Onboarding Ideen: Die 6 Cs der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern

Als Personalverantwortliche:r im Jahr 2023 haben Sie wahrscheinlich bereits ein ordentliches Onboarding Programm für neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen entstellt. Das ist schade, denn ordentlich heißt nicht außergewöhnlich.

Außergewöhnliches Onboarding von neuen Mitarbeitenden stärkt nachweislich Ihr Markenimage, fördert das Engagement, steigert die Produktivität und dient der Mitarbeiterbindung. Und solange Sie Ihre Onboarding Ideen mit einem guten Framework und dem richtigen Tool ermöglichen, ist das auch alles nicht so kompliziert. 

Wenn es um das richtige Tool geht, sind wir zugegebenermaßen etwas voreingenommen, aber was das richtige Framework angeht, sind sich die Expert:innen so ziemlich einig: Eine  außergewöhnliche Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen lässt sich am einfachsten erreichen, wenn Sie den Ablauf nach den 6 Cs des Onboarding gestalten.

Aber was sind diese 6 Cs? Offiziell lauten die 6 Cs des Onboarding Compliance, Clarification, Connection, Culture, Confidence und Checkback.

Wenn Sie schon eine Weile das Onboarding-Spiel spielen, erinnern Sie sich vielleicht, dass es früher weniger Cs waren. 

So wie unser kollektives Wissen über das Onboarding gewachsen ist, sind auch die Schlüsselelemente eines erfolgreichen Onboarding-Programms gewachsen – heute haben wir also 6 Cs. 6 wichtige Dinge, die beim Aufbau (oder Umbau) einer effektiven Neueinstellungsreise zu berücksichtigen sind.

Lassen Sie uns gemeinsam die 6 Cs des Onboardings erkunden und herausfinden, wie sie zu einem außergewöhnlichen Erlebnis für neue Mitarbeiter führen können!

#1 Einhaltung der Richtlinien (Compliance)
Sind Ihre neuen Mitarbeitenden rechtlich in der Lage, Ihr Unternehmen zu vertreten? 

Das erste C umfasst hauptsächlich die Dinge, die Sie einem neuen Teammitglied in der Zeit vor der Einstellung oder als Teil eines Willkommenspakets für den ersten Tag mitgeben würden. Im Wesentlichen sind dies alle grundlegenden Informationen, die Ihre neuen Mitarbeitenden darauf vorbereiten, zu erscheinen und sich legal in Ihrem Unternehmen zurechtzufinden. Dazu könnte folgendes gehören: 

- Arbeitsvertrag
- Diagramm der Unternehmenshierarchie
- Büroplan
- Wichtige E-Mail-Adressen
- Wichtige Telefonnummern
- Ausrüstungen wie Telefon, Laptop, Schlüssel
- Parkausweise
- Ausweis
- Leistungsdokument
- Unternehmensrichtlinien
- Regeln und Vorschriften
- Angestelltenhandbuch
- Firmendatenblatt
- Formulare zum Unterschreiben
- Logins für Intranet, E-Mail etc.
- Lesezeichen für wichtige Online-Informationen 

Teil der Onboarding Ideen von vielen Unternehmen ist dieser Compliance-Aspekt. Doch für einige hört es hier auch auf. Das ist ein großer Fehler. Compliance ist zwar wichtig, ist aber bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen das absolute Minimum.

Das erste C ist eine großartige Gelegenheit, Automatisierungen einzusetzen, um diese Informationen nahtlos an Ihr neues Teammitglied weiterzugeben, bevor er:sie überhaupt loslegt. So haben Sie am ersten Arbeitstag mehr Zeit für persönliche Aktivitäten, Ihr neuen Mitarbeitenden fühlt sich vorbereitet, bevor sie eintreffen, und der Start ist produktiver.

Für die Personalabteilung bedeutet dies, dass das Team weniger Zeit damit verbringen muss, endlosen Papierkram zu erledigen. So haben Sie dann auch mehr Stunden übrig, um mit den anderen Cs des Onboarding einen sozialen, kulturellen und emotionalen Mehrwert zu schaffen. 

