Beim Auswählen der richtigen Onboarding Software sollten Sie sich natürlich Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass die Lösung genau das bietet, was Sie brauchen. Aber was genau ist denn die beste Onboarding Software für Ihr Unternehmen? Wenn Sie auf der Suche nach engagierteren, produktiveren Mitarbeitenden sind, die Ihnen länger treu bleiben, dann sollten Sie sich unbedingt diese Frage stellen!
Gutes (oder „„Best-in-Class“) Onboarding verwandelt Ihre Mitarbeitenden in selbstbewusste, befugte Teammitglieder und Markenbotschafter:innen. Aber nur 9 % der Manager, 19 % der Personalsachbearbeiter und 25 % der Mitarbeiter:innen bewerten das Onboarding Ihres aktuellen Arbeitgebers als „„sehr gut“.
Die richtige Onboarding Software wird Ihnen dabei helfen, Ihr Onboarding von der Mittelmäßigkeit zur Exzellenz zu befördern – und das im Handumdrehen. Auch Ihre HR-Abteilung wird sich freuen, denn eine gute Lösung wird ihr viel Zeit sparen. So kann Ihr Team immer den Überblick über die wichtigsten Kontakte einer Neueinstellung behalten und mit einem Knopfdruck die Onboarding-Reise über mehrere Standorte und Abteilungen hinweg implementieren.
Doch wie wir jetzt wissen, kann die Suche nach der richtigen Onboarding App dauern, vor allem wenn Sie sich erst noch genau überlegen müssen, was genau eine Software für Sie ermöglichen muss. Unser praktischer Ratgeber hilft Ihnen dabei, eine Entscheidung zu treffen und dabei möglichst viele Fehler zu vermeiden.
Lesen Sie weiter, um zu entdecken, was zu guten Onboarding Tools gehört, wie Sie vermeidbare Hindernisse identifizieren können, was die 10 unverzichtbarsten Funktionen einer Lösung sind und was genau hinter den Kulissen von Talmundos Onboarding Software geschieht.
Nicht alle Softwarelösungen für die Einarbeitung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sind genau gleich. Jede Onboarding Plattform bietet Ihnen eine Reihe von verschiedenen Funktionen, von einfachen digitalen Dashboards, die neue Teammitglieder verwenden können, um ihre Aufgaben im Auge zu behalten, bis hin zu komplett integrierten Ökosystemen, die alle Onboarding-Stakeholder während der gesamten Einarbeitungszeit verbinden.
Best-in-Class-Unternehmen entscheiden sich für zukunftsorientierte Lösungen, die ein erlebnisbasiertes (proaktives) Onboarding unterstützen und den Fokus auf die Reise der Neueinstellung vom Moment der Vertragsunterzeichnung (Preboarding) bis hin zur vollständigen Integration in das Unternehmen legen - ob es eine Woche, einen Monat oder ein Jahr dauert.
Konventionelle Onboarding Tools haben eingeschränkte Möglichkeiten und tendieren zu einer passiven Form des Onboarding, bei der sich die Priorität auf das Ankreuzen administrativer Kästchen konzentriert. Verstehen Sie uns nicht falsch, das Einhalten der Vorschriften ist wichtig, aber die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn Compliance mit einem guten Erlebnis verbunden ist.
Jede Onboarding Software hat Vor- und Nachteile. Was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert, kommt auf Ihre individuellen Bedürfnisse an. Aber unabhängig von Ihrer Organisation gibt es ein paar Dinge, die Sie bei JEDER Lösung für das Onboarding von Mitarbeitern vermeiden sollten:
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Features über Funktion Seien Sie vorsichtig bei Onboarding Software, die mit zusätzlichen Features vollgestopft ist, aber die Grundlagen nicht erfüllt. Der Schnickschnack sieht zwar gut aus, ist aber auf Dauer eher hinderlich als hilfreich. |
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DSGVO-Schwindler Halten Sie sich von Onboarding Tools fern, die ungenaue Angaben zur DSGVO-Konformität machen. Bitten Sie potenzielle Anbieter, zu zeigen, wie die Daten Ihrer Mitarbeiter:innen gespeichert und verwaltet werden, damit Sie in Zukunft keine Datenschutzprobleme haben. |
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Verwirrende Preise Vermeiden Sie Onboarding Software, deren Preisgestaltung nicht transparent ist. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Einblicke in Einrichtungskosten, einzigartige Logins für Ihre neuen Teammitglieder, Funktionserweiterungen und Kundensupport haben. |
Wenn Sie nach der richtigen digitalen Lösung für die Einarbeitung von Mitarbeitenden suchen, müssen Sie alle Ihre Nutzer:innen berücksichtigen. Oft wird vergessen, dass neue Teammitglieder zwar die Endnutzer:innen des Systems sind, aber auch andere Interessengruppen, darunter die HR-Abteilung, Manager:innen und Onboarding-Buddies, sollen jeden Tag mit der Software arbeiten können.
