Onboarding tips: Het beste buddy systeem voor onboarding (in 5 stappen)

De tevredenheid van medewerkers over hun baan kan met wel 50% verhoogt worden, mits je je nieuwe medewerkers hechte relaties laat opbouwen met collega’s. Uit onderzoek blijkt bovendien dat het hebben van een buddy de betrokkenheid van werknemers aanzienlijk kan verbeteren en het retentiepercentage van je personeel kan verhogen. Dus hoe richt je nou het beste buddy programma in? Hieronder geven we onze beste tips en voorbeelden.

1. De juiste Buddy vinden

Als het gaat om het kiezen van de juiste buddy voor je nieuwe medewerkers, is zéker niet iedereen geschikt. De verkeerde persoon kiezen om je nieuwste talent te leiden is soms érger dan helemaal niemand kiezen.

Hoewel het vinden van de 'ideale' onboarding buddy er voor elke organisatie anders uitziet, zijn er 10 belangrijke vragen die je kunnen helpen bij je zoektocht:

1. In welke rol begint de nieuwe medewerker en welke collega's en teams zijn het meest relevant voor hem of haar?

2. Hoe lang werkt je buddy al bij het bedrijf?

3. Zal een enthousiaste en redelijk nieuweling (min. 1 jaar) of een doorgewinterde veteraan de nieuwe medewerker het beste ondersteunen in deze specifieke rol?

4. Zal een buddy binnen of buiten de afdeling waardevoller zijn voor de nieuwe medewerker?

5. Heeft de buddy een vergelijkbaar ervaringsniveau als de nieuwe medewerker?

6. Is er een mogelijkheid om een kenniskloof te overbruggen door hem of haar te koppelen aan een senior medewerker?

7. Vertegenwoordigt de buddy de missie en waarden van jouw organisatie (en worden die gehandhaaft)?

8. Heeft je buddy de communicatieve vaardigheden en mensenkennis die nodig zijn om een nieuwe medewerker te betrekken en te ondersteunen?

9. Heeft je maatje goede connecties binnen de sociale kringen van je organisatie?

10. Toont je buddy de wil om deel te nemen aan het buddysysteem en het te verbeteren?

Door de tijd te nemen om deze vragen te beantwoorden, kun je de kenmerken waarnaar je op zoek bent nauwkeurig bepalen (en voorkomen dat je later een nieuwe buddy moet selecteren).

2. Overtuig potentiële buddies met privileges

Zorg ervoor dat jouw buddies weten waarom ze betrokken willen zijn bij het buddy programma. Als je een vrijwilligers gebaseerd programma hebt, wil je de belangrijkste stimulansen om mee te doen benadrukken, zoals:

• De kans om leiderschapspotentieel te laten zien voor toekomstige doorgroeimogelijkheden (als manager)

• Werknemerserkenning en professionele ontwikkeling (praktijk ervaring in coaching)

• Tastbare prikkels zoals: 

  • een cadeaubon (Bol of Amazon) 

  • extra budget voor trainingen en cursussen

• Een exclusief evenement voor alleen buddy's

3. Leid buddies op!

Onderschat het belang van het opleiden van buddies niet. Een halve of hele dag training over de rol, verantwoordelijkheden en verwachtingen creëert goed voorbereide buddies en een consistent ondersteuningsniveau. Laat je niet afschrikken door het feit dat je jouw buddies moet trainen. Training is cruciaal als je alle voordelen van een buddysysteem wilt benutten. Door een cursus van bijvoorbeeld een halve of hele dag te geven over de rol van een buddy, de verantwoordelijkheden en de verwachtingen kunnen jouw buddies zich goed voorbereiden. Het vormt ook een basis voor alle buddy programma's, zodat je weet dat jouw nieuwe werknemers een consistent niveau van ondersteuning krijgen. 

4. Stel taken in voor buddies

Wanner je jouw buddies hebt uitgekoze, is het tijd om essentiële taken voor jouw buddies vast te leggen in hun takenpakket. Enkele standaardtaken om mee te beginnen zijn:

• Nieuwe medewerkers benaderen vóór hun eerste werkdag (bijv. LinkedIn) - dit kan de kans op no-shows (afhakende nieuwe medewerkers) minimaliseren en ervoor zorgen dat ze betrokken en gevleid aan hun nieuwe functie beginnen.

• De werkplek van de nieuwe werknemer voorbereiden (extra punten voor het versieren van het bureau of het meebrengen van lunch op de eerste dag).

• Casual één-op-één kennismakinggesprek over het buddyprogramma.

• Uitleg over de bedrijfscultuur en wat de missie, visie en waarden écht betekenen voor de werknemers.

• Rondleidingen: wie is wie (inclusief senior leiders).

• Uitleg over werknemersvoordelen en extraatjes.

• Must-do’s: overzicht van gepaste kantoorkleding, algemene vuistregels voor het werken in open kantoorruimtes, enz.

Stem de takenlijst af op jouw branche, organisatie en afdeling om het een gepaste en persoonlijke ‘touch’ te geven. Pas daarnaast de takenlijsten aan op de behoeften van de persoon (jouw nieuwe medewerker). Laat ook ruimte over voor jouw buddies om aan het buddyprogramma hun eigen draai te geven. Als de buddies díe vrijheid hebben en ze het de nieuweling naar de zin kunnen maken, gaan de eerste weken van je nieuwe werknemer niet alleen de betrokkenheid vergroten, maar ook de algehele ervaring van je nieuwe werknemer authentieker en gedenkwaardiger maken. 

Hoe je deze taken communiceert, is aan jou. Gebruik een checklist, stel agenda-reminders in of nog beter - automatiseer alles met onze onboarding software.

5. Implementeer het buddy systeem met onboarding software

Met behulp van onboarding software kunnen je buddies jouw nieuwe werknemers zo goed mogelijk ondersteunen. Vergeet plakbriefjes of mondelinge herinneringen om in te checken, je buddies hebben een feilloze onboarding software om in te werken en hun buddy-rol in elke stap te vervullen.

Met onboarding software kun je taken toewijzen, meetings inplannen en notificatieherinneringen instellen voor buddies van verschillende afdelingen, kantoren en zelfs verschillende regio's. Maak je onboarding proces gepersonaliseerd en geautomatiseerd voor een nog betere onboarding ervaring.

> Lees meer

Laatste tip

Verbeter de voorbereiding van je buddies na verloop van tijd

Voordat je je onboarding buddies aan het werk zet, doe je nog één laatste ding: zet een anoniem beoordelingsproces en verzamel feedback op om de sterke en zwakke punten van je programma te identificeren. Gebruik een schaalsysteem om te bepalen hoe voorbereid ze zich voelden tijdens de onboarding en hoe betrokken ze zich voelden bij het programma. Laat ook een open veld achter voor suggesties. 

Regelmatige, geautomatiseerde feedbackonderzoeken zijn de sleutel tot het voortdurend verbeteren van jouw buddyprogramma. 

Download vandaag nog de onze gratis onboarding checklist om alles te weten te komen wat je moet weten om het perfecte onboarding programma te maken voor jouw nieuwe medewerkers.