Wie gestalte ich ein gutes On- und Offboarding-Erlebnis? Diese Frage haben Sie sich bestimmt schon sämtliche Male gestellt. Schließlich möchten Sie bei Ihren Mitarbeitenden immer den richtigen Ton treffen, ob neu dabei oder fast aus der Tür hinaus.
Dazu gehört sowohl ein gut durchdachter Onboarding-Plan, der neuen Mitarbeitenden einen guten Start ermöglicht, als auch ein Offboarding-Prozess, der den Beitrag eines ausscheidenden Teammitglieds würdigt.
Doch um beide richtig zu optimieren, muss man sie als zusammengehörende Prozesse angehen. Schließlich beeinflusst, wie Sie die Trennung eines Beschäftigten gestalten, auch zukünftige Bewerbungen und spätere Onboarding-Phasen.
Wie das genau geht, erklären wir Ihnen in diesem Artikel. Mit diesen 6 Tipps können Sie Ihr On- und Offboarding so gestalten, dass der erste und letzte Eindruck zählt.
Zu dem Onboarding-Prozess gehört das Eingliedern von neuen Mitarbeitenden in ein Unternehmen. Gelungen ist das mehr als nur die Einarbeitung des neuen Teammitglieds. Gutes Onboarding sollte sich vor allem auf die folgenden Punkte konzentrieren:
- Die Unternehmenskultur und internen Prozesse näherbringen
- An neue Aufgaben und Arbeitsweisen heranführen
- In das soziale Unternehmensumfeld integrieren
- Vertrauen und Teamverbindung aufbauen
Gut gemeistert, sollte das Onboarding die Produktivität und Motivation des neuen Teammitglieds stärken und eine Loyalität gegenüber dem Unternehmen schaffen.
Offboarding, oder auch Exit Management, ist das Gegenteil von Onboarding. Hier geht es um den Prozess, bei dem sich ein Teammitglied und Arbeitgeber voneinander trennen durch Kündigung, Austritt oder Pensionierung. Dazu gehört mehr als nur ein kurzer Abschied:
- Passwörter und Zugriffsrechte deaktivieren
- Arbeitsverantwortung übertragen
- Arbeitsmaterialien zurückgeben
- Exit Interview durchführen, um Feedback zu sammeln
Ein gelungenes Offboarding-Erlebnis ermöglicht ein positives Ende des Arbeitsverhältnisses und ehrt den Beitrag des ausscheidenden Teammitglieds.
Da es jetzt keine Fragezeichen mehr zu den beiden Prozessen gibt, wird Ihnen vielleicht schon klar, warum die Einarbeitung und der Abschied von Mitarbeitenden verknüpft sind. Wir beschreiben es am besten an Hand von zwei Szenarien.
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Szenario 1 |
Hannah hat eben ihren Vertrag unterschrieben und freut sich schon, als Produktionsleiterin in einem Unternehmen zu starten. Sie bringt jahrelange Erfahrung mit sich und glaubt, dass sie erfolgreich in der Stelle sein kann.
Doch an ihrem ersten Tag läuft alles schief. Weder hat sie irgendwelche Preboarding Information erhalten, um sich auf ihren neuen Job vorzubereiten, noch haben sich die Führungskräfte des Unternehmens einen strukturierten Onboarding-Prozess überlegt. Hannah weiß nicht genau, wo sie hin muss, wen sie ansprechen kann und was sie überhaupt machen soll.
Wegen der schlechten Einarbeitung findet sich Hannah nicht richtig in dem Job zurecht. Sie ist sich nicht sicher, worauf sie sich genau konzentrieren soll und verliert schnell die Motivation, in diesem chaotischen Umfeld zu arbeiten. Nach ein paar Monaten kündigt sie und bekommt auch kein richtiges Offboarding. So besteht keine Möglichkeit, Feedback zu äußern, und in dem Unternehmen verändert sich auch weiterhin nichts.
Hannah erzählt ihrem Familien- und Freundeskreis von ihrer schlechten Erfahrung und rät ihnen, sich nicht bei diesem Arbeitgeber zu bewerben.
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Szenario 2 |
Bevor Hannah überhaupt in ihrer neuen Stelle anfängt, bekommt sie einige Preboarding-Inhalte zugesendet. So weiß sie genau, wo sie parken kann, wie sie sich anziehen soll und wen sie an ihrem ersten Tag kennenlernen wird.
Hannahs erster Tag verläuft wie geplant. Auf ihrem zugeteilten Schreibtisch warten schon ein Onboarding-Geschenk und der Arbeitslaptop, der den Wochenablauf genau schildert, auf sie. Es wurde an alles gedacht: von den Formalitäten und Vorstellungen mit verschiedenen Ansprechpartner:innen bis hin zu einer ausführlichen Unternehmenspräsentation und einigen Meetings mit Führungskräften und Kolleg:innen.
Anhand des positiven Onboarding konnte Hannah die Produktionskapazitäten des Unternehmens durch effiziente Abläufe erhöhen. Sie hat während ihrer Beschäftigung viel gelernt und bekommt nach drei Jahren eine neue Stelle in einem anderen Unternehmen angeboten. Ihr Offboarding verläuft strukturiert und respektvoll. Hannah fühlt sich gewürdigt und spricht in ihrem Exit Interview offen und ehrlich über ihre Erfahrung.