Diese 10 unverzichtbaren Funktionen wirken sich auf alle Beteiligten im Onboarding-Prozess aus. So stellen Sie sicher, dass jede Lösung, die Sie in Betracht ziehen, alle Kästchen ankreuzt.
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1. Die Onboarding-Software lässt sich nahtlos mit Ihren bestehenden Tools integrieren |
Wir leben in einem digitalen Zeitalter, in dem die meisten, wenn nicht alle, unserer Personalprozesse elektronisch verwaltet werden. Es ist also kein Wunder, dass einer der wichtigsten Indikatoren für eine gute Onboarding Software die Fähigkeit ist, all diese Prozesse zu interagieren.
Wenn Sie schon eine Weile mit dem gleichen HR-Framework und bestimmten Systemen arbeiten, ist eine Umstellung zu einem anderen Tool gar nicht so leicht. Denn Sie müssen immer berücksichtigen, wie Ihre verschiedenen Software-Bestandteile miteinander interagieren und kommunizieren können. Die richtige Lösung verbindet sich ganz leicht mit Ihren bestehenden Systemen und teilt Daten mit Ihnen, ohne zusätzliche Arbeitsbelastung für die Personalabteilung zu verursachen.
Die Onboarding Software von Talmundo bietet die Möglichkeit, sich mit modernen HR-Systemen wie Workday, SAP Success-Factors, Cornerstone, Taleo und vielen mehr zu verbinden.
→ Verschieben Sie Rekrutierungsdaten ohne Verwaltungsaufwand von der Rekrutierung zum Onboarding.
→ Automatisieren Sie das Löschen von Mitarbeitendendaten für erhöhte Sicherheit und Datenschutz.
→ Richten Sie Integrationen intern ein, oder lassen Sie sie von einem Expertenteam implementieren.
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2. Die Onboarding Software bietet eine lösungsbasierte Berichterstattung |
Informative Daten sind ein Muss, wenn Sie eine zukunftssichere Onboarding-Reise aufbauen möchten. Sie müssen in der Lage sein, Erkenntnisse und Schlüsselmessungen zu erfassen. Noch wichtiger jedoch ist es, diese Einblicke anzuwenden, um Ihren Onboarding-Prozess langfristig verbessern zu können.
Suchen Sie nach Software, die eine Reihe anpassbarer Berichte und Dashboards bietet, mit denen Sie bestimmte Bereiche Ihrer Onboarding-Reise aufschlüsseln und Ihre Ergebnisse über verschiedene Abteilungen und sogar Standorte hinweg vergleichen können.
Unsere intuitiven Bericht-Dashboards helfen Ihnen dabei, Ihre Onboarding-Daten mühelos im Auge zu behalten.
→ Visualisieren Sie Aktivierungs-, Fortschritts- und Abschlussraten beim Onboarding auf globaler und lokaler Ebene.
→ Vergleichen Sie die Leistung verschiedener Standorte und Abteilungen.
→ Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
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3. Die Onboarding Software ist an Ihre Marke anpassbar |
Das Employer Branding wird in der modernen Belegschaft immer wichtiger, und das Onboarding ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihr Branding zu präsentieren. Das können Sie ermöglichen, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Onboarding-Reise eng mit Ihrem Unternehmen verknüpft ist. Ihre Neueinstellungen sollten nicht denken, dass Sie die Erfahrung ausgelagert haben.
