Pour beaucoup, l'onboarding continue d'être un processus principalement manuel, inexplicablement lié à des heures de documentation fastidieuses et de lourdes charges de travail pour les RH.
L'automatisation est une arme, pas si secrète, qui aide les services RH débordés à se libérer de la paperasse, de sorte qu'ils aient plus de temps pour inspirer et ravir leurs nouvelles recrues.
Un bon onboarding consiste idéalement à partager des connaissances, communiquer des valeurs, nouer des liens et gérer la mise en adéquation afin de transformer la nouvelle recrue non seulement en un membre d'équipe confiant et responsable, mais aussi en un ambassadeur de la société.
Mais les « bonnes choses » ne se font pas sans une bonne dose de travail.
Un onboardee se voit attribuer en moyenne 54 tâches tout au long de son onboarding lifecycle. Il s'agit donc de 54 points d'action par nouvelle recrue, que votre service RH doit identifier, construire, déployer, communiquer et dont il doit assurer le suivi.
Ceci n'est qu'une des nombreuses raisons pour passer au numérique et commencer à créer un processus automatisé qui est échelonnable et à l'épreuve du temps !
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Que signifie « automatiser votre processus » ? |
L'automatisation consiste à numériser les processus à forte intensité de travail, tels que la documentation, la collecte de données, l'attribution du flux de travail et la diffusion de contenu pour les nouvelles recrues.
Nous parlons d'un système qui peut gérer les données des employés de manière sécurisée. Un système qui offre aux RH la possibilité d'ajouter ou de supprimer facilement du contenu pour des employés spécifiques, qui fournit un contenu pertinent aux nouvelles recrues lorsqu'ils en ont le plus besoin et qui donne à la fois aux administrateurs et aux onboardees des indications et des conseils sur la manière et le moment de procéder.
Idéalement, il s'agit d'un système infonuagique qui permet à vos employés d'y accéder lorsqu'ils ne sont pas au bureau et aux RH d'envoyer des mises à jour d'un simple clic sur un bouton.
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Pourquoi vouloir automatiser ? |
Tout d'abord, il a été prouvé que l'automatisation réduit la charge de travail des RH.
Et parce que les responsables RH conviennent que le manque de temps est le plus grand obstacle à une intégration efficace, il est essentiel de réduire la charge de travail des RH.
Source: https://www.allied.com/docs/default-source/pdf/may-mobility-telecommuting2013final.pdf
Mais cela va encore plus loin, car l'automatisation permet aussi aux organisations de protéger les processus contre les erreurs humaines, de sécuriser les données des employés et d'offrir une expérience homogène et plus agréable aux nouvelles recrues.
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SAVIEZ-VOUS ? |
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Comment automatiser ? |
La mise en place d'un processus d'onboarding automatisé prend du temps et du dévouement. Le contenu et les points d'action pour chaque parcours que vous souhaitez offrir doivent être entièrement réalisés et cartographiés avant même d'envisager l'automatisation.
Avec une équipe dédiée et le bon logiciel, vous pouvez automatiser vos processus rapidement. Toutefois, si vous supprimez un ou les deux éléments mentionnés ci-dessus, cela vous prendra non seulement plus de temps, mais vous coûtera aussi plus d'argent.
La bonne nouvelle est que ce processus d'automatisation ne doit se faire qu'une seule fois - et à long terme, vous (et votre équipe) économiserez du temps et des ressources : quelques 5heures, ou plus, par onboardee, et cela en ne tenant compte que du travail administratif.
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Étape 1 : Cartographiez votre processus existant |
Pour une automatisation efficace, vous avez besoin d'une compréhension globale des actions à entreprendre et des informations à fournir, à quelle personne et à quel moment. Combien y a-t-il de variantes du parcours ? Adaptez-vous certains aspects du parcours à des sites et/ou des départements spécifiques ?
