HR-statistieken: Welke KPI’s zijn van belang voor een succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers?

Een goede onboarding van medewerkers verhoogt de betrokkenheid van nieuwe medewerkers, verkort de tijd die medewerkers nodig hebben om tot volledige productiviteit te komen, en bevordert het behoud van medewerkers. En het effect daarvan is enorm! Een goed onboardingproces verhoogt de betrokkenheid met zo'n 33% en het retentiepercentage van nieuwe medewerkers zelfs met 82%! Maar hoe komt HR-afdeling erachter wat de kwaliteit is van hun onboarding programma is? 

Uit een gezamenlijke studie van Talmundo en Vlerick Business School bleek dat de perceptie van de HR afdeling afweek van de beleving van de nieuwe medewerkers. Zowel emotioneel als praktisch bestaan er enkele verschillen in denkbeelden wat betreft de kwaliteit van bestaande onboardingprogramma's. Meten is weten. Dus in plaats van afgaan op gevoel, is het verzamelen, meten en analyseren van nauwkeurige en consistente data vele malen effectiever.

In dit artikel leggen we uit hoe je verder kunt gaan dan alleen anekdotisch bewijs. Ook laten we zien hoe je systemen ontwerpt om gedurende de hele employee lifecycle van je medewerkers helder gedefinieerde statistieken op te leveren.

Wat moet je meten voor een succesvolle onboarding?

+ Infographic!

Hoe kun je de onboarding van medewerkers effectief meten?

Voordat we kijken naar WAT we moeten meten, moeten we beslissen HOE we meten. De manier waarop we gegevens verzamelen, heeft invloed op de conclusies die daaruit worden getrokken. Dus onjuiste metingen kunnen tot slechte beslissingen leiden.

We hoeven geen foutloze datasets te creëren, maar er zijn wel enkele algemene principes waar je je aan moet houden. Hiermee voorkom je dat de getallen slechts een eenmalige momentopname weergeven en krijg je een betrouwbaar beeld van het onboardingsprogramma van jouw organisatie. Het is belangrijk om je te concentreren op: 

Consistentie
Door gedurende de carrièrecyclus van je medewerkers stelselmatig vergelijkbare gegevenspunten vast te leggen, creëer je een betrouwbare dataset.\

Segmentatie
Door gegevens te segmenteren per team, locatie of land, kun je trends op een bruikbaar niveau begrijpen.

Door gegevens van het personeelsbehoud te meten en te registreren tijdens het volledige onboardingproces (en daarna!), kun je het succes van je onboardingsprogramma aanzienlijk vergroten. En het mooie is: waarschijnlijk beschik je vanuit je huidige wervings- en selectiesysteem (ATS) al over alle gegevens die nodig zijn om een basis te creëren om direct te starten met meten.

Het traditionele patroon van "medewerker accepteerd het aanbod" moet worden omgevormd naar het veel meer betekenisvolle “medewerker volledig geïntegreerd in de werkomgeving en goed door de proeftijd heengekomen!”. Want wat heb je er uiteindelijk aan als je nieuwe medewerker al op de eerste dag niet komt opdagen, of in de derde week opstapt?

Er zijn twee belangrijke periodes die afzonderlijke aandacht nodig hebben: retentie tijdens preboarding (voor de startdatum) en retentie tijdens oriëntatie en integratie (na de startdatum).

Het meten van no-shows tijdens preboarding

Met no-shows bedoelen we medewerkers die een werkaanbod hebben geaccepteerd, maar op de geplande startdatum niet komen opdagen. Er zijn veel redenen waarom nieuw geworven medewerkers afhaken, maar 44% van de no-shows doet dit omdat ze een beter aanbod hebben gekregen van een ander bedrijf.

De relevante maatstaf hiervoor noemen we het "preboarding-retentiepercentage": Hoeveel nieuwe medewerkers blijven behouden tussen het moment van het geaccepteerde aanbod en de eerste werkdag?

Win met Talmundo

ManpowerGroup UK, een klant van Talmundo in het Verenigd Koninkrijk, is een goed voorbeeld van hoe het beter kan. Er was sprake van een laag preboarding-retentiepercentage en ManpowerGroup UK besloot te investeren in een vernieuwd, door technologie ondersteund proces. Het resultaat? Het aantal 'non-starters' ging met maar liefst 37% omlaag. Dit heeft een aanzienlijke impact op de wervingskosten, de bedrijfscontinuïteit, de teamcultuur en meer.

Het meten van het percentage 'voortijdige afhakers' tijdens de oriëntatie en integratie

Met ‘voortijdige afhakers’ bedoelen we medewerkers die aan een nieuwe baan beginnen, maar al tijdens de proeftijd of in de eerste maanden daarna ontslag nemen. 86% van de medewerkers beslist in het eerste half jaar of ze langere tijd bij een bedrijf willen blijven, Dus de impact van de eerste weken op het behoud van medewerkers moet niet worden onderschat.