Suchen Sie nach Software mit reichlichen Personalisierungsmöglichkeiten. Sie sollte mindestens Farben anpassen und Ihr Logo hinzufügen können. Wenn Sie noch einen Schritt weitergehen möchten, denken Sie dann über eine Lösung nach, die es Ihnen ermöglicht, die eigene benutzerdefinierte Terminologie Ihres Unternehmens zu verwenden.
Unsere anpassbare Onboarding App kann ein Schaufenster für die Marke Ihres Unternehmens sein.
→ Gestalten Sie Talmundo mit der vollständigen Farb- und Logoanpassung Ihres Unternehmens.
→ Bringen Sie die einzigartige Unternehmenssprache in die App, damit sich Ihre Benutzer:innen wie zu Hause fühlen.
→ Profitieren Sie von einer maßgeschneiderten URL für einfachen Zugriff: ihre-firma.apps.talmundo.com.
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4. Die Onboarding Lösung ist ein Self-Service für Neueinstellungen |
Dank der Entwicklung von Plattformen wie Facebook und Google leben wir in einer Zeit, in der die Menschen an digitale Selbstbedienung gewöhnt sind. Für die Personalabteilung ist das großartig, denn mit den richtigen Tools können sich Mitarbeitende selbstständig erkunden, Dokumente hochladen und Schulungen durchführen.
Je mehr Self-Service-Elemente Sie in Ihren Onboarding-Prozess integrieren können, desto weniger Verwaltungsstunden muss Ihr HR-Team mit langweiligen Aktivitäten, wie Fragen beantworten oder Unterlagen von Neueinstellungen sammeln und bearbeiten, verbringen.
Die neue Einstellungsschnittstelle von Talmundo ist komplett auf Self-Service basiert. Neue Mitarbeitende werden ermutigt, ihre eigenen Fragen durch zeitlich veröffentlichte Inhalte, interaktive Module und mehr zu beantworten.
→ Nutzen Sie zeitversetzt veröffentlichte Inhalte, um Ihre neuen Teammitglieder immer wieder zur App zurückzuführen.
→ Lassen Sie Mitarbeitende neue Unterlagen in Verbindung mit der Einstellung direkt in der App ausfüllen und hochladen.
→Nutzen Sie unseren KI-Chatbot, um die FAQs für Neueinstellungen zu automatisieren.
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5. Die Onboarding Software ermöglicht der Personalabteilung, ansprechende Onboarding-Inhalte zu erstellen |
Gute Onboarding-Inhalte können neue Mitarbeitenden nicht nur inspirieren, sondern bieten auch auf unterhaltsamer und interaktiver Weise einen tieferen Einblick in Ihr Unternehmen. Der richtige Inhalt wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterbindung, die Zeit bis hin zur Produktivität und das Engagement aus. Wenn es also um Onboarding Software und -Inhalte geht, brauchen Sie mehr als nur eine Plattform, um PDF-Lernmodule hochzuladen.
Suchen Sie nach einem System, mit dem Sie eine breite Palette visuell ansprechender Inhalte erstellen können. Der Erstellungsprozess muss außerdem für Ihre gesamte Personalabteilung und Manager:innen benutzerfreundlich und intuitiv sein.
Mit den benutzerdefinierten Lernseiten von Talmundo können Sie ganz einfach Onboarding-Inhalte erstellen, die zu jeder Gelegenheit passen. Von FAQ bis zur Schulung vor dem ersten Arbeitstag, Teamorientierung und vielem mehr.
→ Wählen Sie aus vorgefertigten Vorlagen oder erstellen Sie Ihre eigenen.
→ Nutzen Sie detaillierte Seiten, um ausführliche Lernmaterialien in der App zu erstellen.
→ Verwenden Sie plattformgehostete Bilder und eingebettete Videos, um Ihre Inhalte hervorzuheben.
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6. Die Onboarding-Software hat eine eingebaute Automatisierung für Aufgaben und E-Mails |
Die Neueinstellungsverwaltung ist ein notwendiges Übel, das der Personalabteilung außerordentlich viel Zeit kostet. Automatisierte Aufgabenverwaltungssysteme verringern diesen Druck erheblich, denn so kann die Personalabteilung Aufgaben einfach einmal einrichten, sie nach Bedarf zuweisen und sich darauf verlassen, dass E-Mail-Erinnerungen, Aufforderungen und Benachrichtigungen den Rest erledigen.
