We zijn er trots op dat we in het afgelopen jaar 12 educatieve webinars hebben georganiseerd, 20 blog posts hebben geschreven en meer dan 15 inhoudelijke artikelen hebben gepubliceerd - allemaal om jullie kennis van onboarding en werknemertransities uit te breiden.
Zonder nog langer te wachten: Hier zijn onze antwoorden op de meest prangende vragen over onboarding uit 2021 die onze partners, klanten en volgers ons hebben gesteld.
 |
1. Hoe ondersteun je managers bij het bieden van een positieve ervaring tijdens de inwerkperiode? |
Ons antwoord:
Betrokken managers zijn de sleutel tot het uitvoeren van een succesvol onboarding programma. HR kan de beste processen creëren, maar zonder de steun van managers zullen deze uiteindelijk stof vangen op het intranet van het bedrijf. Dat is niet ideaal, want volgens 58% van de nieuwe medewerkers zijn managers de belangrijkste informatiebron tijdens hun onboarding.
Hoe krijgen we de managers betrokken bij onboarding?
Om ervoor te zorgen dat managers echte ambassadeurs van het onboarding proces worden, moet HR al in een vroeg stadium de managers erbij betrekken. Te vaak zijn de onboarding-taken van een manager beperkt tot een lijst met dingen die moeten worden gedaan, met weinig ruimte voor input in het daadwerkelijke proces.
Het draait om educatie en empowerment. De rol van HR is om managers te informeren over WAAROM onboarding van toegevoegde waarde is en ze vervolgens te voorzien van tips, tricksen tools die hun ondersteunen in de uitvoering.
Lees meer over de rol van een manager in een effectief onboarding proces >>>
 |
2. Hoe pak je onboarding aan in een consultancy-context? (Voor medewerkers die op verschillende locaties met klanten werken). |
Ons antwoord:
Als je als consultant werkt, is de kans groot dat je gewend bent om met nieuwe mensen en onbekende situaties om te gaan. Zelfs de meest senior consultants hebben echter op zijn minst een minimaal onboarding programma nodig om zo goed mogelijk te kunnen presteren.
Wanneer er niet genoeg tijd beschikbaar is raden we een 'spoedcursus' onboarding aan die zich richt op de meest belangrijke acties.
> Verduidelijking | Agenda voor de eerste week
Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar een agenda voor de eerste week is een stukje informatie wat vaak vergeten wordt. Plan alvast meetings in met belangrijke collega's met wie je nieuwe medewerker waarschijnlijk zal samenwerken om hem/haar beter te helpen begrijpen wat de omvang van het project is en welke rol hij/zij moet spelen.
> Compliance | Systeem training
Er zijn waarschijnlijk specifieke applicaties, tools en systemen die consultants moeten beheersen voordat ze aan de slag kunnen. Zorg er dus voor dat je hier tijdens de eerste week tijd voor vrijmaakt. Wat je ook doet, zorg ervoor dat je een goede oplossing voor wachtwoordbeheer hebt om een vlotte start te garanderen.
> Cultuur | Handboek
Een kort (digitaal) handboek is een goede manier om je nieuwe consultant op de hoogte te brengen van waarom je organisatie doet wat het doet. Omdat dit niet continu zal veranderen, kun je het je veroorloven om hier wat meer tijd aan te besteden en jullie waarden en cultuur op een creatieve manier te delen. Zie het als een tijdschrift dat je graag zou willen lezen!
> Connecties | Buddy-systeem
Een goed buddy-systeem tijdens de onboarding is een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat nieuwe consultants altijd een aanspreekpunt hebben. Zorg ervoor dat je consultants een mentor toewijst uit de projectgroep waarin ze werken, zodat de ontvangen informatie relevant is voor hun tijd bij je organisatie.
|
3. Hoe creëer je een boeiende workshop op de eerste dag voor grote groepen nieuwe medewerkers? |
Ons antwoord:
Workshops op de eerste dag zijn een geweldige manier om ervoor te zorgen dat grote groepen nieuwe medewerkers op een consequente manier informatie krijgen. De sleutel is balans - je moet ervoor zorgen dat de inhoud breed genoeg is om met een groot en divers publiek te delen, maar niet zo breed dat het relevantie verliest.
We raden aan om de aanpak van LinkedIn te gebruiken voor workshops op de eerste dag.
