Een succesvol en professioneel onboarding proces opzetten is essentieel voor HR-professionals die retentie, betrokkenheid en productiviteit van hun nieuwe medewerkers willen stimuleren. In dit artikel nemen we de fijne kneepjes van het onboarding proces onder de loep en bieden we inzicht in de duur, de betrokken stappen, de belangrijkste stakeholders en waarom het onmisbaar is voor bedrijven.
Het onboarding proces is de reeks activiteiten en procedures die een organisatie onderneemt om een nieuwe werknemer te integreren, aan de organisatie te laten wennen en hem te helpen productief en effectief te worden in zijn nieuwe rol. Dit omvat oriëntatie, training, kennismaking met collega's en wennen aan het bedrijfsbeleid en de bedrijfscultuur.
Onboarding gaat niet alleen over papierwerk en formaliteiten; het draait ook om het creëren van een positieve ervaring voor de nieuwe werknemer, door ervoor te zorgen dat ze hun verantwoordelijkheden en de verwachtingen van het bedrijf begrijpen en de nodige ondersteuning en middelen krijgen om te slagen in hun nieuwe rol.
Een goed gestructureerd onboarding proces is essentieel voor het bevorderen van het gevoel erbij te horen, het stimuleren van het werknemersmoreel en het verbeteren van de retentie-, betrokkenheid- en productiviteitscijfers van een organisatie.
Als onboardingexperts is een van de meest gestelde vragen die we krijgen "Hoe lang moet een standaard onboarding proces duren?". Het antwoord staat echter niet vast.
De duur van het onboarding proces van een werknemer kan sterk variëren, afhankelijk van de complexiteit van de functie, de specifieke vereisten van de organisatie en de aard van de sector. Gemiddeld duurt een standaard onboarding proces 30 tot 90 dagen. Het kan echter ook korter of langer duren.
Een korter onboarding proces wordt vaak gezien bij functies die basisvaardigheden en minimale training vereisen, zoals tijdelijke of seizoensfuncties. Aan de andere kant kunnen zeer gespecialiseerde of technische functies, evenals functies in sterk gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg of de financiële sector, een langer onboarding proces met zich meebrengen vanwege de behoefte aan uitgebreide training, certificeringen en naleving van specifieke industrienormen.
Grotere organisaties met ingewikkelde hiërarchieën en complexe bedrijfsculturen kunnen een langere inwerkperiode nodig hebben om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers volledig integreren in de werkomgeving.
Door de inwerkperiode aan te passen op basis van de complexiteit van de functie en de unieke eisen van de organisatie, krijgen werknemers de juiste training en ondersteuning om uit te blinken in hun functie.
1. Voorbereiden op aankomst (Preboarding)
Voordat de nieuwe medewerker ook maar een voet op kantoor zet, zorgt een proactieve HR- afdeling ervoor dat al het papierwerk is afgerond, IT-systemen zijn ingesteld en de werkplek klaar is. Dit zet een positieve toon voor de reis van de nieuwe medewerker.
2. Indruk maken (Oriëntatie en Inductie)
De eerste week omvat een grondige kennismaking met de bedrijfscultuur, waarden en missie. Nieuwkomers ontmoeten de belangrijkste teamleden, begrijpen hun rol en begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de grotere doelstellingen van de organisatie.
3. Nivellering (Training en Ontwikkeling)
In de weken daarna krijgen nieuwe werknemers functiespecifieke training. Dit kan variëren van technische vaardigheden tot soft skills, zodat ze over de nodige tools beschikken om uit te blinken in hun functie.
4. De weg wijzen (Mentorschap en Feedback)
Het aanstellen van een buddy of mentor (of beide) zorgt voor een ondersteunend systeem voor de nieuwe medewerker. Regelmatige check-ins en feedbacksessies zijn essentieel. Constructieve feedback helpt om inzicht te krijgen in hun vooruitgang en verbeterpunten.
5. Comfortabel worden (Integratie)
Een succesvol onboarding proces eindigt niet na de eerste maand. HR-professionals moeten ervoor zorgen dat nieuwe werknemers naadloos integreren in de bedrijfscultuur. Denk hierbij aan teambuildingactiviteiten, sociale evenementen en deelname aan bedrijfsprojecten.
→ HR
HR-teams dirigeren het hele onboarding proces. Ze zijn verantwoordelijk voor alle documenten, de oriëntatie, de coördinatie van de training en zorgen voor een soepele ervaring voor de nieuwe medewerker.
→ Managers and teamleiders
Managers spelen een cruciale rol bij de introductie van de nieuwe medewerker in de teamdynamiek. Ze geven inzicht in de specifieke functie, de verwachtingen en hoe deze aansluiten bij de doelstellingen van het team.
→ Collega's
Collega’s leveren een belangrijke bijdrage aan het onboarding proces. Ze helpen nieuwe medewerkers zich aan te passen aan de werkcultuur, bieden begeleiding en zorgen ervoor dat ze zich thuis voelen.
→ Mentoren en buddies
Mentoren en buddy's bieden één-op-één begeleiding en fungeren als brug tussen de nieuwe medewerker en de organisatie. Ze bieden inzichten, beantwoorden vragen en geven waardevolle feedback.
→ Hogere retentiepercentages
Een goed gestructureerd onboarding proces zorgt ervoor dat werknemers zich gewaardeerd en verbonden voelen met de organisatie, waardoor de retentie van nieuwe werknemers met 82% toeneemt.
→ Verhoogde productiviteit
Als werknemers vertrouwen hebben in hun rol en de verwachtingen van het bedrijf begrijpen, kunnen ze zich beter concentreren op hun taken, wat leidt tot nieuwe werknemers die 50% productiever zijn.
→ Meer betrokkenheid
Het is bewezen dat een positieve onboarding-ervaring de betrokkenheid van werknemers verhoogt, en wanneer werknemers zich gesteund en gewaardeerd voelen, is de kans groter dat ze zich actief inzetten voor hun werk. Organisaties die een gestructureerd onboarding proces hanteren, ervaren een 49% grotere betrokkenheid van werknemers dan organisaties die dat niet doen.
→ Positievere bedrijfsreputatie
Als een bedrijf bekend staat om zijn uitstekende onboarding programma, wordt het aantrekkelijker voor ervaren professionals om zich bij jou organisatie aan te sluiten. Positieve feedback van tevreden werknemers verbetert de reputatie van het bedrijf en ongeveer 80% van de werknemers is van mening dat een effectieve onboarding een positieve indruk afgeeft van hun nieuwe werkplek.
 |
De conclusie |
Een sterk onboarding proces is van vitaal belang als je op zoek bent naar betrokken, productieve en loyale werknemers. Elke stap, van proactief preboarding tot inzichtelijk mentorschap, vormt niet alleen een werknemer, maar een zelfverzekerde medewerker. Dit is niet zomaar een procedure; het is een strategische investering en het juiste onboarding proces staat gelijk aan zakelijk succes.
Dus onthoud bij het optimaliseren van uw onboarding proces: het is niet alleen een welkom, het is een verbintenis om talent te behouden.
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