Nicht alle Onboarding-Lösungen beinhalten Aufgabenverwaltung und die, die es tun, bieten oft kaum mehr als verherrlichte To-Do-Listen.
Suchen Sie nach einer Onboarding Lösung, die komplexe Automatisierung schafft, damit Sie alle relevanten Personen auf dem Laufenden halten und sicherstellen können, dass neue Mitarbeiter:innen wichtige Informationen erhalten, ohne überfordert zu werden.
Unser Aufgaben-Add-On versetzt die Personalabteilung in den Fahrersitz eines integrierten Task-Management-Systems, das den gesamten Onboarding-Zyklus umfasst. Aufgaben können für Onboardees, Manager:innen, Buddies und andere Stakeholder festgelegt werden. Es ist ein einfacher, 3-Schritte-Prozess:
→ Richten Sie Ihr Framework ein. Erstellen und weisen Sie Aufgaben über den gesamten Onboarding-Zyklus hinweg zu.
→ Bauen Sie das Stakeholder-Engagement auf. Vereinfachen Sie die unternehmensweite Aufgabenerledigung in einem zentralen Hub.
→ Verwalten Sie mit Zuversicht. Pflegen Sie eine leistungsstarke Aufgabenbibliothek, die sicherstellt, dass niemand zurückgelassen wird.
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7. Die Onboarding Software ist cloudbasiert und Smartphone angepasst mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche |
Wenn Ihre Onboarding Software nicht cloudbasiert und mobilfreundlich ist, wird sie bald veraltet sein, insbesondere in einer Arbeitswelt nach der Pandemie, in der Remote-Onboarding (Onboarding in eine neue Rolle außerhalb des Büros) zur Norm wird.
Wenn eine Software nicht einfach zu bedienen ist, wird sie niemand verwenden, nicht Ihr Team und schon gar nicht Ihre Onboardees.
Stattdessen brauchen Sie eine Lösung, die die Personalabteilung auf Knopfdruck aktualisieren kann und auf die Ihre Mitarbeitenden im Büro, auf der Couch oder sogar im Bus zugreifen können. Eine mit einem Back- und Frontend, das ein intuitives Design hat, welches Benutzer unabhängig von den technischen Fähigkeiten leicht navigieren können.
Die Software von Talmundo wird von den Expert:innen des globalen Talentech-Entwicklungsteams unterstützt, sodass Sie sich vom Anfang bis zum Ende auf eine nahtlose Benutzererfahrung verlassen können.
→ Saubere, intuitive Benutzeroberfläche, die Administrator- und Endbenutzererfahrung in Einklang bringt.
→ Basierend auf einer Microsoft Azure-Infrastruktur, die schnell, zuverlässig und zukunftssicher ist.
→ Zugänglich auf allen gängigen Geräten und Betriebssystemen, von überall auf der Welt.
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8. Die Onboarding Lösung ist auf Feedback orientiert |
Ein effektiv gestaltetes Onboarding-Programm ist schön und gut, aber wenn Sie kein Feedback von Ihren neuen Mitarbeitenden sammeln, verpassen Sie einige Verbesserungsmöglichkeiten.
Onboarding Software, die interaktive Tools wie Pulse-Checks und Umfragen nutzt, gibt der Personalabteilung die Chance, während des Onboarding den Kurs zu korrigieren und sicherzustellen, dass neue Teammitglieder die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, genau dann, wenn sie sie brauchen. So bekommen Sie auch einen hervorragende Einblick in Ihre Prozesse, um Ihre Onboarding-Reise für Ihre nächste Gruppe von Einstellungen noch zu optimieren.
Unsere Onboarding Software umfasst verschiedene Mechanismen zum Sammeln von Feedback während des Einarbeitungs-Prozesses.
→ Führen Sie während Ihrer gesamten Onboarding-Reise kurze Pulschecks durch, bei denen Teammitglieder ihre Erfahrungen mit einem Stern- oder Emoji-System bewerten können.
→ Erfassen Sie detailliertes Feedback in Meilensteinmomenten mit längeren Feedback-Fragebögen.