Où commencer :
| 1 Identifiez les informations à fournir à l'échelle de l'entreprise et celles qui sont spécifiques à certains rôles, services ou sites. [Exemple : une « vidéo de bienvenue à bord » de votre PDG pourrait être un élément de contenu à l'échelle de l'entreprise, alors qu'un « guide du manager 101 » serait spécifique à un certain rôle dans l'entreprise] |
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| 2 Déterminez quelles informations font partie d'une certaine chronologie et établissez à quels moments du onboarding lifecycle ces informations seront fournies. [Exemple : une « vidéo de formation spécifique pour le premier jour » est sensible au timing, car elle doit être livrée lors du premier jour au bureau de l'onboardee. Cependant, un « diaporama pour connaître l'équipe » peut être livré à tout moment avant le premier jour] |
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| 3 Confirmez quels contacts clés font partie du parcours d'un onboardee et définissez à quels moments ils doivent être inclus dans votre processus. [Exemple : un responsable direct serait probablement un contact clé au début du onboarding lifecycle, tandis que les membres de l'équipe rejoindraient le processus à un stade ultérieur] |
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Prenez toutes ces informations et points d'action et insérez-les dans un plan chronologique - une représentation visuelle qui vous permettra de faire le point sur l'ensemble de votre onboarding lifecycle..
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Étape 2 : Déterminez quels éléments de votre parcours seront automatisés |
Certaines choses ne peuvent pas être entièrement automatisées. Il s'agit des choses qui font d'un parcours d'intégration une expérience vraiment humaine, comme par exemple un thé de bienvenue le matin ou un café en face à face avec votre responsable direct. L'organisation de ces tâches PEUT toutefois être automatisée.
Voici quelques exemples qui détaillent comment nos clients ont automatisé leur processus tout au long du onboarding lifecycle des nouvelles recrues :
| 1 Un chatbot de questions-réponses Beaucoup de nos clients, dont la compagnie aérienne phare allemande Lufthansa, utilisent un chatbot numérique muni d'intelligence artificielle pour répondre aux questions des nouvelles recrues. En arrière plan, une liste de questions fréquemment posées est compilée, liée à des mots-clés et associée à des réponses. Si le chatbot ne connaît pas la réponse, il transmettra la question aux RH, qui pourront répondre directement à l'onboardee, puis ajouter la réponse au back-end, de sorte qu'elle puisse aider les futurs onboardees. |
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| 2 Des messages par e-mail pour les parties concernées Les messages automatisés et envoyés par e-mail sont un moyen de s'assurer que les managers et les RH n'oublient pas l'onboarding de la nouvelle recrue. ManpowerGroup UK envoie des e-mails automatisés à son équipe RH, ainsi qu'aux managers et contacts clés d'un onboardee, à chaque fois qu'ils doivent accomplir une tâche. Les messages vont du « Votre nouvelle recrue commence demain à 9 h 00, n'oubliez pas ! » au « Madame X a intégré votre équipe il y a déjà deux semaines. Assurez-vous de vous mettre en contact avec elle et de planifier un café pour prendre de ses nouvelles ». |
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| 3 Une formation au compte-gouttes Nous savons tous comment on se sent lorsqu'on commence un nouveau travail et à quel point le fait d'être bombardé pendant des heures avec des formations sous forme de PowerPoint peut être lassant. Prenez une page du livre de Deloitte Belgique et alimentez ce contenu au goutte-à-goutte tout au long de la période de preboarding, grâce à un système de diffusion de contenu automatisé. De cette façon, lorsque votre nouvelle recrue arrivera le premier jour au bureau, elle comprendra bien son rôle, sera plus détendue et se sentira en mesure de démarrer sur les chapeaux de roue. |
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| 4 Des enquêtes éclair Les enquêtes sont un excellent moyen pour évaluer l'état émotionnel de vos onboardees, mais aussi pour identifier de possibles points faibles dans votre parcours d'intégration. Bacardi envoie à ses nouvelles recrues des enquêtes "éclair" automatisées à des moments clés de leur onboarding lifecycle. À travers ces enquêtes, les recrues sont invitées à évaluer, avec une note de 1 à 5, leurs sentiments à l'égard d'un énoncé. Les RH reçoivent les résultats en temps réel et peuvent ainsi contacter un membre du personnel s'ils voient qu'un soutien est nécessaire. |
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Étape 3 : Identifiez une solution logicielle qui vous convient |
Maintenant que votre processus d'onboarding est cartographié et que votre plan d'automatisation est en place, il est temps de trouver une solution logicielle adaptée aux besoins de votre entreprise.
Les organisations au top choisissent une technologie d'avenir qui soutient l'onboarding basé sur l'expérience (intégration proactive) en se concentrant sur le parcours des candidats depuis la signature de leur contrat jusqu'à leur intégration complète dans la société.
