Anno 2023 heb je als HR-professional die met de tijd meegaat waarschijnlijk al een fatsoenlijk onboarding programma voor medewerkers. En dat is jammer. Want fatsoenlijk is niet bijzonder.
Het is bewezen dat een uitzonderlijke onboarding van medewerkers het merk versterkt, de productiviteit verhoogt en retentie stimuleert. En als je het juiste framework met de juiste tool combineert, is een uitzonderlijke onboarding niet zo heel moeilijk te realiseren.
Als het op de juiste tool aankomt, zijn wij uiteraard bevooroordeeld. Maar als het om het juiste framework gaat, zijn de deskundigen het vrijwel allemaal met elkaar eens: een uitzonderlijke onboarding van nieuwe medewerkers wordt het best bereikt als je de reis via de 6 "C's" van onboarding in kaart brengt.
Maar waar staan deze 6 C's voor? De 6 C's staan voor: Compliance, Clarification, Connection, Culture, Confidence en Checkback.
Als je al wat langer meeloopt, herinner je je misschien dat er in het verleden minder C's waren. Maar onze collectieve kennis van onboarding is gegroeid en dat geldt ook voor de belangrijkste elementen van een succesvol onboarding programma. Daarom hebben we tegenwoordig 6 C's. Zes belangrijke zaken om rekening mee te houden bij het opzetten (of opnieuw opzetten) van een effectief wervingstraject.
Laten we de 6 C's van onboarding nader bekijken om te ontdekken hoe je hiermee een uitzonderlijke ervaring voor nieuwe medewerkers kunt creëren.
#1 Compliance
Is je nieuwe medewerker vanuit een juridisch oogpunt klaar om je bedrijf te vertegenwoordigen?
De eerste C, Compliance, bestaat meestal uit zaken die je aan een nieuwe medewerker meegeeft in de preboarding periode of als onderdeel van een welkomstpakket voor de eerste dag. Het is in wezen alle basisinformatie om jouw nieuwe medewerkers voor te bereiden op hun eerste werkdag zodat ze rechtmatig door jouw bedrijf kunnen gaan voortbewegen. Daarbij moet je denken aan dingen als:
- Het arbeidscontract
- De organisatorische hiërarchie
- Een plattegrond van het kantoor
- Belangrijke e-mailadressen
- Belangrijke telefoonnummers
- Apparatuur zoals telefoon en laptop, sleutels
- Parkeervergunningen
- ID-pasje
- Gegevens secundaire arbeidsvoorwaarden
- Bedrijfsbeleid
- Regels en voorschriften
- Handboek voor medewerkers
- Factsheet van het bedrijf
- Formulieren om te ondertekenen
- Inloggegevens voor intranet, e-mail, etc.
- Bladwijzers voor belangrijke online informatie
Veel organisaties beginnen én stoppen hier, maar dat is een grote vergissing. Hoewel compliance belangrijk is, is dit het absolute minimum bij onboarding.
De eerste C biedt een perfecte kans om automatisering in te zetten en al deze informatie al vóór de eerste werkdag bij je nieuwe medewerker te bezorgen. Hierdoor is er op de eerste werkdag meer tijd voor een persoonlijke kennismaking met het bedrijf, voelt je nieuwe medewerker zich beter voorbereid op deze eerste werkdag en verloopt de start productiever.
Voor HR betekent het dat ze minder tijd aan papierwerk hoeven te besteden en er meer tijd overblijft voor toegevoegde sociale, culturele en emotionele waarde - via de andere C's van onboarding!
#2 Clarification
Is het voor je nieuwe medewerker volledig duidelijk wat de nieuwe rol inhoudt en wat er van hem of haar wordt verwacht?
Bij de tweede C draait het erom dat je je nieuwste medewerker in staat stelt zijn of haar rol zo goed mogelijk te vervullen. Hierbij moeten verwachtingen en doelen duidelijk worden vastgesteld, en regelmatige controles op de prestaties worden gepland.
Als de functie en taken niet helder worden gecommuniceerd, kan het gebeuren dat nieuwe medewerkers een heel ander idee over hun functie hebben dan jij of hun manager.