LinkedIn heeft een leuke educatieve template voor de eerste werkdag gemaakt met een rondleiding door de locatie, een lunch in 'familie stijl' en een Q&A voor de groep met leidinggevenden uit het bedrijf. Als afronding ontvangen de nieuwe medewerkers een rugzak met het merk van het bedrijf en een laptop met alles wat ze nodig hebben om aan het werk te gaan. Als je op afstand werkt, kan dit format eenvoudig worden aangepast zodat het ook geschikt is voor een virtuele eerste werkdag - vergeet niet om regelmatig pauzes in te lasten!
|
4. Hoe ondersteun je nieuwe medewerkers die weinig affiniteit hebben met digitale technologie? |
Ons antwoord:
Tegenwoordig zou het moeilijk zijn om een werkplek te vinden waar niet minstens tien digitale tools tijdens de dagelijkse activiteiten worden gebruikt. Dit kan behoorlijk ontmoedigend zijn voor iemand die niet zo technisch is - het is dus belangrijk om een paar best practices op te nemen in je onboarding om ervoor te zorgen dat deze mensen niet achterblijven.
> Video tutorials aanbieden
Eenvoudige tutorials met behulp van schermopnames zijn een geweldige (en kosten effectieve) manier om nieuwe systemen te introduceren. Het werkt zelfs vaak beter dan een persoonlijke training omdat de gebruiker het op zijn gemak nog eens kan terugkijken. Zorg er wel voor dat er na afloop iemand beschikbaar is om eventuele vragen te beantwoorden!
> Gefaseerd informatie delen
Probeer de informatie gefaseerd aan te bieden. Biedt waar mogelijk alleen toegang en training aan wanneer je nieuwe medewerker die werkelijk nodig heeft om verder te gaan. Dit zorgt ervoor dat ze niet overweldigd raken.
> Vraag om feedback
Het is moeilijk om te weten waaraan je moet werken als je niet weet waar je moet beginnen - vraag je nieuwe medewerkers welke systemen gemakkelijk te gebruiken zijn en welke gebruiksvriendelijker kunnen worden ingericht.
|
5. Hoe kun je met een klein HR-team een zinvol onboarding programma creëren? |
Ons antwoord:
Dit is een vraag die we VAAK krijgen - hoewel er geen simpel antwoord is, hebben we wel een paar tips en tricks voor je.
> Maak van onboarding een bedrijfsbreed initiatief
Hoewel onboarding vaak aan HR wordt overgelaten, kan het echt een organisatiebrede taak zijn. Probeer een paar bewerkbare templates te maken en laat elk van je afdelingen hun eigen welkomst documenten voor nieuwe medewerkers opstellen.
> Gebruik bestaande middelen
Kijk eerst wat er al is voordat je een heleboel nieuwe content voor je nieuwe medewerkers maakt. Praat met je afdelingsleiders en kijk welke goede dingen ze al hebben die je kunt hergebruiken voor een uniform onboarding proces.
> Vereenvoudigen en stroomlijnen
Probeer al je middelen voor onboarding op één plek te bewaren. Het klinkt simplistisch, maar er kan veel tijd worden bespaard voor zowel HR als nieuwe medewerkers door één centrale bron te hebben voor alles wat met onboarding te maken heeft.
|
6. Wat zijn de taken van een onboarding-buddy? En moet de buddy van de eigen afdeling van de nieuwe medewerker zijn? |
Ons antwoord:
Bewust of onbewust, je hebt zeer waarschijnlijk al een buddy-systeem. Ook in organisaties zonder een formeel buddy-systeem worden nieuwkomers door hun meer ervaren collega's wegwijs gemaakt.
We raden een buddy-programma aan met 9 touchpoints gedurende het volledige onboarding-programma, van preboarding tot integratie.
Preboarding:
Orientatie & introductie:
Integratie:
Wat betreft het team waaruit een buddy zou moet komen: dat hangt ervanaf. Met iemand van binnen het team zou de nieuwe medewerker beter op zijn rol kunnen worden voorbereid. Een buddy uit een ander team kan echter helpen om de samenwerking tussen afdelingen te stimuleren en de cultuur van je organisatie positief te beïnvloeden. De keuze is aan jou!
|
7. Hoeveel betrokkenheid kun je redelijkerwijs van een nieuwe medewerker vragen tijdens de preboarding-periode? |
Ons antwoord:
Preboarding (de tijd tussen het moment waarop een nieuwe medewerker zijn contract ondertekent en daadwerkelijk bij je organisatie begint) is een goed moment om belangrijke bedrijfsinformatie te presenteren en je nieuwe medewerkers enthousiast te maken over het feit dat ze onderdeel van het team worden. Overdrijf het echter niet. Houd er rekening mee dat werknemers in de preboarding fase waarschijnlijk nog in hun vorige baan werken en dus niet per se de vrije tijd (of wilskracht) hebben om een onbetaalde trainingssessie van twee uur te volgen.