#2 Verdeutlichung (Clarification)
Verstehen Ihre neuen Mitarbeitenden den Job und was von ihnen erwartet wird?

Beim zweiten C geht es darum, Ihr neues Teammitglied in die Lage zu versetzen, seine:ihre Rolle bestmöglich auszufüllen. Es beinhaltet die Festlegung klarer Erwartungen, das Setzen von Zielen und das Planen regelmäßiger Leistungsüberprüfungen.

Ohne die richtige Rollenklärung arbeiten Sie eventuell mit Mitarbeitenden, die ein ganz anderes Verständnis von ihren Rollen haben als das von Ihnen oder ihren Vorgesetzten. Zum Beispiel:

Szenario 1 - SCHLECHTE Verdeutlichung

Sie haben Marketing Manager Mike wegen seiner SaaS-Expertise eingestellt. Er ist ein großartiger Mitarbeiter und Sie freuen sich darauf, dass er die Konversionsrate für kostenlose Testversionen erhöhen wird.

Aber er konzentriert sich auf den Erwerb. Er erzielt einige großartige Ergebnisse – aber es sind nicht die Ergebnisse, die Sie brauchen. Er hat nicht die erwarteten geschäftlichen Auswirkungen, was auf allen Seiten für Enttäuschung sorgt.

Mike ist frustriert, weil er das Gefühl hat, dass Sie sein Fachwissen nicht schätzen. Er wird dadurch entmutigt, und seine Arbeitsmoral und Leistung leiden. Und am Ende gehört er vielleicht zu den 25 % der neu eingestellten Mitarbeiter, die innerhalb ihres ersten Jahres abwandern.

Das ist nicht nur frustrierend für Sie, sondern kostet Sie auch rund 21 % seines Gehalts. So sollte es nicht sein.

Szenario 2 - STARKE Verdeutlichung

An Mikes erstem Tag setzen er und sein Vorgesetzter sich zusammen und besprechen verschiedene Herausforderungen, mit denen die Abteilung konfrontiert ist. Mike versteht, dass die Akquise wichtig ist, aber sie ist zweitrangig, wenn es darum geht, die Konversion der kostenlosen Testversion zu steigern. 

Sie besprechen, wo Mike den größten Mehrwert schaffen kann, und legen gemeinsam drei-, sechs- und neunmonatige Leistungsziele fest, die an Ihren Geschäftszielen ausgerichtet sind.

Mike konzentriert sich sofort auf die Konversion Ihrer kostenlosen Testversion und erzielt einige schnelle Erfolge. (Fast 80 % der Neueinstellungen, die frühe Leistungskennzahlen erreichten, hatten eine formelle Einarbeitungsschulung, also ist das keine Überraschung.)

Diese frühen Siege geben Mike Selbstvertrauen, was wie ein Schneeballeffekt für spätere Ziele wirkt. Und regelmäßige Überprüfungen decken Verbesserungsbereiche auf, damit Mike auf dem richtigen Weg bleibt, um spätere Ziele zu erreichen.

Insgesamt fühlt sich Mike geschätzt und engagiert, da er weiß, dass er einen positiven Beitrag zum Unternehmen leistet. Das ist ein Gewinn für Mike, das Geschäft und für Sie.

Deshalb ist das zweite C so wichtig!

#3 Vertrauen (Confidence)
Fühlen sich Ihre neuen Mitarbeitenden befähigt, ihr Bestes zu geben?

Vertrauen ist eng mit der Klarstellung verbunden. Es sind zwei Seiten derselben Medaille. Während es bei der Klarstellung darum geht, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter wissen, was sie tun, bedeutet Vertrauen, neuen Mitarbeitern die Tools und die Unterstützung zu geben, die sie benötigen, um in ihrer (jetzt glasklaren) Rolle erfolgreich zu sein.

Ein großer Teil des Aufbaus von Rollenvertrauen liegt in relevanten, ansprechenden Vorträgen. Diese Schulungen müssen auf die Abteilung und Position Ihres Neuankömmlings zugeschnitten sein und mehr bieten als nur eine reine Informationsveranstaltung - bitte keine reinen Powerpoint-Präsentationen!