De relevante maatstaf hiervoor noemen we het "integratie-retentiepercentage": Ofwel, hoeveel nieuwe medewerkers tijdens de eerste maanden* van hun nieuwe baan worden behouden.

*De integratie van nieuwe medewerkers duurt doorgaans langer dan een paar weken. We adviseren om minimaal de eerste drie maanden als een onboardingperiode te beschouwen.

Het meten van tijd-tot-productiviteit tijdens onboarding

Het kost tijd voordat nieuwe medewerkers volledig productief zijn. Wanneer deze tijd kan worden gereduceerd, is dat een win-winsituatie. Hoe eerder nieuwe medewerkers 'volledig productief' zijn, hoe eerder ze bijdragen aan de bedrijfsresultaten van jouw organisatie. Het betekent ook dat jouw ervaren krachten minder tijd hoeven te besteden aan coaching en mentorschap van de nieuwe medewerkers.

Echter, is het meten van tijd-tot-productiviteit iets gecompliceerder. 

Managers hebben over het algemeen een subjectief gevoel wat betreft de definitie van een volledig productieve medewerker. Daarom raden wij een meer objectieve benadering aan. Daarbij wordt de taakomschrijving van de functie gebruikt om te bepalen wanneer een medewerker als productief kan worden beschouwd. Op het moment dat een nieuwe medewerker alle taken uit de functieomschrijving kan uitvoeren (of in ieder geval die taken die relevant zijn voor de functie), kunnen ze "volledig productief" worden genoemd. 

Tijd-tot-productiviteit is dan het aantal dagen tussen deze 'productiviteit'-datum en de eerste werkdag.

Win met Talmundo

Als je onboardingsoftware gebruikt, zoals die van Talmundo, kun je eenvoudig taken inplannen voor managers om het productiviteitsniveau van een nieuw teamlid te beoordelen. Dit levert kwantitatieve data op die per team, locatie of land kunnen worden bekeken om te vergelijken en tegen elkaar af te zetten om tot inzichten te komen. 

Het meten van de betrokkenheid van nieuwe medewerkers tijdens de onboardingperiode

Data over retentie en tijd-tot-productiviteit geven kwantificeerbare inzichten over de effectiviteit van jouw pre- en onboardingprogramma's. Het zegt iets over de mate waarin het inwerktraject resulteert in het behouden van personeel, en hoe snel niuewe medewerkers productief worden. Maar het zegt niets over HOE medewerkers presteren, zich voelen en participeren in de moderne werkplek. Daarvoor moet je namelijk de betrokkenheid van je personeel kunnen meten.

Met een paar belangrijke 'hoe'-vragen wordt de betrokkenheid van je nieuwe medewerkers gemeten:

→ Hoe voelen medewerkers zich?
→ Hoe doen medewerkers hun werk?
→ Hoe beïnvloeden medewerkers de rest van het team?

Als je mensen rechtstreeks naar hun betrokkenheid op de werkplek vraagt, leidt dat tot slechte resultaten. Simpelweg omdat de vraag moeilijk te beantwoorden is. Gecombineerde, meer gedetailleerde vragen die gaan over aspecten van betrokkenheid kunnen een beter beeld van de betrokkenheid van nieuwe medewerkers.

Win met Talmundo

De onboardingtool van Talmundo biedt gestandaardiseerde statistieken aan én de mogelijkheid om op maat gemaakte enquêtes te versturen. Zo kun je de belangrijke momenten in het inwerktraject van jouw nieuwe medewerkers helemaal afstemmen op jouw organisatie.

	Activeringspercentage onboarding-app Maken jouw medewerkers gebruik van de tools en content die jij voor hen creëert?
	Voortgang van het onboardingtraject Doen medewerkers mee aan de activiteiten die je voor hen hebt gepland?
	Scores van de feedback-enquête Hoe goed beoordelen nieuwe medewerkers zichzelf bij vragen over betrokkenheid?

Deze statistieken zijn eenvoudig bij te houden en bieden een redelijk goed beeld van de mate van betrokkenheid van nieuwe medewerkers bij jouw organisatie. En doordat we de zaken in afzonderlijke, meer specifieke statistieken hebben opgesplitst, zijn ze ook veel bruikbaarder als je over de hele linie of in specifieke groepen slechte prestaties ziet.

De statistieken zijn aanwezig, en wat nu?

Als je goed hebt gemeten, heb je in ieder geval een aantal dingen op orde (dat kunnen de meeste organisaties niet zeggen!). 

→ Je hebt een goed beeld van de huidige situatie. 
→ Je kunt aangeven wat er goed gaat in je organisatie en wat de verbeterpunten zijn. 
→ En het allerbelangrijkste: je hebt een referentiekader gecreëerd waarmee je in de toekomst de effecten van je acties kunt beoordelen en kunt vergelijken.

Nu is het tijd voor actie. Vraag onze gloednieuwe whitepaper aan om meer te weten te komen over methodologieën om actie te ondernemen naar aanleiding van jouw statistieken. En bereid je voor om de onboarding van je medewerkers naar een hoger niveau te tillen.