van korte stukken content meer te leren over jouw organisatie. Dit helpt de overgang naar jouw organisatie soepeler te laten verlopen. Het is ook een prima periode om alle essentiële administratie alvast uit de weg te ruimen. Iets dat op de eerste dag altijd een beetje de stemming bederft.
Door een aantal van deze saaie taken vooraf af te ronden, kan je nieuwe medewerker zich op de eerste werkdag direct concentreren op zijn of haar nieuwe functie, zonder overweldigd te worden door alle bijkomende rompslomp.
|
Goede preboarding verbetert het behoud van medewerkers |
Een goed doordachte preboarding ervaring wekt vertrouwen bij je nieuwste teamlid en laat hem of haar weten dat je organisatie verder denkt dan alleen het binnenhalen van een medewerker.
Dit vertrouwen vertaalt zich in teamleden die langer bij jouw organisatie blijven werken. Vraag het maar aan Manpower Group UK; zij zagen in de eerste 6 maanden nadat ze met de digitale preboarding software van Talmundo begonnen, een daling van het verloop van maar liefst 27%.
Hun preboarding app staat vol met boeiende en interactieve content: een welkomstboodschap van de ManpowerGroup UK Talent Director, interessante feiten, 'introduceer jezelf'-video's, enquêtes, quizzen, carrière paden en nog veel meer. De content wordt tijdens de gehele preboarding periode via getimede notificaties gepusht. De software is flexibel zodat alle nieuwe medewerkers dezelfde, consistente ervaring krijgen.
Naast ManpowerGroup UK, wist ook de Noorse verzekeraar Gjensidige haar retentie cijfers te verbeteren met Talmundo en behaalde zelfs een app-activatie ratio van 89%!
|
Goede preboarding geeft nieuwe medewerkers wat ze willen
|
Preboarding houdt niet alleen HR in zijn greep. Ook nieuwe medewerkers vragen steeds luider om een meer gestructureerd proces voor deze periode. Maar liefst 81% van de nieuwe medewerkers wil meer informatie over hun nieuwe functie ontvangen voordat ze op de eerste werkdag het kantoor binnenlopen. Investeren in preboarding is dus een vanzelfsprekende keuze.
Nu weet je dus wat preboarding inhoudt, en wat je ermee kunt winnen. Dan hoef je nu alleen nog de juiste technologie te vinden die jouw behoeften ondersteunt.
Talmundo is een allround oplossing voor HR-transitiemanagement, waarmee klanten hun preboarding, onboarding, offboarding en meer, effectief en centraal in één applicatie kunnen afhandelen.
Nieuwsgierig geworden? Neem vandaag nog contact op met ons team en kijk wat Talmundo voor jou kan doen!
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