Durch das Feedback von Hannah und anderen Mitarbeiter:innen konnte das Unternehmen seine On und Offboarding-Prozesse stets optimieren und somit Ressourcen sparen und Top-Talente anziehen.
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Sie sollten Ihre Onboarding und Offboarding-Prozesse immer zusammenhängend gestalten. Nur so können Sie Produktivität stärken, den Employer Brand erhöhen und Feedback anwenden, um Ihr Unternehmen zu optimieren. |
Den richtigen Onboarding-Prozess einzuführen dauert zwar, muss aber nicht schwierig sein. Mit diesen drei Tipps optimieren Sie schnell Ihre Einarbeitungs-Strategie.
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1. Bereiten Sie neue Mitarbeitende mit Preboarding vor |
So wie das Offboarding nicht am letzten Arbeitstag eines Mitarbeitenden endet, beginnt auch das Onboarding nicht am ersten Tag eines Teammitglieds. Sobald jemand Ihr Stellenangebot annimmt und bis zu dem ersten Arbeitstag, heißt es: los geht’s mit dem Preboarding.
Wie genau Sie Ihren Preboarding-Prozess gestalten und welche Aufgaben Sie schon einmal erledigen, hängt ganz von Ihnen ab. Hier sind ein paar Beispiele:
- Teilen Sie eine genaue Stellenbeschreibung
- Schicken Sie die Anmeldedaten der neuen E-Mail Adresse weiter
- Sammeln Sie Steuer- oder Gahaltzahlungsdokumente
- Teilen Sie dem neuen Teammitglied einen ‚Preboarding Buddy‘ zu
- Teilen Sie Ihr Unternehmenshandbuch
- Laden Sie das neue Teammitglied ein, eine digitale Bürotour zu machen
Das Preboarding ist Ihre Möglichkeit, um die Einarbeitungszeit zu verkürzen, Ihr neues Teammitglied ausreichend vorzubereiten und das Employer Brand zu stärken. Außerdem kann laut Glassdoor ein strukturierter Preboarding Prozess die Bindung von neuen Mitarbeitenden bis zu 82 % stärken und sicherstellen, dass ein neues Teammitglied am ersten Tag auch erscheint.
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2. Erstellen Sie einen strukturierten Plan |
Seit Jahren kämpft Deutschland mit einem Fachkräftemangel. Im 12-Monats-Durchschnitt von Juli 2021 bis Juli 2022 lag die Lücke für qualifizierte Arbeitskräfte über alle Berufe hinweg bei 537.923 Stellen. Diese konnte man nicht füllen, da es nicht genug fachgerechte Arbeitssuchende gab.
Neben dem Erhalten von aktuellen Teammitgliedern wird es daher immer wichtiger für Unternehmen, neue Talente zu rekrutieren. Ohne gute Einarbeitung wird das aber nichts. Nur mit einem strukturierten Onboarding-Prozess heben Sie sich von der Konkurrenz ab und machen Sie auf potenzielle Mitarbeiter:innen einen professionellen Eindruck.
Ihr Onboarding-Programm muss nicht an jedes winzige Detail denken. Es ist nur wichtig, dass Sie sich eine Struktur überlegen, die zu Ihrem Unternehmen und der Stelle des neuen Mitarbeitenden passt. Auch wichtig ist, dass alle Beteiligten informiert sind und sich ihrer Rolle im Onboarding bewusst sind. So sparen Sie Zeit und Aufwand und sorgen für eine effiziente Integration des Teammitglieds.
Sie sollten auch die Rolle eines guten Onboarding-Plans nicht unterschätzen: Die Wahrscheinlichkeit, dass jemand drei Jahre bei einem Unternehmen arbeitet, ist um 69 % höher bei Mitarbeitenden, die an einem strukturierten Einführungsprogramm teilgenommen haben.
Sicherzustellen, dass der strukturierte Onboarding-Plan genau wie vorgesehen verläuft, kann schwierig sein. Vor allem wenn verschiedene Stakeholder alle ihre eigenen Aufgaben zu dem Prozess beitragen müssen. Da kann schnell mal was übersehen werden.
Mit einer Onboarding Software können Sie sich aber immer vergewissern, dass alle Ihre Mitarbeitenden das gleiche Qualitäts-Onboarding-Erlebnis bekommen. Sie verknüpfen Ihre Abteilungen und geben dem neuen Teammitglied die Tipps und Tricks, um in der neuen Rolle gut durchstarten zu können.
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3. Gestalten Sie einen personalisierten Onboarding-Prozess |
Es gibt bestimmt Inhalte, die Sie mit jedem neuen Mitarbeitenden teilen möchten, wie zum Beispiel Ihr Mission und Vision Statement. Ein Neuankömmling im Marketingbereich benötigt jedoch andere Onboarding-Ressourcen als ein:e Buchhalter:in. Es ist also wichtig, dass Sie sich diesen Unterschieden bewusst sind und Ihren Onboarding-Plan entsprechend auf Stellen und Abteilungen anpassen. Nur so können Ihre Teammitglieder in kürzester Zeit ihre Spitzenproduktivität erreichen.
