LexisNexis Risk Solutions Group: Het creëren van een uitzonderlijke onboarding ervaring

LexisNexis Risk Solutions Group_

een korte introductie

Risk heeft een groot portfolio van merken die klanten in verschillende sectoren innovatieve technologieën en diensten aanbieden. Het bedrijf heeft duidelijke doelstellingen en streeft naar een positieve impact op zijn omgeving, zowel extern als intern. Het hecht dan ook grote waarde aan de medewerkers ervaring voor de meer dan 33.000 personeelsleden.

Risk wilde een onboarding programma ontwikkelen dat door iedereen als geweldig wordt ervaren. Met zo’n 150 tot 200 nieuwe medewerkers per maand, verspreid over alle business units, was dat bepaald geen geringe uitdaging. Toch is dat gelukt!

Risk besteedde evenveel aandacht aan de preboarding fase als aan de onboarding fase om mensen enthousiast te maken over het feit dat ze bij de organisatie gaan werken, nog voordat ze officieel in dienst treden. Alle nieuwe medewerkers ontvangen twee weken voor hun startdatum automatisch een e-mail om zich aan te melden voor het platform.

In wezen wilde Risk nieuwkomers een reisgids á la "Lonely Planet" bieden voor de overstap naar hun nieuwe functie. Een ervaring waarin nieuwe medewerkers wordt uitgelegd wat ze kunnen verwachten, inclusief tips, informatie en prachtige visuele en interactieve content. Om het reisidee nog verder te versterken, hebben ze hun app de naam 'Check In' gegeven, om het eerste deel van het avontuur aan te duiden.

Leer meer over het volledige traject van de ontwikkeling van het onboarding programma bij Risk in een webinar, die in maart 2022 samen met Charlotte Kitteridge, Change Management Lead, werd georganiseerd.

Samenwerken met Talmundo_

Het team dat verantwoordelijk was voor het Risk onboarding project, beschouwde de verbetering van de algehele ervaring van nieuwe medewerkers als het allerbelangrijkste doel. Het moest geen onboarding programma worden dat uitsluitend een soort centrale bibliotheek van informatie was, wat ze bij veel andere oplossingen zagen.

Ze spraken met 11 aanbieders en Talmundo trof hen omdat het precies bood wat zij zochten: een tool om hen te helpen een reis samen te stellen die medewerkers graag willen aangaan, waarin verhalen worden gedeeld, en een echt warm welkom wordt gecreëerd. Een tool die bovendien zeer gebruiksvriendelijk is. Praktisch gezien biedt het platform ook informatie over de fase van het traject waarin de nieuwe medewerker zich bevindt, en inzicht in data en statistieken. De applicatie sprong eruit als een sterke tool qua content planning/creatie die dient als een zelfsturend leermiddel, waarmee nieuwe medewerkers de geboden informatie in hun eigen tempo kunnen verkennen. De teamleden waren enthousiast over de specificaties, technische support, toewijding en begeleiding die zij zouden ontvangen.

De ontwikkeling duurde drie maanden en dat was, gelet op de omvang van de organisatie en het onboarding project, sneller dan verwacht. Het bouwen van content pagina's was leuk en gemakkelijk, de mobiele toegang zeer waardevol en de admin-back-end voelde intuïtief en vertrouwd aan voor gebruikers die andere HR-tools gewend waren. Over het algemeen was het gemakkelijk om het werk gezamenlijk te doen.

"Ik heb me zeker niet overweldigd gevoeld, het systeem werkt zeer gebruiksvriendelijk," aldus Charlotte.    

Naadloze integratie met bestaande HR-systemen_

Een andere belangrijke factor waardoor het team van Risk voor Talmundo koos, is het feit dat Talmundo naadloos kan integreren met de HR-systemen die ze al hebben, met als belangrijkste Workday. "Het was verrassend eenvoudig om de twee systemen met elkaar te koppelen," aldus Charlotte. Het productteam van Talmundo speelde met hun duidelijkheid en ondersteuning een belangrijke rol bij het instellen, en boden tijdens het hele proces ondersteuning.

Ondanks de vele verschillende business units en verschillende niveaus in de organisatie, die allemaal hun eigen set content en functionaliteiten nodig hadden, werd alles uitgesplitst, uitgewerkt en met een eenvoudige codeconfiguratie gemakkelijk naar Talmundo overgezet.

Naast de kwantitatieve data die de tool oplevert, analyseert het team ook de kwalitatieve feedback. Nieuwe medewerkers zeggen dat het platform hen enorm heeft geholpen, vooral in de preboarding fase, omdat het veel van de stress wegnam die voorafgaat aan een nieuwe baan. Daarnaast zijn mensen erg enthousiast over de uitstraling en de algemene gebruikservaring van de app.

De nieuwe applicatie levert nog een belangrijk resultaat op voor HR: tijdswinst. De vrijgekomen uren kunnen nu aan andere taken worden besteed.