Scenario 1 - SLECHTE verduidelijking |
Je hebt Marketing Manager Mike ingehuurd vanwege zijn SaaS-expertise. Hij is een geweldige aanwinst met als doel om de conversieratio van de gratis proefversie te verbeteren.
Maar hij richt zijn energie op acquisitie. Hij behaalt een paar geweldige resultaten, maar het zijn niet de resultaten die je nodig hebt. Hij heeft niet de zakelijke impact die je van hem had verwacht en dat zorgt bij alle partijen voor teleurstelling.
Mike raakt gefrustreerd omdat hij vindt dat je zijn expertise niet op waarde schat. Hij raakt gedemoraliseerd en zijn werkethiek en prestaties lijden hieronder. En uiteindelijk valt hij misschien wel binnen de groep van 25% nieuwe medewerkers die binnen het eerste jaar afhaken.
Frustrerend voor hem en frustrerend voor jou. Maar dat is niet het enige. Het kost je ook ongeveer 21% van zijn salaris. Niet goed dus.
Scenario 2 - STERKE verduidelijking |
Op Mikes eerste dag gaat zijn manager met hem om de tafel zitten en worden de verschillende uitdagingen besproken waarmee de afdeling wordt geconfronteerd. Mike begrijpt dat acquisitie belangrijk is, maar dat het ondergeschikt is aan het vergroten van de conversieratio van de gratis proefversie.
Ze bespreken waar Mike de meeste waarde kan toevoegen en stellen samen prestatiedoelen vast voor drie, zes en negen maanden, die zijn afgestemd op jouw zakelijke doelen.
Mike richt zijn energie meteen op de gratis proefversie en de resultaten zijn al snel zichtbaar. (Bijna 80% van de nieuwe medewerkers die in een vroeg stadium al uitstekende resultaten behalen, hebben een formele onboarding training gehad, dus het komt niet als een verrassing.)
Die eerste goede prestaties geven Mike vertrouwen, wat een sneeuwbaleffect heeft op latere doelstellingen. Daarnaast komen tijdens regelmatige check-in-gesprekken eventuele verbeterpunten direct aan het licht, waardoor Mike op het goede spoor blijft en ook de doelen op langere termijn gemakkelijk worden behaald.
In de wetenschap dat hij een positieve bijdrage aan het bedrijf levert, voelt Mike zich in het algemeen gewaardeerd en betrokken. Een win-win situatie voor alle partijen!
Daarom is de tweede C zo belangrijk! |
#3 Confidence
Voelt je nieuwe medewerker zich in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen?
Confidence is nauw verbonden met verduidelijking, het zijn twee kanten van dezelfde medaille. Waar verduidelijking ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht, gaat het er bij vertrouwen om dat nieuwe medewerkers de tools en ondersteuning krijgen die nodig zijn om te slagen in hun functie (welke goed is uitgelegd; Clarification).
Een groot deel van vertrouwen opbouwen komt door relevante en interessante trainingen. Daarmee bedoelen we een training die is afgestemd op de senioriteit van je nieuwe medewerker en met meer inhoud dan alleen maar een PowerPoint presentatie.
Een andere uitstekende manier om nieuwe medewerkers te helpen met het opbouwen van vertrouwen, is hen een mentor toe te wijzen. Een onboarding mentor is wat anders dan een onboarding buddy. Een buddy kun je zien als de organisatorische insider, iemand aan wie je al die gênante vragen kunt stellen, zoals 'wat is het wifi-wachtwoord?' en 'waar krijg je de beste koffie?'. Een mentor daarentegen is iemand die een nieuwe medewerker professioneel onder zijn hoede kan nemen, hem of haar kan helpen groeien en ondersteunt bij de ontwikkeling van de benodigde vaardigheden. Een onboarding mentor levert veel voordelen op en de juiste mentor kan je nieuwe medewerker absoluut meer zelfvertrouwen geven.
