Blog Post

Een introductie tot onboarding op afstand voor hybride werkomgevingen

 

  • In 2022 zijn hybride werkmodellen de sleutel tot het aantrekken en behouden van toptalent.

  • De mogelijkheid om een aantal dagen per week vanuit huis te werken is voor veel potentiële nieuwe medewerkers een doorslaggevende factor.

  • Medewerkers in een hybride werkomgeving dienen deels op afstand te worden ingewerkt en dit vergt een iets andere aanpak dan het traditionele inwerken.

  • Inwerken van nieuwe medewerkers in een hybride omgeving vereist gestroomlijnde communicatie, duidelijk verwachtingsmanagement en persoonlijke aandacht. Daarnaast dient het door de juiste digitale infrastructuur te worden ondersteund.

In de post-pandemische arbeidsmarkt zijn hybride werkmodellen niet alleen populair geworden, maar zelfs een noodzakelijke tool om toptalent binnen te halen en te behouden. De arbeidsmarkt is veranderd en de mogelijkheid om een deel van de werkweek op afstand te werken, is voor potentiële nieuwe medewerkers steeds vaker een reden om ja te zeggen.

Maar met elke verandering in onze werkwijze komt ook de behoefte aan betere, meer gerichte onboardingprocedures, zodat medewerkers goed worden voorbereid op hun nieuwe, hybride werkomgeving.

In deze inleiding tot inwerken op afstand voor hybride werkomgevingen bekijken we de verschillende hybride modellen, gaan we na waarom ze een blijvend karakter hebben, bespreken we hoe het inwerken van medewerkers op afstand verschilt van het traditionele inwerken van nieuwe medewerkers, en delen we advies en best practices voor succesvolle onboardingprogramma’s in hybride werkomgevingen.

Wat is een hybride werkomgeving?

Hybride werken betekent een flexibel werkmodel waarmee medewerkers een deel van hun werktijd vanuit een fysieke kantoorruimte en een deel van de tijd op afstand, vanuit huis of een andere niet-traditionele werkruimte, werken.

Er zijn vier hoofdvarianten van het hybride model, elk met zijn eigen voor- en nadelen voor zowel medewerkers als werkgevers:

Office-first
Met een 'office-first' hybride werkmodel brengen medewerkers het grootste deel van hun tijd op kantoor door en hebben ze de mogelijkheid om een paar dagen per maand te kiezen om op afstand te werken. Dit model is voor werkgevers gemakkelijk te implementeren, maar biedt vaak niet de flexibiliteit waar medewerkers naar op zoek zijn.

Remote-first
Een 'remote-first' hybride werkmodel is het tegenovergestelde; medewerkers werken het grootste deel van hun tijd op afstand en komen slechts af en toe naar kantoor. Remote-first biedt medewerkers VEEL flexibiliteit, maar zonder optimale communicatie en geavanceerde technologie kan het tot een lage medewerkersbetrokkenheid leiden.

Vast-hybride
Bij het vast-hybridemodel bepaalt de werkgever vaste werkdagen waarop medewerkers op kantoor moeten zijn. Daarbij worden vaak roosters opgesteld om ervoor te zorgen dat hele teams op bepaalde dagen samen op kantoor zijn. Het vast-hybridemodel is een populair model voor werkgevers die meer structuur in het werken op afstand zoeken. Maar het ontneemt de individuele medewerker de vrijheid om te kiezen welke dagen hem of haar het beste passen.

Flexibel-hybride
Een flexibel-hybridemodel (of 'true hybrid') geeft medewerkers volledige controle over wanneer en hoe ze hun tijd willen indelen. Sommige medewerkers kiezen ervoor om vaak op afstand te werken, anderen zullen ervoor kiezen om vaker op kantoor te werken. Maar de keuze is geheel aan het individu. Flexibel-hybride werkmodellen zijn het aantrekkelijkst voor toekomstige medewerkers. Ze zijn moeilijk te implementeren in grotere organisaties, maar op termijn zijn ze de investering waard.