→ Nutzen Sie auch die Feedbackprüfungen unseres KI-Chatbots, die nach einer Interaktion mit einer Neueinstellung ausgelöst werden.
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9. Die Software kann unterschiedliche Onboarding-Reisen für verschiedene Arten von Einstellungen bereitstellen |
Wenn Sie ein Unternehmen sind, das mehr als eine Onboarding-Geschichte zu erzählen hat, dann ist dies eine der Schlüsselfunktionen.
Sie möchten die Konsistenz der Erzählung mit der Fähigkeit in Einklang bringen, Ihre Reise basierend auf Standort, Abteilung, Rolle und mehr zu personalisieren.
Suchen Sie nach einer Onboarding-Software mit der Möglichkeit, Inhalte zu „„filtern“, damit Ihre involvierten Stakeholder nur das sehen, was für sie relevant ist. Auf diese Weise wird sich Ihre Onboarding-Erfahrung maßgeschneidert und direkter anfühlen, ohne die unnötigen Ablenkungen.
Ein leistungsstarkes Segmentierungssystem bildet das Herzstück unserer Software, das es Ihrer Personalabteilung ermöglicht, allumfassende Onboarding-Reisen in einer zentralen Plattform zu erstellen und diese dann massenhaft an bestimmte Mitarbeitergruppen zu liefern, basierend auf Stellenbezeichnung, Abteilung, globalem Standort und mehr.
→ Weisen Sie jedem Teammitglied mehrere Filter zu, um einzigartige Reisen zu erstellen, die aus verschiedenen Inhaltsbibliotheken stammen.
→ Verwenden Sie Mitarbeiterfilter, um sicherzustellen, dass Neueinstellungen nur Inhalte sehen, die für ihre Rolle relevant sind.
→ Legen Sie Aufgaben fest und senden Sie Erinnerungsbenachrichtigungen auf der Grundlage von Filtersegmenten an Neueinstellung und andere involvierte Stakeholder für eine wirklich vernetzte Reise.
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10. Die Onboarding Software geht über nur die reine Einarbeitung von Mitarbeiter:innen hinaus |
Die HR-Führungskräfte von heute wissen, dass das Onboarding nur EINER von mehreren kritischen Übergangsmomenten für Mitarbeitende ist. Da auch Software-Entwickler:innen das wissen, bereiten sie ihre Plattformen vor, mehr als nur das Onboarding bewältigen zu können.
Wenn Sie mit einem wirklich zukunftssicheres System arbeiten möchten, sollten Sie sich eine Software suchen, die andere Übergangsmomente wie Preboarding, Reboarding, Crossboarding und natürlich Offboarding unterstützen kann.
Im Kern ist Talmundo eine All-in-One-Plattform für den Wechsel von Mitarbeitenden, die jeden Übergangsmoment im Mitarbeiterlebenszyklus bewältigen kann, vom Preboarding bis zum Offboarding.
→ Onboarding: Begeistern Sie neue Mitarbeitende und ermöglichen Sie ihnen einen effizienten Start in ihre neue Rolle.
→ Offboarding: Sorgen Sie für reibungslose Übergaben und schaffen Sie lebenslange Markenbotschafter:innen.
→ Preboarding, Reboarding, and Crossboarding: Führen Sie Teammitglieder ganz einfach durch die Tage und Wochen, bis hin zu einer neuen Rolle, einem Rollenwechsel, einer Rückkehr nach einer Zeit außerhalb Ihres Unternehmens und mehr.
Denken Sie daran, dass die effektivste Onboarding Software es Ihnen ermöglicht, eine einzigartige Erzählung mit ansprechenden, interaktiven Inhalten zu erstellen, die Ihrer Marke treu bleiben und für alle Ihre Benutzer:innen leicht zugänglich sind.
Die Wahl des RICHTIGEN Onboarding Tools für Ihr Unternehmen kann entscheidend dazu beitragen, die Reise Ihrer neuen Teammitglieder auf das nächste Level zu heben.
Nehmen Sie sich also Zeit, um zu recherchieren und sicherzustellen, dass Sie über die heutigen Herausforderungen hinausdenken, um Ihre Onboarding-Reise für morgen zukunftssicher zu machen.
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