Hieronder staan een aantal tips wat betreft zaken die managers het beste kunnen vermijden (vooral tijdens de onboarding fase) als ze gelukkige, gezonde en zelfverzekerde medewerkers willen zien: - Inconsequente communicatie Als je op maandag het ene wordt verteld en op dinsdag iets heel anders, krijg je al snel het gevoel dat je iets verkeerd doet. Het is in wezen een vorm van emotionele manipulatie en het is een trefzekere manier om je nieuwste medewerker onzeker te maken. - Kritiek uit de tweede hand Het is één ding om kritiek van je manager te krijgen, maar als je manager ongevraagd feedback van een andere senior medewerker doorgeeft, terwijl deze persoon de context niet kent, kan dit ontzettend demoraliserend werken. - Teveel beloven Beloof geen dingen waarvan je niet zeker weet of je ze kunt waarmaken. Daarbij moet je denken aan promoties, jaarlijks verlof of specifiek soort werk. Door dit soort teleurstellingen kan een nieuwe medewerker zich onwaardig of dom voelen en dit tast op de lange duur de professionele eigenwaarde aan. |
#4 Connection
Voelt je nieuwe medewerker zich bij aankomst op kantoor opgenomen in de 'familie'?
De vierde C staat voor connection: je nieuwe medewerkers helpen met het integreren in je bedrijf en vrienden maken. Dit lijkt misschien niet de verantwoordelijkheid van HR, maar dat is het wel. Of dat zou het tenminste moeten zijn als je gelukkigere en meer betrokken medewerkers wilt, die beter presteren en langer bij jouw bedrijf blijven werken.
70% van de werknemers beschouwt het hebben van vrienden op het werk als het belangrijkste element van een gelukkig werkleven. Daarnaast verhogen hechte werkvriendschappen de werknemerstevredenheid met 50% en dit is belangrijk! Want gelukkige werknemers zijn 20% productiever dan ontevreden werknemers.
Bovendien hangt een gevoel van verbondenheid nauw samen met een gevoel van doelgerichtheid. Dit is een krachtig wapen, want hierdoor bespaar je geld op werving en loonkosten, en tegelijkertijd wordt het werkgeversmerk versterkt met stimulatie voor betere prestaties.
Zoals je wellicht kan lezen, verbinding is wat ons betreft een essentieel onderdeel van elke succesvolle onboarding van medewerkers.
Een snelle rondleiding door het kantoor op de eerste dag en een overdaad aan introducties werkt niet. Creëer liever kansen voor nieuwe medewerkers om al voorafgaand aan de eerste werkdag in contact te komen met hun toekomstige collega's. Denk ook offline. Zou je een pre-start social kunnen organiseren voor je nieuwe medewerker om het team buiten kantoor te ontmoeten? Dat is een fantastische manier om de betrokkenheid al tijdens de proefperiode te vergroten. Het is juist deze periode waarin het risico het hoogst is dat je nieuwe medewerker weer vertrekt. Geef daarom vanaf de eerste werkdag prioriteit aan sociale verbinding. Zoek naar manieren om sociale contacten binnen jouw bedrijf te stimuleren, zoals een buddy- of mentorsysteem, projecten waar gezamenlijk aan wordt gewerkt, groepsbijeenkomsten en gemeenschappelijke pauzes.
En denk ook aan nieuwe medewerkers die op afstand werken of een deel van de tijd thuiswerken. Denk na over hoe je traditioneel persoonlijke sociale momenten in een online omgeving kunt realiseren.
#5 Culture
Kan je nieuwe medewerker navigeren door de uitgesproken EN onuitgesproken aspecten van jouw bedrijfscultuur?
Onboarding en werkcultuur zijn – of zouden – nauw met elkaar verweven moeten zijn. Dat lijkt vanzelfsprekend, als je het hardop zegt, maar het zal je verbazen hoeveel bedrijven hun bedrijfscultuur nog steeds niet actief meenemen in de onboarding.
Er wordt van alles verteld, dat wel. Nieuwe medewerkers krijgen te horen: 'de kantooruren zijn van half negen tot half zes' en 'Margreet Jansen is jouw contact bij HR als je hulp nodig hebt'.