Les techniques d'onboarding conventionnelles offrent des possibilités plus limitées, et tendent vers une forme d'intégration passive, axée sur les aspects administratifs. Entendons-nous bien, la conformité est certes importante, mais de meilleurs résultats sont obtenus lorsque conformité et expérience sont en symbiose.
Du point de vue des « spécifications techniques », vous devez prendre en compte 6 points importants lors du choix d'une solution logicielle pour votre onboarding :
| 1 Le logiciel s'intègre-t-il à votre OSC (outil de suivi des candidatures) existant ? Si vous avez créé un cadre RH autour d'un ensemble particulier de systèmes, ajouter à cet ensemble un logiciel qui ne communique avec aucun d'entre eux ne vous apportera que des problèmes. |
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| 2 Le logiciel est-il facile à utiliser, avec une interface intuitive et moderne ? S'il n'est pas simple à utiliser, personne ne l'utilisera. Personne de votre équipe et encore moins les nouveaux arrivants. |
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| 3 Le logiciel permet-il de mettre en valeur votre propre marque ? Pouvez-vous personnaliser les couleurs et les polices de caractère ? La marque employeur revêt de plus en plus d'importance sur le marché moderne du travail, et la période d'intégration est le moment crucial pour présenter la vôtre - ne ratez donc pas cette occasion unique de mettre votre entreprise en valeur. |
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| 4 Le fournisseur du logiciel travaille-t-il avec des entreprises de taille et d'échelle similaires aux vôtres ? Si tel est le cas, il sera mieux préparé à relever tous les défis que vous lui imposerez. |
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| 5 Le logiciel est-il infonuagique et compatible avec les dispositifs mobiles ? En résumé : le logiciel est-il à l'épreuve du temps ? Sans connexion cloud, ni version mobile, le logiciel sera vite obsolète. Vous souhaitez une solution logicielle que les RH peuvent mettre à jour d'un simple clic et à laquelle vos onboardees auront accès, même lorsqu'ils sont en déplacement. |
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| 6 Le fournisseur de logiciel offre-t-il un support client ? Il est en effet important de savoir si un expert est à portée de main lorsque vous rencontrez un problème. 7 Le logiciel vous permettra-t-il de mesurer les impacts commerciaux principaux de vos efforts d'intégration ? Les organisations les plus performantes capturent les enseignements et les mesures clés, à la fois positives et négatives, de votre parcours d'intégration et les appliquent pour améliorer votre réussite commerciale. |
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Étape 4 : Remplissez le contenu et cliquez sur le bouton lecture |
Une fois que vous avez trouvé une solution logicielle qui convient à votre organisation, votre travail sera de migrer tout le contenu papier vers votre nouvelle infrastructure numérique.
Cela prendra du temps, et la durée exacte dépendra du degré de préparation que vous aurez atteint jusqu'à ce point. Nous avons travaillé avec des clients qui ont réussi à remanier et à déployer l'intégralité de leur parcours d'intégration en moins de 7 semaines, mais ce cas de figure est généralement l'exception plutôt que la règle.
Une fois le contenu incorporé, vous pourrez cliquer sur le bouton lecture et présenter votre nouveau processus d'onboarding au monde entier !
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La solution ? |
L'automatisation demande du travail. Vous avez besoin d'une équipe dédiée et du bon logiciel pour obtenir les meilleurs résultats. Mais l'investissement en vaudra la peine si vous réduisez les charges de travail des RH, si vous protégez les processus contre les erreurs humaines, si vous sécurisez les données des employés et si vous offrez une expérience transparente et plus agréable aux nouvelles recrues.
Ce n'est pourtant qu'une pièce du puzzle.
D'abord, vous RÉINVENTEZ vos parcours.
Ensuite, vous AUTOMATISEZ vos processus et enfin,
vous collectez des informations pour VALORISER votre entreprise.
N'oubliez pas que le meilleur parcours ressemble à ceci :
Un parcours basé sur l'expérience avec votre message en contenu, personnalisé pour la recrue et cohérent dans toute votre entreprise.
Depuis plus de 8 ans nous aidons les plus grandes entreprises du monde à automatiser leur onboarding. Et nous sommes prêts à vous aider également.