Waarom hybride werkmodellen niet meer weg te denken zijn


Hybride werkmodellen hebben uiteenlopende voordelen voor zowel medewerkers als werkgevers. Daarom is het aannemelijk dat ze onderdeel blijven van de werkcultuur:

Voor werkgevers

Aantrekken van talent
Door een hybride werkomgeving aan te bieden, kunnen organisaties toptalent binnenhalen: 83% van de medewerkers zegt dat ze eerder zouden solliciteren naar een functie als er mogelijkheden tot flexibel werken wordt aangeboden.

Behoud van talent
Het juiste hybride werkmodel helpt organisaties het aangetrokken talent te behouden. Volgens een recent onderzoeksrapport van ADP zou 64% van de ondervraagde medewerkers overwegen een nieuwe baan te zoeken als ze fulltime op kantoor zouden moeten terugkeren.

Voor medewerkers

Voordelen voor de geestelijke gezondheid
De juiste hybride werkomgeving lijkt de geestelijke gezondheid van medewerkers positief te beïnvloeden. Uit een recent onderzoek van Salesforce bleek dat 59 procent van de medewerkers vond dat een hybride werkmodel positief bijdraagt aan hun psychologisch welzijn.

Lagere werk gerelateerde kosten
Hybride werken kan leiden tot een vermindering van werk gerelateerde kosten voor medewerkers. Van koffies en lunches buiten de deur tot werkkleding of reiskosten, hybride medewerkers kunnen naar verwachting duizenden euro's besparen door parttime vanuit huis te werken.

Het verschil tussen onboarding voor hybride medewerkers en traditionele werkwijzen

In een standaard onboardingproces wordt ervanuit gegaan dat je nieuwe medewerker tijdens de meeste (zo niet alle) belangrijke momenten fysiek aanwezig is. Normaliter wordt tijdens een goed onboardingprogramma digitale communicatie gecombineerd met persoonlijke contactmomenten. Zo wordt een naadloze ervaring gecreëerd die je nieuwe medewerker helpt om gemakkelijk te integreren.

Afhankelijk van het gekozen model, betekent hybride werken dat nieuw personeel, ten minste gedeeltelijk, op afstand wordt ingewerkt.

Dit betekent gelukkig niet dat we het wiel opnieuw hoeven uit te vinden; het betekent wel dat HR bepaalde aspecten extra aandacht moet geven om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers niet gestrest raken en zich zelfverzekerd en verbonden voelen.

Het grootste verschil tussen traditionele onboarding en hybridegerichte onboarding is je digitale infrastructuur. Voor het traditionele proces wordt een digitale tool op maat sterk aanbevolen, zodat je het proces van het begin tot het einde kunt beheren. Maar veel (vooral kleinere) organisaties doen het zonder.

In een hybride werkomgeving is de juiste digitale tool essentieel voor het succes van je onboardingproces. Zonder deze tool zit je HR-team tot over hun oren in het werk met het beantwoorden van e-mails en telefoontjes van nieuwe medewerkers die hun weg in hun nieuwe functie proberen te vinden.

RESOURCE ALERT_
DOWNLOAD ONZE CHECKLIST VOOR ONBOARDING OP AFSTAND

 

5 best practices voor het onboarden van hybride medewerkers

Succesvolle onboarding in een hybride omgeving is afhankelijk van enkele belangrijke best practices die gericht zijn op het opzetten van sterke communicatielijnen, het stellen van duidelijke verwachtingen en het ondersteunen van nieuwe medewerkers op emotioneel niveau.

Arrow-T-Pink

#1 Breng ondersteuning voor geestelijke gezondheid onder de aandacht


Onderzoek heeft aangetoond dat hybride werkmodellen de mentale gezondheid van medewerkers kunnen verbeteren. Er zijn echter ook aanwijzingen dat het starten van een nieuwe baan op afstand zonder de juiste ondersteuning, een negatieve invloed kan hebben op de gemoedstoestand van een medewerker .