Eine weitere großartige Onboarding Idee für jedes Unternehmen ist Ihrem neusten Teammitglied einen Mentor zuzuweisen. Ein Onboarding-Mentor unterscheidet sich von einem Onboarding-Buddy, der:die eher ein organisatorischer Insider ist. Das ist jemand, dem neue Mitarbeitenden all diese peinlichen Fragen stellen können, wie „„Was ist das WLAN-Passwort“ oder „„Wo finde ich den besten Kaffee“. Ein Mentor hingegen ist jemand, der Ihr neustes Teammitglied professionell unter seine:ihre Fittiche nimmt und ihm:ihr dabei hilft, zu wachsen und seine Fähigkeiten zu entwickeln. Ein Onboarding-Mentor kann viele Vorteile haben, aber der richtige Mentor wird einem neuen Mitarbeiter mit Sicherheit dabei helfen, sich sicherer zu fühlen. 

#4 Verbindung (Connection)
Werden sich Ihre neuen Mitarbeitenden schnell mit einbezogen fühlen, wenn sie im Büro ankommen?

Hier helfen Sie neuen Mitarbeitenden, sich in Ihr Unternehmen zu integrieren und Freunde zu finden. Dies mag nicht wie die Verantwortung der Personalabteilung erscheinen, ist es aber. Oder zumindest sollte es so sein, wenn Sie ein zufriedenes, engagiertes Team wollen, das bessere Leistungen erbringt und länger bei Ihnen bleibt.

70 % der Arbeitnehmer halten es für das wichtigste Element eines glücklichen Arbeitslebens, Freunde bei der Arbeit zu haben. Und enge Arbeitsfreundschaften steigern die Mitarbeiterzufriedenheit um 50 %. Dies ist wichtig, weil glückliche Mitarbeiter:innen 20 % produktiver sind als unzufriedene Teammitglieder.

Außerdem ist das Gefühl der Zugehörigkeit eng mit dem Gefühl der Zielsetzung verbunden. Dies ist ein Megawatt-Tool in Ihrem Arsenal, denn es spart Ihnen Geld bei der Personalbeschaffung, senkt Ihre Lohnkosten, stärkt Ihre Arbeitgebermarke und sorgt für bessere Leistungen.

Kurzgesagt? Verbindung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder erfolgreichen Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. 

Ein kurzer Rundgang durch das Büro am ersten Tag und eine überladene Einführung reichen nicht mehr. Schaffen Sie stattdessen Gelegenheiten für Ihr neues Teammitglied, sich vor ihrem ersten Tag mit aktuellen Mitarbeitern zu vernetzen. Überlegen Sie sich auch wie das offline eingesetzt werden könnte. Könnten Sie für Ihre neuen Mitarbeitenden ein Treffen vor dem Start organisieren, damit sie das Team außerhalb des Büros kennenlernen? Das ist eine fantastische Möglichkeit, das Engagement während der Kündigungsfrist zu erhöhen: die Zeit, in der das Risiko eines Ausstiegs am höchsten ist. Und sobald jemand anfängt, priorisiert er:sie dann auch das Knüpfen von sozialen Kontakten. Suchen Sie an Onboarding Ideen, die zu mehr soziale Kontakte in Ihrem Unternehmen führen können, wie z. B. ein Buddy- oder Mentorensystem, kollaborative Projekte, Gruppentreffen und gemeinsame Pausen.

Und vergessen Sie nicht die neuen Mitarbeitenden, die aus der Ferne oder als Teil eines hybriden Systems arbeiten. Überlegen Sie, wie Sie traditionelle persönliche soziale Momente in einer Online-Umgebung replizieren können.

#5 Kultur (Culture)
Können sich Ihre neuen Mitarbeitenden mit den ausgesprochenen UND unausgesprochenen Vorschriften Ihrer Unternehmenskultur zurechtfinden?

Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist eng mit der Kultur eines Arbeitsplatz verflochten. Das ist offensichtlich, wenn man es laut ausspricht. Trotzdem onboarden viele Unternehmen immer noch nicht in ihre Kultur.  

Für Sie gibt es natürlich keine Fragezeichen mehr. Sie erklären neuen Mitarbeitenden: „„Die Bürozeiten sind von 8.30 Uhr bis 17.30 Uhr“ und „„Sally Jones ist Ihre Ansprechpartnerin in der Personalabteilung, wenn Sie Hilfe benötigen“.

Aber für neue Teammitglieder bedeutet das eine ganzen Reihe von Fragen:

- Bedeutet das wirklich 17:30?

- Werde ich negativ beurteilt, wenn ich zu diesem Zeitpunkt gehe?

- Was ist, wenn ich an manchen Tagen früher gehen muss?

- Wird spätes Arbeiten gefördert oder entmutigt?

- Was ist mit Remote-Arbeit?

Beim Kultur-Element des Einarbeiten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen geht es darum, die schwer zu erklärenden Dinge zu erklären, die Ihr Unternehmen zu dem machen, was es ist.

Es bedeutet, Neuankömmlinge hinter die Kulissen blicken zu lassen. Teilen Sie ihnen Ihre Werte und Ihre Mission mit konkreten Beispielen dafür mit, wie das im Büro funktioniert. Zeigen Sie ihnen, wie Ihre Büroumgebung aussieht – vor ihrem ersten Tag, damit sie wissen, was sie anziehen, wann sie ankommen und ob sie ein Mittagessen mitbringen sollen.

Es ist wichtig, die Verantwortung für das Onboarding außerhalb der Personalabteilung zu verteilen, denn sie hat nur einen Blickwinkel. Unterschiedliche Perspektiven von Kolleg:innen, Mentor:innen und Führungskräften sind die Puzzlestücke, die das Bild der Kultur für neue Mitarbeiter vervollständigen.

#6 Rückmeldung (Checkback)
Haben Sie sichergestellt, dass Ihre neuen Mitarbeitenden in ihrer Rolle erfolgreich sind?

Sie haben es erraten: Bei der Rückmeldung geht es darum, sich in kritischen Momenten während des Onboarding-Prozesses bei Ihrem neuen Teammitglied zu melden, um sicherzustellen, dass er:sie sich in der neuen Rolle wohl fühlt, gesund ist und gut zurechtkommt. Checkback ermöglicht es der Personalabteilung und den Führungskräften, den Kurs zu korrigieren und Bereiche zu identifizieren, in denen neue Mitarbeitenden hervorragende Leistungen erbringen und in denen sie sich verbessern können.

Das letzte C ist sowohl das wichtigste als auch das unwichtigste von allen, denn es ist zwar wesentlich weniger umfangreich als die übrigen 5 Cs der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, aber wenn es nicht richtig gemacht wird, bringt auch jede gut gemeinte Bemühung nichts. 

Ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Rückmeldung besteht darin, neuen Teammitglieder mehrere Möglichkeiten zu geben, Feedback zu teilen. Nicht alle neuen Mitarbeitenden werden sich wohl dabei fühlen, ihre Gefühle von Angesicht zu Angesicht zu äußern. Und manchmal kommt ein wöchentliches (oder sogar monatliches) Check-in-Meeting zu spät, um potenzielle Probleme zu vermeiden.

Da haben Sie es also – die 6 Cs für eine außergewöhnliche Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Wie würden Sie Ihr aktuelles Onboarding-Programm bewerten?

Fokussieren Sie sich auf mehr als nur die Einhaltung der Richtlinien? Wenn nein, warum nicht? Wenn Ihr Unternehmen bei dem ersten C aufhört, lassen Sie sich viele Onboarding Ideen entgehen. ManpowerGroup UK hat zum Beispiel beeindruckende Verbesserungen bei der Produktivität, Kundenbindung und Engagement mit Talmundo erzielt.

Also, worauf warten Sie noch? Testen Sie unsere Onboarding-Software noch heute und wandeln Sie all Ihre Onboarding Ideen in eine außergewöhnliche Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen um.