Maar ze blijven zitten met een hele reeks vragen:
- Betekent dat echt half zes?
- Word ik negatief beoordeeld als ik op die tijd naar huis ga?
- Wat als ik op sommige dagen vroeg moet vertrekken?
- Wordt langer doorwerken aangemoedigd of ontmoedigd?
- Hoe zit het met thuiswerken?
Het element cultuur bij onboarding gaat over het uitleggen van de dingen die moeilijk uit te leggen zijn, maar die jouw bedrijf maken tot wat het is.
Het betekent dat nieuwe medewerkers een kijkje achter de schermen krijgen. Vertel hen over je waarden en missie, en geef daarbij concrete voorbeelden van hoe dat op kantoor uitpakt. Laat ze vóór hun eerste werkdag kennismaken met de sfeer op kantoor, zodat ze weten wat ze moeten aantrekken, hoe laat ze moeten arriveren en of ze hun lunch moeten meenemen.
Het is belangrijk dat de verantwoordelijkheid voor onboarding ook buiten HR wordt verspreid. HR heeft namelijk maar één perspectief. Diverse perspectieven van collega's, mentoren en managers vormen de puzzelstukjes die het plaatje 'cultuur' voor nieuwe medewerkers compleet maken.
#6 Checkback
Ben je ervan overtuigd dat je nieuwe medewerker het goed doet in zijn of haar functie?
Bij checkback gaat het erom (je raadt het al) dat je op kritieke momenten gedurende de onboarding terugkomt bij je nieuwe medewerkers om na te gaan of ze gelukkig en gezond zijn en het goed doen in hun nieuwe functie. Checkback stelt HR en managers in staat om zo nodig bij te sturen, vast te stellen waar de nieuwe medewerker in uitblinkt en welke punten er verbeterd kunnen worden.
De laatste C is zowel de belangrijkste als de minst belangrijke van de zes. Standaard wordt dit onderdeel namelijk minder verweven in de onboarding, maar indien niet of slecht gedaan kan het de rest volledig tenietdoen.
Een belangrijk onderdeel van een succesvolle checkback is om nieuwe medewerkers meerdere manieren aan te reiken om feedback te geven. Niet iedere nieuwe medewerker voelt zich comfortabel om persoonlijk te verwoorden hoe ze zich voelen. En soms komt een wekelijks (of zelfs maandelijks) check-in-gesprek te laat om mogelijke problemen te voorkomen.
We geven je hier een paar effectieve checkback-methoden die je tijdens de onboarding kunt gebruiken: - Stuur regelmatig een digitale vragenlijst zodat een nieuwe medewerker tijdens de onboarding periode om de paar dagen de gang van zaken kan beoordelen met een ster of een emoji. - Korte enquêtes op belangrijke momenten van de onboarding tijdlijn (dag 1, week 1, week 2, maand 1, maand 3) - Wekelijks een informeel gesprekje met de manager - Wekelijks een meer formele feedbacksessie met de manager - Tweewekelijks een gesprek met HR, zonder agenda Met een combinatie van enkele, of alle van bovengenoemde opties zorg je ervoor dat je nieuwe medewerkers voldoende mogelijkheden biedt om feedback te geven op een manier die hen past. |
Hier zijn ze dan: de 6 C's van een uitzonderlijke medewerkers onboarding. Hoe beoordeel je je eigen onboarding programma na het lezen van bovenstaande?
Ga je verder dan Compliance? Zo nee, waarom niet? Als jouw organisatie stopt bij de tweede C, laat je veel (of de meeste) voordelen van onboarding liggen. Zoals de indrukwekkende verbeteringen op het gebied van productiviteit, retentie en betrokkenheid die klanten als ManpowerGroup UK, LexisNexis Risk Solutions en ABN AMRO hebben ervaren met Talmundo.
Dus waar wacht je nog op? Probeer vandaag nog onze oplossing voor onboarding en bied je nieuwe medewerkers de UITZONDERLIJKE ervaring die ze verdienen!