Natürlich wird es selbst bei den besten Bemühungen noch Luft nach oben geben. Wenn Sie einen neuen Onboarding Prozess einführen, kann es sein, dass die ersten Male nicht alles nach Plan verläuft. Deswegen sollten Sie jegliche Veränderungen im Laufe der Zeit überwachen. Mit digitalen Onboarding Tools geht das noch einfacher, denn Onboarding-Daten und Dashboards zeigen Ihnen in einem Klick, welche Prozesse Sie noch verbessern sollten.
Selbst Ihre treuesten Betätigten verlassen irgendwann Ihr Unternehmen. Sei es, um eine neue Herausforderung zu suchen oder um in Rente zu gehen. Der Abschied ist leider ein Teil jeder Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Mit diesen 3 Tipps optimieren Sie den Offboarding-Prozess und machen einen bleibenden Eindruck bis zum letzten Händeschütteln.
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1. Gehen Sie offen und respektvoll mit Mitarbeitenden um |
Natürlich kann die Kündigung eines Top-Teammitglieds wie ein Strich durch die Rechnung wirken. Trotzdem ist es wichtig, dass Ihre Führungskräfte und Personalabteilungen Verständnis für jede Situation aufbringen. So bleibt das Verhältnis auch nach dem Abschied positiv und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ein:e ehemalige:r Mitabeiter:in zurückgewinnen können.
Ein durchdachter Offboarding-Prozess würdigt nicht nur den Beitrag eines Betätigten, sondern gibt ihm:ihr auch das Gefühl, dass Sie sich um die persönliche Entwicklung Ihres Teams kümmern. Dies könnten Sie zum Beispiel mit einer kleinen Abschiedsfeier für das ausscheidende Teammitglied vermitteln.
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2. Unterschätzen Sie das Exit Interview nicht |
Ein ausführliches Exit Interview ist der Teil des Offboardings, den Sie auf keinen Fall unterschätzen sollten. Denn Ihre Personalabteilung sollte genau wissen, warum Ihre Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen. Nur mit den richtigen Fragen können Sie sicherstellen, dass Ihre Insights auf Fakten basieren und nicht auf Vermutungen.
Ein Teammitglied hat wenig zu verlieren, wenn er:sie Ihr Unternehmen verlässt und bereits eine neue Stelle angenommen hat. Von dieser Ehrlichkeit sollten Sie als Arbeitgeber profitieren. Sammeln Sie offenes Feedback, um die Verbesserungsmöglichkeiten Ihres Unternehmens genau zu verstehen. Diese Rückmeldungen können dann von Ihrem HR-Team für optimierte Prozesse angewendet werden.
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3. Gestalten Sie einen personalisierten Offboarding-Prozess |
Wie beim Onboarding gehört auch zu jedem gelungenen Offboarding-Prozess ein personalisiertes Erlebnis. Das Abschiedsverfahren sollte nicht auf die Tätigkeit oder Abteilung selbst, sondern auf die Art des ausscheidenden Teammitglieds zugeschnitten sein.
Wie Sie sich von einem Betätigten, der in Rente geht, trennen sollte sich von dem Offboarding eines Teammitglieds, dem gekündigt wurde, unterscheiden. Überlegen Sie sich einen strukturierten Prozess für jedes Abschiedsszenario, das für Ihr Unternehmen relevant sein könnte, darunter:
- Das Teammitglied geht in den Ruhestand
- Das Teammitglied kündigt aufgrund eines neuen Jobs
- Das Teammitglied kündigt aufgrund der Arbeitsumgebung
- Das Teammitglied nimmt eine berufliche Auszeit
- Dem Teammitglied wird aufgrund von Umstrukturierung gekündigt
- Dem Teammitglied wird aufgrund eines Regelverstoßes gekündigt
- Das Teammitglied ist verstorben
Natürlich wird sich auch der Offboarding-Schwerpunkt je nach Kündigungsgrund ändern. Wenn Sie auf jede Möglichkeit vorbereitet sind, wissen Sie genau, auf was Sie sich fokussieren sollten, um stets professionell zu wirken.
Mit der richtigen Offboarding Software eliminieren Sie repetitive Aufgaben und sorgen Sie dafür, dass all Ihre Prozesse einheitlich sind.
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Fazit: On und Offboarding-Erfolg durch Personalisierung, Struktur und Feedback |
On und Offboarding sind zwei verflochtene Prozesse. Das Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag und auch das Offboarding sollte über den Abschied hinausgehen. Nur so können Sie Ihr aktuelles Team behalten, neue Talente gewinnen, Ihre HR-Strategie ständig optimieren und sich der Konkurrenz inmitten eines Fachkräftemangels stellen.
Mit einer digitalen Mitarbeiter Onboarding und Offboarding-App wie Talmundo ist all das viel leichter gelungen. Entdecken Sie, was andere Unternehmen mit personalisierten und strukturierten On- und Offboarding schon geschafft haben.
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