Door te wijzen op de juiste support en het praten over geestelijke gezondheid te normaliseren, ondersteun je je nieuwste medewerker pro-actief en zorg je ervoor dat hij of zij de middelen heeft om problemen zelf op te lossen, of hulp te zoeken wanneer nodig.

Arrow-T-Pink

#2 Deel kantoortijd strategisch in


Wanneer je het onboardingrooster van je nieuwe hybride medewerker opstelt, denk er dan over na wanneer het het meest waardevol is om ze op kantoor te hebben.

Digitale training en rolverkenning kunnen eenvoudig vanuit het comfort van het eigen huis plaatsvinden, terwijl bijpraten met een koffie, presentaties en welkomstborrels veel leuker zijn als mensen fysiek aanwezig zijn.


Arrow-T-Pink

#3 Bepaal de werkvoorkeuren in de fase vóór het onboarden


De hybride werkomgeving van je organisatie is ongetwijfeld besproken tijdens het wervingsproces. Nu je nieuwe medewerker een handtekening onder het contract heeft gezet, wordt het tijd om uit te zoeken hoe diegene precies wil werken binnen het door jouw gekozen hybride systeem.

Stuur je nieuwe medewerker voor de eerste werkdag een korte enquête om te weten te komen hoe hij of zij graag wil werken. Informeer je nieuwe medewerker ook over het formele beleid van jouw organisatie, zodat de verwachtingen op één lijn liggen.

Arrow-T-Pink

#4 Centraliseer informatiebronnen digitaal


Als je op kantoor bent, kun je gemakkelijk bij een collega terecht voor antwoorden. Als je op zoek bent naar contactgegevens, een bepaald document of een antwoord op een brandende vraag, is hulp slechts een halve meter van je verwijderd. Als een nieuwkomer na de onboarding veelvuldig op afstand werkt, kan het moeilijk zijn om informatie te krijgen en dit kan het integratieproces aanzienlijk beïnvloeden.

Daarom is het belangrijk om de kennisbronnen van het bedrijf op één plaats te centraliseren, of dat nu een op maat gemaakte onboardingtool is, of bijvoorbeeld het intranet.

Hiermee krijgen hybride medewerkers toegang tot alles wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen, en hoeft HR geen tijd te besteden aan het beantwoorden van e-mails met vragen als: 'waar kan ik mijn payroll-login vinden'.

Arrow-T-Pink

#5 Meet regelmatig hoe nieuwe medewerkers zich voelen in hun nieuwe rol


Wanneer een medewerker regelmatig op kantoor is, kunnen collega's, managers en zelfs HR de emotionele toestand gemakkelijk peilen en hierop met de juiste ondersteuning reageren. Dit is veel moeilijker als er vanuit huis wordt gewerkt. Vooral in de beginfase is het belangrijk om regelmatig contact te zoeken om na te gaan hoe een medewerker zich voelt.

Een anonieme enquête waarmee nieuwe medewerkers hun ervaring en emotioneel welzijn op verschillende momenten kunnen delen, is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat je de juiste ondersteuning biedt.



QMARK

De conclusie

Onboarding op afstand voor hybride werkomgevingen kan een uitdaging zijn, maar met de juiste digitale infrastructuur wordt de taak een stuk overzichtelijker.

Als je wilt weten hoe Talmundo wereldwijd meer dan 300 klanten ondersteunt met hun digitale onboardingtool, bel dan met een van onze deskundige teamleden en dan vertellen wij hoe dit werkt!


 

Ons team van specialisten helpt toonaangevende organisaties bij het opzetten van effectieve transitie trajecten voor hun medewerkers; van preboarding tot reboarding en verder! Boek een gratis gesprek van 15 minuten om de reboarding best practices en jouw organisatie te checken.

New call-to-action


Onderwerpen: Featured , Onboarding
rightarrow-PINK
Meer onboarding content