Houd het luchtig met informele content zoals leuke quizzen, bedrijfsgeschiedenis, veelgestelde vragen en korte feitjes en weetjes die hen tijdens de eerste dagen en weken zullen helpen, zoals een infographic over de dresscode of een virtuele tour door het kantoor.
Tip: Probeer tijdens preboarding gefaseerd informatie te delen om te voorkomen dat je nieuwe medewerker overweldigd raakt!
|
8. Wat is de waarde van technologie voor digitale onboarding? Zijn er onboarding-praktijken die persoonlijk moeten blijven? |
Ons antwoord:
Technologie voor onboarding is ontworpen om je proces voor nieuwe medewerkers te stroomlijnen zodat HR meer tijd heeft om zich te concentreren op zaken buiten herhalende administratieve taken. Het mag je persoonlijke connecties niet vervangen en in feite zou het zowel managers als HR in staat moeten stellen om meer face-to-face- (of zoom-to-zoom-) tijd met nieuwe medewerkers te hebben.
Veel activiteiten kunnen wel naar een digitale omgeving worden verplaatst zonder afbreuk te doen aan het 'menselijke' element, waaronder zaken als veelgestelde vragen voor nieuwe medewerkers en bepaalde manieren om feedback te verzamelen.
Het enige dat we je aanraden om 'offline' te houden, zijn regelmatige persoonlijke ontmoetingen met de manager, waarvan is bewezen dat ze een cruciaal aspect zijn van een succesvolle onboarding en iets dat volgens veel nieuwe medewerkers ontbrak tijdens de periode dat ze bij het bedrijf begonnen.
|
9. Hoe kun je een nieuwe medewerker die op afstand werkt het beste ondersteunen? |
Ons antwoord:
Nu COVID nog steeds ons dagelijkse leven beïnvloedt, zijn veel bedrijven bezig met het creëren van virtuele onboarding programma's (of onboarding op afstand) waarin cultuur en waarden worden gecommuniceerd, connecties worden aangegaan, compliance wordt beheerd en nieuwe medewerkers worden voorbereid op topprestaties.
We raden aan om je inspanningen op te splitsen in drie doelen:.
> Persoonlijke accenten
Initiatieven die voortdurende sociale connecties en interactie vergemakkelijken en die de 'momenten bij het koffieapparaat' nabootsen die gebruikelijk zijn in een gewoon kantoor.
> Open communicatie
Initiatieven die duidelijke communicatielijnen creëren met verschillende soorten content die werken voor verschillende type mensen.
> Gezondheid en ondersteuning
Initiatieven die nieuwe medewerkers helpen om gezonde gewoontes voor thuiswerken op te bouwen die een gevoel van normaliteit en routine creëren.
|
10. Hoe lang duurt het om de ROI van een nieuw onboarding programma te zien? |
Ons antwoord:
Je zult de impact van een investering in digitale onboarding niet van de ene op de andere dag zien. Over het algemeen vertellen we onze klanten dat het zes tot acht maanden kan duren voordat de impact zichtbaar begint te worden, afhankelijk van wat je al binnen je organisatie meet.
Eén ding dat je sneller ziet als je investeert in een geautomatiseerd systeem, is de vermindering van de administratieve uren. HR-admins besteden meestal ongeveer 10 uur aan het inwerken van een nieuwe medewerker. Met de juiste software kan dit worden teruggebracht tot 3 - dit betekent een besparing van €155 per nieuwe medewerker, alleen al aan administratieve kosten.
>>> Bereken hoe digitale onboarding je bedrijfsresultaten kan beïnvloeden met de ROI-calculator
|
Samenvatting |
Het afgelopen jaar was een marathon voor HR-professionals en we willen graag van dit moment gebruik maken om jullie allemaal te feliciteren met jullie harde werk en behaalde succes. Ons advies is om van 2021 zo veel mogelijk te leren om continu te blijven verbeteren en er een jaar vol onboarding-successen van te maken.
Op zoek naar een intuïtief digitaal platform voor onboarding? Praat met ons team en kijk of Talmundo iets voor jou is!
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
